Cada nuevo empleado necesita un «amigo» de incorporación

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Incorporar a un nuevo empleado es un momento emocionante y estresante a la vez. Y si bien los gerentes desempeñan un papel fundamental a la hora de dar forma a las primeras semanas y meses de los nuevos empleados, un esfuerzo de equipo más amplio puede garantizar que la experiencia sea tanto positiva como productiva.

Durante los últimos años, Microsoft ha estado trabajando para mejorar su proceso de incorporación. Al principio, nos enteramos de que una acción aparentemente sencilla (los directivos tenían reuniones individuales con sus nuevos empleados durante su primera semana de trabajo) tiene enormes beneficios. Gracias a nuestra investigación continua, también hemos llegado a otra conclusión: los amigos de incorporación desempeñan un papel importante a la hora de garantizar una experiencia de incorporación exitosa. Si bien esto puede parecer obvio, al igual que nuestras conclusiones sobre el trato individual, a menudo falta en la presentación de un nuevo empleado a una nueva empresa. Tras poner a prueba un programa de amigos en el que participaron 600 empleados de toda la organización, descubrimos que los compañeros de incorporación ayudan a nuestras contrataciones de tres maneras clave:

Los amigos de incorporación dan contexto. Para los empleados permanentes, el contexto que rodea la mayor parte de su trabajo está muy bien establecido, está en los pliegues de cada correo electrónico que se escribe, en cada reunión a la que asiste y en cada PowerPoint presentado. Para los nuevos empleados, el contexto es un bien preciado. Sin él, es probable que un nuevo empleado tenga dificultades para entender perfectamente su función o cómo contribuir al éxito de su equipo. Los amigos de incorporación pueden dar el tipo de contexto que no encontrará en el manual del empleado. Por ejemplo, los amigos de incorporación bien informados pueden ayudar a los nuevos empleados a determinar quiénes son las partes interesadas pertinentes, a navegar por la matriz de las diferentes organizaciones y a pensar estratégicamente a la hora de resolver problemas. También pueden arrojar luz sobre las normas culturales y cualquier regla tácita que exista, lo que podría llevar a una transición mucho más fluida a la organización.

Los amigos de incorporación aumentan la productividad. La velocidad de la productividad suele ser motivo de preocupación tanto para la empresa como para el nuevo empleado. Al cubrir el puesto, la empresa satisfizo la necesidad de un conjunto de habilidades determinado y ahora quiere obtener un rápido retorno de su inversión. Mientras tanto, es probable que el nuevo empleado experimente la tensión entre querer ascender rápidamente y también necesitar tomarse un tiempo para aprender el trabajo. En Microsoft, descubrimos que cuanto más se reunía el compañero de incorporación con el nuevo empleado, mayor era la percepción del nuevo empleado sobre su propio ritmo de productividad: el 56% de los nuevos empleados que se reunían con su amigo de incorporación al menos una vez en sus primeros 90 días indicaron que su amigo les había ayudado a ser rápidamente productivos en su puesto. Ese porcentaje aumentó al 73% para los que se reunieron dos o tres veces con su amigo, al 86% para los que se vieron de cuatro a ocho veces y al 97% para los que se vieron más de ocho veces en sus primeros 90 días. Está claro que ese nivel adicional de apoyo es fundamental para el éxito de un nuevo empleado.

Los amigos de incorporación mejoran la satisfacción de los nuevos empleados . Con más de 120 000 empleados, no es difícil imaginarse los abrumadores desafíos a los que se enfrenta uno para entrar en una organización tan grande y compleja. Para entender realmente el valor de los amigos de incorporación, analizamos la diferencia entre los empleados a los que se les asignaban amigos de incorporación y a los que no. Nuestra investigación descubrió que, tras su primera semana de trabajo, los nuevos empleados con amigos estaban un 23% más satisfechos con su experiencia general de incorporación que los que no tenían amigos. Esta tendencia continuó durante 90 días, con un aumento del 36% en la satisfacción. Los que tenían amigos también informaron que recibían un apoyo más activo tanto de su entrenador como del equipo en general.

Tras observar detenidamente nuestros datos, decidimos ampliar nuestro programa piloto de compañeros de incorporación creando una página interna para que los directores de contratación pusieran en contacto a los nuevos empleados con un amigo de incorporación, junto con orientación sobre lo que constituye una buena combinación. Por ejemplo, los amigos deben tener conocimientos suficientes sobre el puesto del nuevo empleado o la naturaleza del trabajo, un historial sólido de desempeño laboral y el tiempo necesario para ayudar a un nuevo empleado. Una vez cotejados, se enviaban recordatorios automáticos al nuevo empleado, al gerente y a su amigo para fomentar una participación constante, especialmente durante los primeros 90 días de empleo.

Aún nos queda bastante por aprender a medida que adaptamos y ampliamos nuestro programa, pero estas son algunas de nuestras primeras ideas y consejos:

Cambie la prioridad de la carga de trabajo. Al combinar a un nuevo empleado con un amigo de incorporación, tenga en cuenta la carga de trabajo actual del amigo de incorporación. En algunos casos, puede que necesite ayuda para reasignar o despriorizar el trabajo para que el amigo tenga tiempo de satisfacer las necesidades del nuevo empleado.

Comunique el momento. Informe tanto al nuevo empleado como al compañero de incorporación que se trata de una asociación con un límite de tiempo. Es más probable que los amigos ofrezcan sus servicios si la duración del compromiso se establece de antemano.

Las estructuras de presentación de informes importan. Nuestra investigación ha demostrado que los amigos que se incorporan al mismo gerente reciben valoraciones más favorables que los que rinden cuentas a diferentes directivos. ¿Por qué? Creemos que se debe a que los amigos que rinden cuentas al mismo gerente también pueden estar más familiarizados con la función y las responsabilidades del nuevo empleado. Si el compañero de incorporación no entiende la función del nuevo empleado, puede generar frustración para ambas partes.

Ser un amigo es beneficioso para ambas partes. No es solo el nuevo empleado el que puede beneficiarse de esta relación. Ser compañero de incorporación brinda la oportunidad de demostrar y desarrollar sus habilidades de gestión y liderazgo. Hace unos años, encuestamos a nuestros empleados para entender los atributos de un gerente exitoso. Dos de los cinco atributos principales, la comunicación y el apoyo, también son componentes de una relación de pareja exitosa. Además, enseñar a otros puede reforzar la propia base de conocimientos y permitir a los amigos desarrollar un nivel de experiencia más profundo.

En última instancia, hemos descubierto que la incorporación exitosa no requiere un manual de estrategias demasiado complicado. Es importante contar con un plan de incorporación multidimensional, por supuesto, pero recuerde que lo más importante que un nuevo empleado necesita para tener éxito es el apoyo. Todo lo que se necesita es un gerente planificado y un compañero de incorporación dedicado para garantizar que su nuevo empleado tenga unos primeros meses de trabajo positivos y productivos.