Ventajas de la contabilidad de fondos en las «organizaciones sin fines de lucro»

Las preocupaciones financieras de la ciudad de Nueva York a principios de la década de 1970 comenzaron a registrarse en el mercado de bonos en octubre de 1974, cuando la ciudad tuvo dificultades para vender sus valores. Estos problemas llegaron a una fase de crisis en 1976, y no fue hasta entonces que los servicios de calificación de bonos redujeron la calificación de los bonos de la ciudad. En este y otros casos, la calificación de los bonos no anticipó la crisis, sino que se ajustó solo cuando la realidad se hizo evidente.

Muchos contadores y observadores de los mercados de capitales municipales afirman que las causas de tal malentendido del verdadero panorama financiero en un gobierno u otra organización sin fines de lucro son el uso de la contabilidad de fondos y la falta de buenos sistemas de control interno e información. En el caso de la ciudad de Nueva York, la Oficina General de Contabilidad descubrió que la ciudad tenía una estructura de control de fondos deficiente, transfería dinero ilegalmente entre fondos y utilizaba un sistema descontrolado de presupuestación por programas.

Otros ejemplos de organizaciones sin fines de lucro privadas en problemas son los hospitales que no pagaron sus préstamos y los 39 colegios de cuatro años, 32 colegios de dos años y otros 37 centros educativos que cerraron durante la década de 1970. De hecho, algunos miembros del consejo de administración de empresas sin fines de lucro han sido demandados por mala praxis y mala gestión de inversiones.1

Al mismo tiempo, las organizaciones privadas sin fines de lucro, que dependen cada vez más de los mercados financieros para los fondos de capital, deben obtener y mantener calificaciones crediticias y de bonos satisfactorias para poder conseguir estos fondos. Pero eso no es fácil; los mercados de capitales consideran que los hospitales privados, por ejemplo, son tan riesgosos que un bono hospitalario exento de impuestos, calificado por Moody’s o Standard & Poor’s como igual en riesgo que un bono fiscal municipal exento de impuestos, suele conllevar un coste de interés adicional de 40 a 160 puntos básicos.

Está claro que estas organizaciones sin fines de lucro —incluidos hospitales, instituciones educativas, grupos religiosos, grupos artísticos, agencias sociales y museos, así como municipios— están bajo presión para que entiendan mejor su situación financiera. Sus gerentes, miembros del consejo de administración o fideicomisarios y los contribuyentes tienen que entender y tratar los informes que presentan su situación financiera. Así armados, pueden presionar por una mejor gestión de estas instituciones.

Una respuesta a los problemas que hemos citado ha sido la recomendación de adoptar procedimientos de contabilidad empresarial y presentación de estados financieros para que las declaraciones de las organizaciones sin fines de lucro sean menos complejas, más comprensibles y, por lo tanto, más fáciles de analizar. Adoptamos la posición opuesta y mantenemos que:

1. Las empresas sin fines de lucro tienen estructuras financieras diferentes a las de las empresas.

2. Los objetivos de las organizaciones sin fines de lucro difieren de los de las organizaciones con fines de lucro hasta tal punto que formatos similares serían engañosos y desviarían a quienes evalúan la gestión financiera de las organizaciones sin fines de lucro.

3. Las debilidades en los controles contables, más que en los principios contables de las organizaciones sin fines de lucro, han contribuido a las dificultades que han afectado a estas instituciones sin fines de lucro.

4. Quienes gestionan y gestionan instituciones sin fines de lucro deberían estar más familiarizados con los requisitos únicos de las estructuras financieras y prácticas contables de las organizaciones sin fines de lucro. No deben confiar en el conocimiento de la contabilidad financiera y la administración de las empresas.

Las recomendaciones para reformar la contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro son abundantes. La mayoría de ellos están de acuerdo en que la estructura contable de las instituciones sin fines de lucro es innecesariamente compleja, que la complejidad inhibe el análisis y la gestión financieros inteligentes y que es necesaria una simplificación drástica de los estados financieros. Las recomendaciones se centran en dos objetivos de simplificación.

