Cómo colaborar de forma eficaz si su equipo está a distancia

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La comunicación remota no siempre es fácil. ¿Se reconoce en alguno de estos ejemplos?

A las 10 p.m., un abogado corporativo recibe un mensaje de un colega y se pregunta (no por primera vez) si hay un protocolo sobre los textos relacionados con el trabajo después de una hora determinada.

Tras una cena larga y líquida con un cliente, un ejecutivo de publicidad abre un correo electrónico de su jefe recordándole que debe presentar sus gastos a tiempo. Molesto por esta microgestión, responde inmediatamente con sus ideas sin censura.

En la conferencia telefónica semanal del equipo, un miembro del equipo remoto no sabe si su colega es realmente_“_ en silencio_”_ cuando retrasa la respuesta a una pregunta o si_’_ simplemente no está prestando atención y usa esto como excusa.

Cuando es posible activarlo con el botón de silencio de un teléfono, se puede decir con seguridad que estamos viviendo tiempos difíciles. La era digital ha marcado el comienzo de una revolución en la comunicación equivalente a la que rodeó la invención del imprenta. Está cambiando nuestra forma de hablar, a menudo con viñetas. Y está afectando a lo que escuchamos, ya que la confusión de información que nos llega puede llevar a ser frecuente malentendidos y confusión.

Las personas que trabajan en equipos remotos se enfrentan a estos desafíos de forma constante. Según los últimos estimaciones de Gallup y la Oficina de Estadísticas Laborales, el 22% de los estadounidenses trabajan desde casa, mientras que casi el 50% trabajan en equipo remoto o virtual. Esto turno continuo exige una nueva gama de comportamientos y habilidades.

¿Por qué los equipos remotos exigen nuevas habilidades de colaboración? ¿Qué falta en nuestros mensajes de texto, correos electrónicos, conferencias telefónicas y otras comunicaciones digitales? Lenguaje corporal. Incluso cuando estamos en la misma ubicación, el tono de un texto o la formalidad de un correo electrónico quedan abiertos de par en par a la interpretación, hasta el punto de que incluso nuestros amigos más cercanos se confunden. Estas interpretaciones erróneas crean una ansiedad que puede resultar costosa y afectar a la moral, el compromiso, la productividad y la innovación.

La comunicación remota puede distorsionar el ritmo normal de nuestras conversaciones. El retraso entre nuestros mensajes a menudo puede posponer u ocultar las reacciones emocionales a nuestros comentarios. ¿Cuántas veces ha escrito un correo electrónico e, inmediatamente después de pulsar enviar, ¿le preocupaba cómo aterrizaría? ¿Su jefe vería su correo electrónico nocturno y lo consideraría una intrusión en su tiempo privado? ¿Se lo diría si lo fuera? Si bien es posible que nos hayamos acostumbrado a este tipo de interacciones asincrónicas, pueden entrar en conflicto con nuestras reglas normales de interacción social. Al carecer de una respuesta inmediata, podemos distraernos, dudar de nosotros mismos o incluso sentirnos frustrados con nuestros equipos.

Para rendir al más alto nivel, los equipos remotos tienen que encontrar nuevas y mejores formas de operar.

En primer lugar, considere que hay tres tipos de distancia en colaboración remota: físico (lugar y hora), operativo (tamaño del equipo, ancho de banda y niveles de habilidad) y afinidad (valores, confianza e interdependencia). La mejor manera de que los gerentes impulsen el rendimiento del equipo es centrarse en reducir distancia de afinidad . Intente cambiar la mayoría de las comunicaciones remotas a videollamadas normales, que son un medio mucho mejor para establecer una buena relación y crear empatía que los correos electrónicos o las llamadas de voz. Y diseñe rituales virtuales de formación de equipos que den a las personas la oportunidad de interactuar con regularidad y poner en práctica sus habilidades de colaboración.

Cuando los equipos remotos se comunican bien y aprovechan sus puntos fuertes, pueden obtener una ventaja sobre los equipos ubicados en el mismo lugar. Estas son algunas de las mejores prácticas que debe dominar:

No combine las comunicaciones breves con las claras: En nuestro esfuerzo por ser eficientes, a veces utilizamos menos palabras para comunicarnos. Pero tanta brevedad puede hacer que el resto del equipo pierda tiempo intentando interpretar sus mensajes. (Y luego los malinterpreta de todos modos.) No asuma que los demás entienden sus señales y taquigrafía. Dedique tiempo a comunicarse con la intención de ser ultra claro, sin importar el medio. De hecho, nunca podrá ser también claro, pero es demasiado fácil para ser menos claro de lo que debería.

