Cómo Netflix rediseñó las reuniones de la junta

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El consejo de administración de una empresa que cotiza en bolsa tiene una larga lista de responsabilidades de supervisión, pero no siempre se da el caso de que los directores reciban la información que necesitan para tomar decisiones con pleno conocimiento de causa sobre asuntos clave, como la estrategia, la sucesión y la supervisión del rendimiento. Hace poco estudiamos un enfoque novedoso para el intercambio de información en Netflix que proporciona un modelo para superar este déficit de gobernanza.

En la mayoría de las empresas, los directores tienen un conocimiento menos completo de la empresa que los ejecutivos debido a su exposición limitada a las actividades del día a día. El formato de la información que reciben hace poco para superar este déficit de información. El típico libro de juntas de una gran empresa es una presentación densa en PowerPoint que abarca cientos de páginas. Algunos directores consideran que estas presentaciones están repletas de datos, pero ligeras de análisis.

Además, la dinámica de las salas de juntas impide el flujo de información, especialmente en entornos en los que el CEO mantiene un control estricto sobre el contenido presentado, cuando las presentaciones se redactan cuidadosamente y cuando las presentan solo un número limitado de ejecutivos.

Netflix adopta un enfoque radicalmente diferente. Incorpora dos prácticas únicas. En primer lugar, los miembros del consejo de administración asisten periódicamente (únicamente como observadores) a las reuniones mensuales y trimestrales de la alta dirección. Además, la comunicación con la junta se realiza en forma de una breve nota en línea que permite a los directores hacer preguntas y comentarios dentro del documento. Los ejecutivos pueden modificar el texto y responder a las preguntas en lo que es básicamente un documento vivo. Creemos que estas dos innovaciones han contribuido de manera significativa al extraordinario rendimiento de Netflix en los últimos años.

Gobernar a través de Walking About

A diferencia del enfoque rígido y formalizado de la mayoría de las interacciones entre directores y ejecutivos, Netflix anima a los miembros de su junta directiva a dedicar tiempo a ver a la empresa operar «en la naturaleza». La empresa celebra tres reuniones ejecutivas programadas con regularidad a las que asisten los miembros del consejo

• Las reuniones del personal (R-Staff) son reuniones mensuales de los siete principales líderes.
• Las reuniones del personal ejecutivo (personal electrónico) son reuniones trimestrales de los 90 principales ejecutivos.
• Las reseñas empresariales trimestrales (QBR) son reuniones de dos días de duración en las que participan los 500 mejores empleados.

Un miembro de la junta asiste a las reuniones del personal R, uno o dos a las reuniones del personal electrónico y entre dos y cuatro a las revisiones empresariales trimestrales. Se espera que los directores que asistan a estas reuniones observen el debate, pero no influyan en él ni participen en él. El propósito de su asistencia es principalmente educativo: al observar directamente a la dirección, los directores obtienen una mayor comprensión de la gama de problemas a los que se enfrenta la empresa, el enfoque analítico que sustenta las decisiones de la dirección y todo el alcance de las compensaciones que implica. En última instancia, la aspiración es que esto se traduzca en una confianza significativamente mayor en la dirección y sus elecciones. Al tiempo que advertía que los directores deben ser disciplinados y actuar con moderación a la hora de influir en las decisiones fuera de la sala de juntas, el fundador y CEO de Netflix, Reed Hastings, nos dijo que ofrecer un acceso profundo a los debates sobre la dirección «es una forma eficaz de que el consejo de administración comprenda mejor a la empresa».

Un director describe las ventajas de asistir a las reuniones de dirección: «Ve un nivel diferente de dinámica en el equipo ejecutivo. Realmente ve cómo contribuyen las diferentes personas, ve su experiencia, ve la voz que tienen alrededor de la mesa y ve la dinámica del CEO. Vea cómo se procesaron los temas que se discutieron, resolvieron y sobre los que se informó en una reunión de la junta».

Los directores de Netflix creen que la exposición directa a conversaciones estratégicas activas les da un conocimiento mucho más profundo de la empresa que las visitas orquestadas a las oficinas o instalaciones de la empresa. También creen que la interacción frecuente con el equipo ejecutivo sénior posiciona bien al consejo de administración para una eventual sucesión de CEO. Un pequeño peligro: Hastings advierte que los directores a los que se les concede este nivel de acceso a los debates y la documentación de la dirección deben actuar con moderación a la hora de influir en las decisiones fuera de la sala de juntas.

Una nueva forma de escribir notas de junta

  La siguiente innovación es que las comunicaciones de la junta directiva de Netflix están estructuradas en forma de aproximadamente 30 páginas en línea en forma narrativa que no solo incluyen enlaces a análisis de apoyo, sino que también permiten el acceso abierto a todos datos e información sobre los sistemas compartidos internos de la empresa. Esto incluye la posibilidad de que los directores hagan preguntas aclaratorias a los autores del tema. Esta nota trimestral la escriben los 90 principales ejecutivos y la junta directiva y la comparten con ellos.

La nota en sí consiste en un texto escrito que destaca el desempeño empresarial, las tendencias del sector, la evolución de la competencia y otras cuestiones estratégicas y organizativas. Los datos de alto nivel se resumen en tablas y gráficos, pero la nota hace hincapié principalmente en la discusión y el análisis escritos de los temas. Los enlaces incrustados en cada sección de la nota conectan al lector con análisis, datos y detalles complementarios que respaldan y amplían el debate escrito.

Los miembros del consejo reciben la nota unos días antes de las reuniones del consejo y revisan el material por sí mismos y hacen clic para revisar los análisis complementarios sobre los temas o temas que consideran más importantes, interesantes o que requieren más atención desde el punto de vista fiduciario. Los directores estiman que dedican de cuatro a seis horas a prepararse. Tienen la posibilidad de hacer preguntas o pedir aclaraciones directamente en la nota digital, a la que la alta dirección responde antes de la reunión. Los directores aprovechan activamente esta capacidad.

Como los directores están muy preparados, las reuniones de la junta en sí mismas son significativamente más eficientes, ya que se centran en las preguntas y el debate más que en la presentación. Las reuniones solo duran de tres a cuatro horas (en comparación con todo el día o varios días en muchas grandes empresas). Los altos ejecutivos asisten a las reuniones de la junta y responden a las preguntas si es necesario.

El enfoque de Netflix con respecto al gobierno de los consejos de administración se basa en la cultura y el liderazgo de la empresa y los refleja. La cultura de Netflix hace hincapié en la iniciativa individual, el intercambio de información y en centrarse en los resultados más que en los procesos. En palabras de un director: «A muchos directores ejecutivos les gusta la idea de transparencia. La diferencia es que Reed ha decidido poner en marcha mecanismos… que realmente lo hagan realidad».

Los directores de Netflix creen que estos procesos les dan confianza en la administración, especialmente cuando se enfrentan a desafíos. Algunos ejemplos incluyen su feroz competencia con Blockbuster por el dominio en el mercado de suscripciones a DVD, las costosas decisiones de invertir en contenido para su sitio web, la expansión internacional y los importantes costes y riesgos de producir contenido original. Según un director, «es difícil imaginar que pudiéramos haberlo hecho sin un conocimiento profundo de las operaciones y las personas».

Los directores de las principales empresas se toman en serio su labor de supervisión, pero con demasiada frecuencia se ven perjudicados por la falta de transparencia e información útil. Netflix ofrece un modelo para las empresas que quieren superar este desafío.