En primer lugar, todas las organizaciones sin fines de lucro presentan los estados financieros de cada grupo de fondos, que son entidades contables independientes y autoequilibradas dentro de la estructura. Por lo general, una organización sin fines de lucro tiene cuatro (o más) grupos de fondos y presenta 3 estados financieros por grupo, o 12 en total. Se supone que esto crea una sobrecarga de información y, por lo tanto, la agregación de los fondos en un conjunto de estados consolidados resolvería el problema.

En segundo lugar, muchas organizaciones sin fines de lucro, especialmente las del gobierno, combinan su contabilidad financiera con sus sistemas presupuestarios. Informan de los ingresos y gastos reales y los comparan con los presupuestados. Los gastos anticipados se basan en los pedidos de compra, cuyo total se reconoce como un gravamen u obligación con cargo al presupuesto. Algunos contadores afirman que esta contabilidad de compromisos confunde al lector de la declaración. La guía de auditoría de la AICPA sobre colegios y universidades les prohíbe reconocer los gravámenes,2 y también se ha instado a las organizaciones gubernamentales a esta práctica.

Estas recomendaciones las han expresado diversos y respetados segmentos de la comunidad contable, desde representantes de las «ocho grandes» firmas de contabilidad hasta las facultades de contabilidad de varias universidades.3 Los grupos profesionales, como la Asociación Estadounidense de Contabilidad, han recomendado incluir los estados consolidados como información complementaria en los informes financieros municipales.4 El Tesoro de los Estados Unidos ha estado emitiendo un prototipo de conjunto consolidado de estados financieros para el gobierno federal en su conjunto.5 El Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB), reconociendo la importancia de este asunto, encargó un proyecto de investigación a Robert N. Anthony de Harvard para delinear las cuestiones relevantes de la contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro.6

La única voz en defensa de las prácticas actuales proviene de las propias organizaciones sin fines de lucro.7 Pero sus argumentos no han sido convincentes y la situación parece ir en su contra.

En este artículo, explicamos la contabilidad de las empresas sin fines de lucro, examinamos su relevancia y comentamos los cambios propuestos. En nuestra opinión, la contabilidad de fondos y la contabilidad presupuestaria no deben abandonarse. Muy por el contrario, nos parece que son métodos tan informativos que instamos a que se adopten algunos aspectos de la contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro en las empresas. Antes de presentar estos argumentos, es necesario explicar la naturaleza de la contabilidad en las organizaciones sin fines de lucro.

¿Qué es la contabilidad de fondos?

Los fondos de una empresa sin fines de lucro son como una colección de tarros de galletas en los que se almacenan recursos para diversos fines. Se componen de fondos actuales, qué cuenta de los recursos que se gastarán para los fines operativos actuales (similar al capital de trabajo); fondos de plantas, qué representa el activo fijo de la organización; fondos de dotación, que tienen en cuenta los recursos generadores de ingresos cuyo capital no se puede consumir pero cuyos ingresos se pueden utilizar para diversos fines; y fondos para fines especiales, que contabiliza los recursos utilizados para objetivos específicos, como un fondo de evaluación especial en un municipio, un fondo para préstamos estudiantiles en un colegio o universidad y un fondo de deuda para contabilizar otros pasivos a largo plazo de la organización.

Los balances de estos fondos representan las formas de inversión del capital o los activos de los fondos. También tienen en cuenta las fuentes de ese capital. Estas fuentes son de dos tipos: pasivos, adeudados a personas ajenas, y saldos de fondos, que representan el capital generado internamente. (El saldo actual de los fondos es análogo desde el punto de vista económico al beneficio retenido de una empresa. Sin embargo, en lugar de ser propiedad de los accionistas de la organización, los fondos están en manos de los fideicomisarios.)

Los fondos para las operaciones actuales suelen subdividirse en dos grupos: los que, como las subvenciones, los donantes o los concedentes limitan a ciertos usos y los que no tienen restricciones. Por lo general, cada declaración del fondo indica en la parte superior al grupo al que pertenecen sus fondos.

El resto de los estados de fondos indican las restricciones de formas más sutiles. El fondo de dotación suele tener una subdivisión de su saldo que indica qué parte de los activos del fondo de dotación son una dotación «verdadera», restringida por los donantes, y cuánto son «cuasidotaciones» o «fondos que funcionan como dotación», que la junta ha colocado en el fondo de dotación. Al no tener restricciones, los fondos de cuasidotación pueden utilizarse de cualquier manera y eliminarse según el criterio de la junta.