No bombardee a su equipo con mensajes: Hace el seguimiento de una tarea por correo electrónico o mensaje de texto y ¿teléfono? ¿Suele preguntar a la gente si ha recibido su mensaje anterior? El abuso de esos puntos de acceso puede ser una forma de dominio digital, una forma de acoso implacable e incómoda. El medio que elija crea diferentes exigencias en cuanto a la hora del receptor. Usarlos todos para el mismo mensaje es ineficaz (además de molesto). Elija su volumen digital con prudencia.

Establecer normas de comunicación: Los equipos remotos tienen que crear nuevas normas que establezcan la claridad en la comunicación. Empresas como Merck han creado acrónimos para sus comunicaciones digitales, como «Respuesta en cuatro horas (4 horas)» y «No hay necesidad de responder (NNTR)», que aportan previsibilidad y seguridad a las conversaciones virtuales. Los equipos individuales también pueden establecer sus propias normas, por ejemplo, usar o no los grupos de Slack, Google Docs o Whatsapp. Y las normas también pueden existir a nivel individual, como el tiempo de respuesta, el estilo de escritura y el tono preferidos de las personas. Por ejemplo, algunas personas prefieren los mensajes cortos y rápidos, mientras que otras prefieren las respuestas largas y detalladas; las personas también difieren en su preferencia y tolerancia por el humor y la informalidad.

Si bien solemos considerar la previsibilidad humana como un defecto, pocas cualidades son más buscadas en el trabajo, especialmente en las colaboraciones virtuales. Todos somos únicos, pero nuestros comportamientos consistentes ayudan a los demás a predecir lo que hacemos y, a su vez, les ayudan a entendernos y a todos nos beneficia que nos entiendan. Puede facilitar las cosas a los demás estableciendo una etiqueta personal clara y manteniéndola de forma coherente.

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Vea las oportunidades ocultas en la comunicación escrita: Estar detrás de una pantalla puede crear nuevas oportunidades para algunos miembros del equipo, dejando espacio para aquellos que podrían estar menos inclinados a hablar en grupo. La comunicación basada en el texto da menos importancia a las habilidades interpersonales y a la apariencia física, y ofrece una forma eficaz de compartir el poder y la toma de decisiones. Investigar demuestra que las personas introvertidas se inhiben menos en las interacciones en línea que fuera de línea. Sin embargo, tiene que estar atento a virtual sesgo inconsciente, donde la puntuación, la gramática y la elección de palabras pueden revelar actitudes preconcebidas hacia ciertos grupos.

Y la ausencia de lenguaje corporal no significa necesariamente que no regalemos más de lo que pretendemos cuando nos comunicamos a distancia. Todavía hay una gran cantidad de metacomunicación y filtraciones virtuales que se producen en los entornos digitales, y solo hace falta prestar atención para leer entre líneas. Por ejemplo, el uso de signos de exclamación o un emoji negativo después de hacer referencia al género, la nacionalidad o la religión de una persona es un indicador de desaprobación tan poderoso como un rostro de disgusto.

Cree un espacio intencional para la celebración: Las tartas de cumpleaños de la vieja escuela siguen siendo importantes para los equipos remotos. Crear espacios y rituales virtuales para las celebraciones y la socialización puede fortalecer las relaciones y sentar las bases para la colaboración futura. Encuentre formas de acortar la distancia de afinidad. Una empresa con la que trabajamos celebró los nuevos talentos creando un emoji personal para cada empleado que llevaba seis meses allí. Puede encontrar su propia forma única de crear espacios de equipo para la conexión social. Cómo lo hace es menos importante que si lo hace.

A medida que más y más interacciones se produzcan digitalmente, seguiremos teniendo nuevas formas de falta de comunicación y malentendidos. La solución no vendrá de las nuevas tecnologías (aunque, sin duda, los desarrolladores seguirán intentando cerrar esa brecha). En cambio, la solución está en entender las nuevas reglas de participación, en crear un conjunto de habilidades de comunicación que refleje las exigencias de nuestra era impulsada por la digitalización.