Sea más realista con respecto al tiempo del que dispone

Somos maestros narradores de historias. Nos contamos historias fantásticas para motivarnos a realizar grandes cantidades de trabajo en poco tiempo. Apuntamos tarea tras tarea, nos aseguramos de que podemos completarlas todas en una jornada laboral normal. Sin embargo, al final del día, nos sorprende descubrir que la obra sigue sin terminar y tenemos que correr hasta la línea de meta. No nos engañamos deliberadamente sobre lo que podemos hacer con nuestro tiempo. Pero a pesar de las pruebas del pasado, en el momento nuestros motores predictivos se estropean, y estamos convencidos de que podremos lograr lo extraordinario en un día cualquiera.

Bienvenido a la tierra del pensamiento mágico. Todos hemos viajado hasta allí, persiguiendo la quimera del tiempo sin restricciones. Nos persuadimos de que no hay nada malo en planes demasiado ambiciosos porque nos ayudan a superar los objetivos. Y especialmente con el trabajo a distancia, estamos convencidos de la necesidad de demostrar a los demás lo que valemos con el exceso de trabajo. Sin embargo, cuando nos dejamos llevar por el pensamiento mágico, podemos decepcionar a otros que dependen de nosotros, no cumplir con los plazos, sentirnos agotados y perder la inspiración.

Liberarnos de las fantasías temporales es complejo. A nuestros jefes les gusta cuando nos presentamos con capas heroicas y nos recompensan generosamente cuando hacemos las entregas. Pero al final, antes de lo que imaginamos, todos los héroes se cansan.

Pensemos en el caso de Francesca, una investigadora de una importante empresa biotecnológica. Francesca es una destacada líder de opinión y una prolífica editora en su campo. También es una valiosa colaboradora para varios colegas y es mentora de docenas de mujeres al principio de su carrera, a la vez que cumple con una incesante agenda de conferencias y apoya a un sobrino que sufre una enfermedad debilitante. Aunque Francesca se enorgullece de su trabajo, se da cuenta de que no tiene tiempo para algunas de sus responsabilidades de gestión de personal, ejercicio o planificación de una familia propia. Francesca anhela una agenda más realista. Cuando empezamos a trabajar juntos, poco a poco se dio cuenta de que tenía deudas de tiempo: se comprometía demasiado, abrumada y tenía pocos recursos. Su salud y sus relaciones personales no solo se vieron afectadas, sino que sus colaboradores estaban decepcionados y molestos, ya que realizaban una cantidad desproporcionada de su trabajo conjunto.

Los patrones de exceso de compromiso de Francesca revelaron cinco elementos del pensamiento mágico sobre su época, trampas en las que caen muchos de mis clientes. Diseñamos antídotos para cada uno.

Mi gran carga de trabajo es solo temporal.

Francesca tuvo la tentación de decir que sí a un puesto atractivo, al presidir una conferencia internacional a pesar de los cientos de horas de trabajo que implicaba. Argumentó que su sobrecarga actual era temporal y mencionó tres proyectos que estaban casi terminados, sin tener en cuenta el interminable flujo de nuevas solicitudes. Era poco probable que detuviera su carga de trabajo en la línea de montaje durante un año para presidir esta conferencia. Si usted, como Francesca, se deja llevar por esta fantasía común, revise objetivamente sus principales proyectos del año pasado. ¿Cuáles estaban planeados y cuáles fueron oportunistas? Esto muestra una imagen más realista de cómo se rellenará su calendario futuro y facilita priorizar los artículos que más impactan y renegociar el resto diciendo que no, reduciendo las expectativas o solicitando ayuda.

La próxima vez será más fácil.

La experiencia es un maestro sabio, pero con nuestro ritmo de cambio, aparecen desafíos adicionales con cada nueva aventura. Francesca se dejó llevar por la creencia de que un nuevo proyecto iría más rápido que la anterior, pero al final, se quedó más tarde por la noche. Con el tiempo, se enteró de que, a pesar de la experiencia y la planificación, ciertos tipos de proyectos tardaban alrededor de un 20% más de lo estimado. Aprendió a crear un búfer y luego a añadir aún más tiempo publicar-búfer. Por ejemplo, si pensaba que escribir un resumen llevaría dos días, añadió medio día a su presupuesto. En lugar de prometer la entrega el martes, estimó que terminaría el miércoles a mediodía y se comprometió a entregarlo antes del jueves al final del día. El almacenamiento en búfer basado en las pruebas le ayuda a estimar de forma más realista y retrasar las fechas de entrega se adapta a lo inesperado, reduce el estrés y da tiempo para otras partes de su vida.

Cobraré recompensas inmediatas.

Nuestro deseo de complacer a los demás constituye un gran obstáculo para una visión realista del tiempo. La afirmación del jefe o la validación de los colegas son recompensas extrínsecas por ser una persona que puede hacer y con la que todos creen que pueden contar. La oleada de dopamina asociada nos lleva a levantar la mano cuando hay nuevas tareas en juego. En vez de eso, considere primero cómo se sentirán los compañeros en la línea de meta si presenta un trabajo deficiente, impone retrasos a los miembros del equipo o se esfuerza por ofrecer un trabajo puntual y de calidad sobre los compromisos asumidos sin pensar y apresuradamente. Calcule lo que puede hacer razonablemente basándose en complacer a los demás al final de los proyectos, y no incluso antes de que se lancen. La suma de las partes de su trabajo sumará un todo manejable y sus relaciones también permanecerán intactas.

Otros seguirán mis instrucciones.

Personas de toda la empresa (y a veces de fuera de ella) solicitaron la opinión pericial de Francesca antes de emitir declaraciones, escribir informes o embarcarse en iniciativas. La mayoría de estas personas cometieron errores repetidos. Para ayudar, Francesca escribió una serie con viñetas de mejores prácticas para que otros las siguieran antes de enviarle sus trabajos. Sin embargo, la mayoría de sus colegas ignoraron sus directrices y siguieron enviando trabajos de mala calidad a su bandeja de entrada, esperando que le diera comentarios exhaustivos o incluso que reescribiera el documento, y muchas veces lo hizo. Francesca tuvo que volver a entrenarlos. En lugar de dedicar horas a revisar un documento, simplemente lo devolvía y les pedía que siguieran las directrices 5 y 7, por ejemplo, antes de volver con ella. Cuando invierta en proporcionar documentación para ayudar a otras personas a ser más autosuficientes, no les robe la oportunidad de autonomía metiéndose en detalles.

Sin mí, esta obra será de mala calidad.

Francesca rara vez cometía errores y su obra fue ampliamente citada y muy elogiada. Sabía que la calidad se veía afectada cuando no dedicaba mucho tiempo a un proyecto, y se convencía a sí misma de que solo ella podía hacer bien ciertas cosas. En cambio, Francesca aprendió a dedicar parte del tiempo libre a entrenar a sus compañeros en lugar de hacer todo el trabajo ella misma. Tardaron unas cuantas iteraciones más en conseguir una prueba, pero los dotaron de habilidades para obtener mejores resultados la próxima vez. Somos cómplices de mantener el mito de que somos indispensables o más inteligentes que la mayoría. Queremos que nos quieran y aprecien. Pero cuando relajamos el monopolio de tener las respuestas, crear capacidad en muchos en lugar de perpetuar la dependencia de unos pocos.

Cuando dependemos del pensamiento mágico para derrotar a la tiranía del reloj, disminuimos nuestra capacidad de hacer las cosas. Por enfrentarse de manera realista a nuestras fantasías, aumentamos nuestra capacidad de hacer progresos extraordinarios sin un esfuerzo sobrenatural.