¿Cómo dedica su equipo el tiempo que ahorra la generación de IA?

La IA generativa está cambiando nuestra forma de trabajar. Herramientas como ChatGPT y Copilot ayudan a la gente a escribir de todo, desde correos electrónicos hasta entradas de blog y planes de análisis internos, un 40% más rápido que antes, según un estudio del MIT de 2023. Las nuevas tecnologías están transformando los puestos técnicos en particular. Un estudio del MIT Sloan, Microsoft Research y GitHub determinó que las herramientas de codificación de IA de generación 1 pueden reducir el tiempo de programación un 56%, por ejemplo.

¿Cómo deberían utilizar los trabajadores esas ganancias inesperadas de tiempo? Los expertos han estado debatiendo eso desde que OpenAI presentó ChatGPT, en noviembre de 2022. Boston Consulting Group, por ejemplo, descubrió que muchas personas dedican sus horas extra a resolver problemas, interactuar con otras personas o aprender cosas nuevas. Christopher Pissarides, un economista ganador del Premio Nobel, tiene ideas diferentes: cree que debemos aprovechar este nuevo tiempo libre para mejorar nuestro bienestar e incluso para pasar a una semana laboral de cuatro días.

La opinión popular es que las personas utilizarán el ahorro de tiempo generado por la IA para mejorar su vida personal, desarrollar innovaciones o aumentar la productividad. Sin embargo, dos encuestas a 302 usuarios de IA y 57 directivos de todo el mundo, realizadas por la Universidad de Lausana (Suiza) a principios de 2024, desafían esa idea. Las encuestas hacían preguntas como: ¿Ahorra tiempo con la IA de generación? ¿Cree que tiene más tiempo para otras cosas? ¿Reasigna el tiempo para tareas personales o laborales? ¿Con qué frecuencia pierde el tiempo que ha ahorrado?

Los investigadores descubrieron que la IA de generación en generación ahorraba a los directivos unas dos horas y 50 minutos a la semana, de media. El 82 por ciento de ellos dijeron que la tecnología les ayudó a hacer su trabajo más rápido. Pero muchos miembros de ese grupo no lograron aprovechar al máximo su tiempo libre: el 36 por ciento de ellos admitió haber desperdiciado más de la mitad. Del mismo modo, el 83% de las personas del grupo de usuarios de la generación de IA que ahorraron tiempo admitieron haber desperdiciado al menos una cuarta parte. Cuando se les preguntó cómo utilizaban su tiempo extra de forma productiva, más de la mitad de los directivos dijeron que acababan de hacer más del mismo trabajo que habían hecho siempre. Pocos gerentes dijeron que lo utilizaban para conectarse con otras personas, disfrutar de su familia, aprender nuevas habilidades o mejorar su salud física y emocional.

«Reasignar el ahorro de tiempo requiere que las personas hagan un seguimiento de cuándo ahorran tiempo», afirma Isabelle Engeler, profesora asociada del departamento de marketing de la Universidad de Lausana y autora principal del estudio. Solo una vez que tengan una buena idea de lo que han ganado pueden decidir cómo beneficiarse de ello, argumenta. «Por desgracia», señala, «mucha gente no se da cuenta de inmediato». Eso fue cierto para el 37% de los directivos del estudio que dijeron que la IA les había ahorrado tiempo.

Para optimizar el ahorro de tiempo relacionado con la IA, sugiere Engeler, los gerentes deben tomar estas cuatro medidas:

Sea estratégico.

Céntrese en recopilar información sobre cuánto tiempo se reduce a las tareas para las que se esperan los beneficios más importantes. Pero no empiece a hacerlo con un grupo demasiado grande de personas, comience con un piloto pequeño.

«Si su objetivo es simplemente obtener una estimación del ahorro de tiempo relacionado con la IA, no necesita mucha gente en su piloto», afirma Engeler. «Pero si su objetivo es supervisar el impacto del ahorro de tiempo en su equipo o en la organización en su conjunto, necesita una muestra más grande».

Pida a la gente que registre su tiempo.

Una vez que haya decidido qué y a quién rastrear, pida a los empleados elegidos que registren los minutos que ahorran cada día. Hay varias formas de hacerlo. Los empleados pueden autoinformar reflexionando sobre sus actividades diarias y estimando cuánto tiempo les ha ahorrado la IA, tal vez anotándolo en las entradas del diario. O simplemente pueden anotar los minutos que se tarda en realizar una tarea sin la IA de la generación y, luego, el tiempo que se tarda en hacerlo con la IA.

Los programas de seguimiento de la productividad como Harvest y ActivTrak, que permiten a los gerentes observar y registrar el tiempo que tardan las tareas, pueden proporcionar cifras para ahorrar tiempo que son más precisas y objetivas que las que generan los autoinformes. Sea cual sea el método, cualquier forma de seguimiento debería darle una idea del tiempo que tiene libre.

Pedir a los empleados que hagan un seguimiento del tiempo requiere que tengan el ancho de banda necesario para participar en este proceso desde el principio. Si ya están abrumados por las tareas, es más probable que pasen directamente al siguiente punto de su lista y hacer un seguimiento del tiempo ganado puede parecer una carga más.

Desarrolle un plan para reasignar el tiempo.

Una vez que sepa cuántas horas ahorrará su equipo con la IA de generación, diseñe un plan para utilizarlas de forma significativa, por ejemplo, en actividades que promuevan el bienestar, la productividad y el crecimiento personal de los empleados. Pregúntele a su gente cómo han empleado tradicionalmente el ahorro de tiempo y dónde invertir más tiempo les beneficiaría más. Pero tenga en cuenta que, como gerente, es responsable de marcar la dirección, ya sea instando a los empleados a recargar energías o incitándolos a abordar nuevos desafíos.