Del mismo modo, los saldos de los fondos del fondo de la planta indican (1) qué parte de los activos del fondo de la planta está legalmente obligada a permanecer allí en epígrafes como «fondos para la renovación y la sustitución» y «fondos para la jubilación de deudas»; (2) cuántos de los activos son fondos invertidos en la planta existente; y (3) cuánto son los recursos no utilizados que se colocan allí a discreción de la junta o se reciben como obsequios o subvenciones para este propósito.

Por lo tanto, los estados contables del fondo proporcionan tres datos esenciales sobre los recursos: su finalidad, los límites legales a su uso impuestos por los donantes y las decisiones revocables tomadas por la junta sobre su uso. Aunque el formato de los fondos difiere de una parte del sector sin fines de lucro a otra, esta información aparece en los estados de fondos de todas las organizaciones sin fines de lucro. En los hospitales, por ejemplo, los fondos se agrupan primero por su naturaleza restringida o no restringida y luego por su finalidad; pero los tres hechos aparecen en las declaraciones.

El reconocimiento de las transferencias y préstamos entre fondos exige un conjunto de cuentas exclusivo para las organizaciones sin fines de lucro. Estas transferencias y préstamos se diferencian de los gastos porque representan movimientos de capital, no un consumo de capital. Pueden ser legalmente necesarios; por ejemplo, un contrato de bonos a menudo exige que el fondo actual transfiera efectivo a la deuda o al fondo de la planta con fines del servicio de la deuda.

También se pueden hacer transferencias discrecionales para llevar a cabo la estrategia de la junta. Para financiar la renovación de un edificio, los directores pueden transferir una parte de los saldos de los fondos sin restricciones y la cantidad equivalente de activos líquidos sin restricciones al fondo de la planta. Por lo tanto, las transferencias entre fondos indican las demandas externas sobre la disposición del capital (transferencias obligatorias) o la estrategia de la junta (transferencias no obligatorias).

Las transferencias se contabilizan en la declaración de cambios en los saldos de los fondos, una declaración exclusiva de las organizaciones sin fines de lucro. Registra los ingresos, los gastos y las transferencias que han provocado que el saldo del fondo cambie a lo largo del período sobre el que se informa. La dirección de las transferencias entre los grupos de fondos suele ser un indicador excelente de la estrategia financiera a largo plazo de la organización. Por ejemplo:

• Las transferencias sustanciales de la planta y los fondos de dotación a los fondos actuales pueden indicar dificultades fiscales. Con fines operativos, la organización está canibalizando los fondos que se reservaron para mantener o ampliar su base de capital.

• La existencia de importantes préstamos entre fondos, en particular los de larga duración y en los que el fondo para «deudores» parece carecer de los recursos para reembolsar ese préstamo, también indica dificultades fiscales. El reembolso de los préstamos entre fondos suele ser una obligación legal.

Además, la declaración de cambios en los saldos de los fondos documenta la combinación de fondos recibidos, un factor fundamental para la movilidad financiera a largo plazo de la institución. Si, por ejemplo, la institución atrae en su mayoría donaciones restringidas, con pocas donaciones o sin restricciones, sus fondos operativos podrían verse afectados eventualmente. Del mismo modo, si recibe pocas donaciones de dotación, es posible que el capital de su dotación no crezca lo suficiente como para generar los ingresos más altos que necesitará en los próximos años para mantenerse al día con los costes.

Justificación de la contabilidad de fondos

Los sistemas de contabilidad de fondos se diseñaron para ayudar a los fideicomisarios a cumplir con su obligación legal de utilizar cada uno de los diversos fondos de la institución de acuerdo con sus directrices. Si bien las empresas, por supuesto, obtienen la mayoría de sus ingresos operativos con la venta de sus bienes o servicios, las organizaciones sin fines de lucro deben confiar en fuentes no relacionadas con ingresos, como obsequios, ingresos por dotaciones y servicios y bienes donados. Además, como hemos indicado, las fuentes de ingresos suelen tener restricciones. Por ejemplo, una parte de los ingresos de un hospital por los servicios prestados a menudo se debe utilizar para financiar una reserva de sustitución de plantas.

