Cómo dividir el trabajo en tareas que se pueden automatizar

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Prácticamente todas las organizaciones luchan y experimentan con la automatización. Pero la mayoría pierde los beneficios que se derivan de un cambio profundo y sistémico. Uno de los principales defectos, en nuestra opinión, es que las organizaciones no dedican el tiempo necesario a entender a fondo el trabajo que están pensando en automatizar. No están deconstruyendo puestos de trabajo, así que los tareas específicas que se puede automatizar se puede identificar. Y sin la deconstrucción, las empresas corren el riesgo de sufrir importantes daños colaterales y de minimizar su ROI al intentar automatizar trabajos completos.

Entonces, ¿cómo puede deconstruir las tareas para identificar la mejor manera de implementar la automatización en tareas específicas y el papel que podría desempeñar dicha automatización?

Hay muchos enfoques para deconstruir y categorizar las actividades que componen los puestos de trabajo, pero creemos que se pueden ilustrar con tres características laborales fundamentales:

**Trabajo repetitivo frente a trabajo variable
**El trabajo repetitivo suele ser predecible, rutinario y se determina según criterios predefinidos, mientras que el trabajo más variable es impredecible, cambiante y requiere criterios y reglas de decisión adaptables.

La mayoría de las tareas de un analista de crédito son repetitivas, por ejemplo. Recopilan y sintetizan datos similares para cada solicitud de préstamo. Buscan las mismas señales de alerta en cada dato de los clientes que se extraen de los registros bancarios, los datos de las agencias de calificación crediticia, los registros gubernamentales y las redes sociales. En general, el trabajo repetitivo es más compatible con la automatización con soluciones bien establecidas, como Automatización robótica de procesos (RPA). La RPA puede realizar estos análisis hasta 15 veces más rápido y casi sin errores.

En el otro extremo del espectro, el trabajo de un consultor de recursos humanos es muy variable. La situación de cada cliente es diferente y cada problema es único. Los consultores de recursos humanos trabajan con kits de herramientas analíticas, marcos de gestión del cambio y técnicas de diseño de procesos que deben personalizarse para diagnosticar problemas y soluciones únicos. Por lo general, este tipo de trabajo se adapta menos a la automatización, pero los avances en la automatización cognitiva podrían automatizar algunas tareas analíticas o «aprender» de las interacciones anteriores con los clientes.

**Trabajo independiente contra trabajo interactivo
**El trabajo independiente requiere poca o ninguna colaboración o comunicación con los demás, mientras que el trabajo realizado de forma interactiva implica más colaboración y comunicación con los demás y se basa en las habilidades de comunicación y la empatía.

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Un contador que prepara informes legales para los reguladores utilizando plantillas y normas de decisión prescritas realiza principalmente un trabajo independiente. Pueden recopilar datos de varias fuentes, sintetizar sus hallazgos, aplicar las herramientas analíticas aceptadas y elaborar informes con sus hallazgos sin necesidad de interactuar con otra persona. Una buena parte de ese trabajo es compatible con la automatización mediante métodos bien establecidos. Por ejemplo, la RPA podría recopilar y sintetizar la información, mientras que la inteligencia artificial podría realizar gran parte del análisis y producir ciertos informes básicos.

Un agente de un centro de llamadas, por otro lado, realiza un trabajo interactivo, adaptando su trabajo a las emociones, necesidades y estilo de comunicación únicos de cada persona que llama. El trabajo interactivo suele ser menos compatible con la automatización, pero los avances en la inteligencia artificial y los sensores pueden detectar las emociones de la persona que llama y analizar la solicitud para proporcionar al empleado del centro de llamadas información relevante para atender mejor a la persona que llama con más empatía y cuidado.

**Trabajo físico contra trabajo mental
**El trabajo físico es un trabajo que es principalmente de naturaleza manual, que requiere destreza manual y, a menudo, fuerza, mientras que el trabajo mental requiere las habilidades cognitivas.

El trabajo de un ensamblador de líneas de fabricación es un trabajo físico. El ensamblador podría reunir diferentes piezas, soldarlas, inspeccionar la obra y trasladar el producto acabado a otra parte de la fábrica. Este trabajo se presta bien a la robótica social o colaborativa, que es el resultado de la combinación de la IA, los sensores y los equipos móviles. Un robot colaborativo podría reunir y mover piezas y soldarlas con grados de precisión que superan con creces los de un ser humano. Por otro lado, el trabajo mental de un contador, como hemos descrito en la sección anterior, a menudo se puede reemplazar o aumentar por la RPA o la automatización cognitiva.

Con estas tres categorías en mente, las empresas pueden entender mejor el trabajo que están pensando en automatizar y cómo los trabajos específicos se dividen en tareas individuales.

El siguiente paso es preguntarse: ¿Se pueden automatizar estas tareas, técnicamente hablando? ¿Están agrupadas estas tareas en un solo trabajo y, de ser así, se pueden separar estas actividades con un mínimo de interrupciones? ¿Y cuál es el rendimiento esperado de la automatización en términos de productividad, rapidez de obtención de capacidad, coste, riesgo, etc.? Estas son solo algunas de las preguntas que las empresas deben hacerse y solo una parte de una estrategia de automatización completa. Pero evitan la trampa de tratar todos los trabajos de la misma manera y son igualmente aptos para la automatización. Algunos trabajos son más difíciles de automatizar que otros y, igual de importante, algunos trabajos tienen sentido como un solo trabajo, mientras que otros se pueden dividir en diferentes tareas.