«Lo que hagan los empleados con el tiempo extra depende, en última instancia, de cómo los gerentes los animen a usarlo», afirma Engeler. «Los empleados podrían planear usarlo para hacer estiramientos, tomar un café, interactuar con sus colegas o trabajar en un proyecto estratégico. Sea lo que sea, es importante asignar este tiempo a propósito por adelantado. Sin orientación ni actividades planificadas previamente, el tiempo ahorrado podría desaparecer fácilmente sin usar».

Supervise cómo se redirige la hora.

El seguimiento y los comentarios periódicos son cruciales para ayudar a los empleados a aprovechar al máximo su nuevo tiempo. Los gerentes deben mantener su compromiso, observar lo que hacen sus informes con el tiempo ganado inesperadamente y promover los usos eficaces.

«Las herramientas de IA generativa pueden aumentar la productividad y pueden ayudar a los empleados a mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal. Pero la reasignación del tiempo requiere un enfoque deliberado, intencional y continuo», afirma Engeler. «Al ayudar a los empleados a darse cuenta y reasignar el tiempo que han ahorrado, las empresas pueden garantizar que la eficiencia impulsada por la IA se traduce en cambios significativos en el lugar de trabajo y más allá».

Acerca de la investigación:»¿Qué hace con el tiempo que ahorran las herramientas de IA generativa? Muchos lo desperdician, incluidos los gerentes», de Isabelle Engeler y otros. (documento de trabajo, 2024)

«Quiero que usen el tiempo ganado inesperadamente para agilizar las tareas»

Travis Mühlestein es el director de datos y análisis de GoDaddy, una empresa de alojamiento web con sede en EE. UU. Dirige a 440 ingenieros, analistas de negocios y profesionales de la gestión de productos, el aprendizaje automático y la experiencia de usuario. La generación de inteligencia artificial les ha ayudado a completar en segundos procesos que antes llevaban semanas. Habló con HBR sobre cómo su gente utiliza el ahorro de tiempo. A continuación figuran extractos editados de esa conversación.

Brandon Hill

¿Dónde ha ahorrado tiempo su equipo con la IA de generación?

Un ejemplo notable es el modelado de amenazas para las prácticas de seguridad. Tradicionalmente, el proceso implica varias etapas de análisis detallado. Con la IA de generación podemos automatizar el envío y el análisis de los diagramas de flujo de datos, identificar las vulnerabilidades y sugerir mitigaciones en segundos. Esto nos da más tiempo para medir y volver a medir la precisión y la seguridad. Sin embargo, cada función y tarea se ha beneficiado de la IA de la generación.

¿Cómo ha pedido a su equipo que invierta el tiempo extra?

Para entender y atender mejor a nuestros clientes. Al automatizar el análisis de datos, podemos obtener rápidamente información sobre sus preferencias y comportamientos. Por ejemplo, la IA nos ayuda a analizar las interacciones y los comentarios de los clientes, lo que nos permite adaptar mejor nuestros productos y servicios a sus necesidades. Esto ha mejorado la satisfacción y la lealtad de los clientes. Nunca habríamos podido hacerlo tan bien sin la IA de la generación.

¿Qué le ha ayudado a aprender la IA de la generación?

Los clientes, especialmente los propietarios de pequeñas empresas, son muy exigentes con el diseño de sus sitios web, logotipos y otros materiales de marca. El tiempo extra que nos dio la generación de IA nos permitió descubrir patrones en sus preferencias y puede que no hayamos podido ahondar tanto en los datos sin él. La IA de generación también nos ayuda a probar e iterar rápidamente las nuevas ideas. La utilizamos para realizar numerosos experimentos simultáneamente para identificar qué nuevos procesos funcionan mejor que los métodos tradicionales. Esto ha llevado a importantes innovaciones y mejoras en nuestros productos y servicio de atención al cliente.

¿Cómo comunicó la directiva de IA a sus empleados?

Un temor común es que la IA pueda quitarles el trabajo. Algunas personas ni siquiera quieren usarlo. Así que hago hincapié en la importancia de sus aspiraciones profesionales. Digo que quiero ayudarlos a utilizar el tiempo ganado inesperadamente para agilizar aún más las tareas que dificultan su progreso. Pido a la gente que se imagine cómo les gustaría hacer su trabajo dentro de tres, cinco y 10 años. ¿Qué automatizarían y por qué? Luego intentamos automatizarlo.

¿A qué tipo de tareas aplica su gente la IA de la generación?

Uno de nuestros analistas de negocios propuso un proyecto para mejorar nuestros canales de soporte. Desarrolló un sistema que utiliza la IA para analizar el enrutamiento de las llamadas y garantizar que los clientes llegan rápidamente al ingeniero de soporte adecuado. No solo mejoró nuestra eficiencia, sino que también demostró el potencial de la IA para ayudar a los empleados a impulsar la innovación. El éxito de este proyecto ha inspirado a otros empleados a explorar soluciones impulsadas por la IA para su trabajo.

¿Cómo recomienda que los gerentes hagan un seguimiento y supervisen el ahorro de tiempo?

Los gerentes deben dar a los empleados el espacio para experimentar y fallar. Le sugiero hacer pruebas A/B de productividad antes y después de implementar la IA. Al utilizar los grupos de control y variación, los gerentes también deberían realizar pruebas rigurosas y validar la forma en que los empleados han presupuestado el tiempo inesperado. Eso ayudará a los gerentes a desarrollar directrices y técnicas sobre la forma en que los empleados utilizan el tiempo extra. Por último, los gerentes deben recopilar datos constantemente para rastrearlos todos.