La responsabilidad legal de los fideicomisarios de garantizar los fondos y mantenerlos disponibles para fines particulares no siempre caduca una vez que se ha gastado el dinero. Si, por ejemplo, hace mucho tiempo hubieran recibido un regalo para la construcción de un laboratorio, las ganancias de la venta final de esa estructura podrían no estar disponibles para fines generales. Puede que una parte de las ganancias tenga que devolverse al donante o reutilizarse para el propósito original de alguna manera.

En los negocios, los gastos de capital suelen financiarse únicamente con beneficios retenidos o deudas, pero en el sector sin fines de lucro también se financian mediante asignaciones o campañas de fondos de capital. El administrador de la organización gestiona el presupuesto de capital como una responsabilidad de planificación financiera independiente y lo mantiene como un fondo especial.

Si la institución decide confiar en los fondos operativos y el superávit (exceso de los ingresos con respecto a los gastos de explotación) en lugar de en un préstamo, una campaña de recaudación de fondos u otro medio externo para pagar o reemplazar los activos de capital, transferirá la cantidad disponible en el saldo actual del fondo operativo al fondo de la planta.

Las fuentes de ingresos «no recíprocas», como las donaciones, podrían contabilizarse según los principios de contabilidad empresarial si no se les impusieran condiciones. Pero cada recibo o grupo de recibos exige la creación de una entidad gestionada por separado. Por ejemplo, un regalo de$ 10 000 dólares recaudados solicitando contribuciones a miembros de una promoción que se gradúa de la universidad para establecer una beca se reflejan en un balance de fondos restringidos de la siguiente manera:

Efectivo:$ Saldo del fondo de 10 000 becas:$10,000.

Cuando un$ Se concede una beca de 3000 libras a un estudiante, la cantidad se incluye en los ingresos de la matrícula y se registra como una transferencia a un fondo corriente sin restricciones.

El balance de los fondos restringidos aparece entonces de la siguiente manera:

Efectivo:$ Saldo del fondo de becas de 7.000 libras:$7,000.

El fondo de becas ha emitido un cheque para$ 3000 para el estudiante, quien a su vez los ha pagado a la universidad. Por lo general, la universidad no tenía una cuenta de caja para cada fondo; mantendría toda la caja mancomunada en un número limitado de cuentas bancarias y todas las inversiones de los fondos de dotación mancomunadas en una cartera. La cuenta del fondo permite controlar el importe total disponible y los activos que se utilizarán para ese propósito en particular.

Presupuestos y compromisos

Muchas organizaciones sin fines de lucro, especialmente las gubernamentales, incluyen sus presupuestos en sus estados financieros. Sus informes de fin de período comparan los eventos presupuestados con los reales. Sus balances provisionales incluyen un activo llamado «ingresos estimados» que representa los ingresos presupuestados y un pasivo llamado «asignaciones» que representa los gastos anticipados. A medida que los ingresos y los gastos se materializan, estas cuentas disminuyen en magnitud para reflejar la transferencia de las transacciones presupuestadas a las reales. Sirven como medida del progreso en la consecución de los resultados financieros deseados.

Las organizaciones gubernamentales incorporan los presupuestos en sus estados financieros porque su propósito es ejecutar el presupuesto creado por el poder legislativo. De hecho, la contabilidad de fondos se originó en el siglo XIII como resultado de la Carta Magna, que afirmaba los derechos de los señores (o el poder legislativo) ingleses sobre la monarquía (o el poder ejecutivo). El propósito de la contabilidad de fondos y la contabilidad presupuestaria —ayudar a la legislatura a mantener el control del poder ejecutivo— no ha cambiado en los 700 años transcurridos desde entonces.

Al crear cuentas de gravámenes u obligaciones cuando se emite una orden de compra o un tipo de obligación similar, muchas instituciones sin fines de lucro reconocen los compromisos u obligaciones de gastos futuros mucho antes que las empresas. Estos últimos reconocen esa responsabilidad futura solo cuando se entregan los bienes o el servicio y hay pruebas objetivas de su valor o cuando es bastante seguro que se realizará un desembolso, como en el caso de los imprevistos.

El reconocimiento de gravámenes mide el consumo futuro de recursos. La asunción de una obligación, observada durante el período fiscal en el que se reconoce el gravamen, no es más que el primer paso del proceso que, en algún momento posterior, se traducirá en un gasto real. Sin embargo, el reconocimiento de los gravámenes proporciona información muy útil sobre los recursos disponibles. Cuando se combina con el reconocimiento de las entradas de recursos presupuestadas, la contabilidad de compromisos permite una medición continua de los recursos no comprometidos que se pueden utilizar libremente para cumplir los objetivos del fondo.

El reconocimiento de gravámenes es especialmente útil para las agencias gubernamentales porque su misión principal es controlar el flujo de recursos. (Los funcionarios del gobierno de los Estados Unidos están legalmente obligados a devolver el dinero si comprometen en exceso los fondos asignados). El reconocimiento de gravámenes también lo utilizan las organizaciones que tienen grandes proyectos a largo plazo, como los contratistas de defensa.

El caso del Pepys College

Como lo ilustra un vistazo al Pepys College, una declaración financiera convencional con fines de lucro (anexo I) ofrece una imagen simple pero engañosa de la situación financiera de la universidad. Un analista que examine el balance corporativo podría concluir ingenuamente que el saldo del fondo presenta un panorama financiero muy sólido, porque sobre el papel el patrimonio neto es$ 9.850.000, la ratio actual es de casi 3 a 1 y la pequeña cantidad de deuda podría retirarse fácilmente liquidando algunos valores negociables.

Prueba I: Balance del Pepys College el 31 de diciembre de 1979, Contabilidad del sector privado (en miles de $)

La declaración contable del fondo ofrece una imagen mucho más precisa. Un examen del balance de Pepys (anexo II) sugiere lo siguiente:

Anexo II Balance del Pepys College del 31 de diciembre de 1979, Declaración de fondos (en miles de $)

• El fondo actual está corto de efectivo. El$ Se necesitaron 500 000 hipotecas no para financiar terrenos y edificios sino para cubrir el déficit del fondo operativo. La existencia de un préstamo del fondo de la planta al fondo de explotación lleva a esta conclusión. (Tenga en cuenta que cuando los fondos se suman en el anexo I, el préstamo se compensa, por lo que este balance no indica ninguna obligación importante entre fondos).

• El saldo actual de fondos sin restricciones tiene un$ Déficit de 700 000. Esto es comparable a un déficit de beneficios retenidos que, si sigue creciendo, podría llevar a la organización a la quiebra.

• El fondo sin restricciones actual ha pedido prestados los activos del fondo restringido actual. Si el$ 500 000 en obsequios restringidos no se utilizan para los fines designados, la cantidad se puede devolver a los donantes. La devolución de estos fondos provocaría una grave escasez de caja. Cabe preguntarse si este «préstamo» se puede reembolsar, como debe ser en última instancia.

• El efectivo del fondo de dotación…$ 50 000: forma parte de la inversión de la dotación. Probablemente se invierta o se mantenga en una cuenta que genere ingresos, en cuyo caso no se puede utilizar como capital de trabajo.

• La inversión del fondo de dotación no se puede liquidar excepto el$ 110 000 de cuasidotación. Esto representa los fondos gastables que el consejo de administración de Pepys ha añadido a la dotación para establecer una fuente de ingresos anuales disponibles para fines restringidos.

• Si bien una parte de la planta podría venderse para generar capital de trabajo, es posible que las ganancias no se puedan utilizar como recursos sin restricciones.

• La dirección o ha recibido un$ Regalo de 100 000 dólares limitado a adiciones de capital o ha reservado$ 100 000 de los fondos operativos actuales para añadir o reemplazar la planta que necesitará según su plan de presupuesto de capital.

Estas observaciones indican que la institución es mucho menos solvente de lo que muestra el balance corporativo. Según los principios de la contabilidad empresarial, las restricciones a los activos y saldos de los fondos se explicarían sin duda en detalladas notas a pie de página, que normalmente no se leen con tanto cuidado como el resto del informe. Pero la contabilidad de fondos los incorpora al cuerpo de la declaración.

Para completar nuestra revisión de la contabilidad de fondos, analicemos brevemente la más compleja declaración de cambios en los saldos de los fondos (anexo III). Esta declaración incorpora elementos de una declaración de resultados empresarial, la declaración de cambios en el capital de los accionistas y la declaración de cambios en la situación financiera. Sin embargo, no es estrictamente comparable a ninguno de ellos porque refleja no solo los movimientos de los ingresos y gastos operativos, sino también las fuentes y los usos del capital no operativos; rastrea estos movimientos entre los fondos y distingue entre recursos restringidos y no restringidos.

Prueba III Pepys College: Declaración de cambios en el saldo de los fondos para el año que finalizó el 31 de diciembre de 1979 (en miles de $)

Así que, para cada grupo de fondos con una finalidad similar y un tamaño importante, la declaración refleja los ingresos que llegan, los gastos y las transferencias de capital entre los fondos. La declaración permite a la dirección y a los fideicomisarios hacer un seguimiento de los recursos.

Para cada fondo que figura en el anexo III, examinaremos la información que se puede extraer de la declaración y sugeriremos las preguntas que debería plantear a cualquier fideicomisario alerta que la revise.

Fondos actuales, sin restricciones

Estos fondos generaron ingresos de$ 560 000 de fuentes típicas y tenía gastos (sin incluir la asignación por depreciación) de$ 220 000, lo que produce un superávit de$ 340 000 antes de los traslados. Las transferencias a la dotación de$ 100 000 y a la renovación de la planta de$ 40 000 reflejan la opinión del fideicomisario sobre la necesidad de crear una dotación y mantener la planta a un nivel determinado. (La guía de auditoría de la AICPA para colegios y universidades deja opcional el reconocimiento de la depreciación en el fondo de la planta. La guía de auditoría no permite la depreciación del fondo actual para actividades de enseñanza e investigación.)

Algunos dirían que la declaración debería indicar el cambio neto en el saldo de los fondos actuales y sin restricciones, no como$ 200 000, pero como$ 340 000 y debería omitir la mención de las posteriores transferencias entre fondos. Sin embargo, una descripción detallada de estas transferencias proporciona información sobre la capacidad de financiación de la institución y el interés de los fideicomisarios en desarrollar políticas para mantener la dotación y la planta.

Las preguntas que se planteen sobre los fondos actuales sin restricciones al leer este informe pueden incluir:

• ¿Los ingresos de explotación cubren los gastos de explotación y las transferencias obligatorias?

• ¿Están justificados los traslados no obligatorios?

• ¿Los ingresos «blandos» e impredecibles, como los obsequios, se combinan con los gastos variables «blandos»?

• ¿Las transferencias para reponer los activos fijos están cubiertas por los ingresos de explotación?

Fondos actuales, restringidos

Sus únicos ingresos eran$ 40 000 de ingresos por donaciones. Solo$ Se gastaron 10 000 dólares en becas y$ Se requieren 10 000 para reinvertirse en el fondo de dotación. El hecho de que la institución no haya recibido donaciones restringidas adicionales y solo haya utilizado una pequeña parte del saldo del fondo plantea dudas sobre este fondo:

• ¿Las políticas de desarrollo de la universidad desalientan la restricción de obsequios?

• ¿Continuarían los gastos que ahora cubren las donaciones restringidas si estos fondos no estuvieran disponibles?

• ¿Hasta qué punto los fondos restringidos financian las operaciones actuales?

• ¿Podrían haberse utilizado otros fondos restringidos para financiar los gastos actuales sin restricciones?

• ¿Qué políticas institucionales determinan el uso de los fondos actuales restringidos?

Fondos de plantas

Estos fondos se dividen en dos componentes: los gastados e invertidos en activos fijos y los que aún no se han gastado. Estos fondos aumentaron en$ 50 000 que se utilizan y declaran por debajo de los gastos de los fondos de la planta, sin gastar. Dos preguntas que se plantean al leer la declaración son (1) si el$ 40 000 transferidos de fondos actuales sin restricciones son una adición adecuada a los fondos de planta no utilizados y (2) si el total no gastado de$ 100 000 son suficientes para las necesidades actuales. Estas preguntas deben responderse a la luz de lo que los fideicomisarios interpretan como la capacidad futura de la institución para generar obsequios para incorporaciones importantes.

Una cuestión importante relacionada es si los precios cobrados por los servicios prestados por el fondo actual cubren el desgaste de los activos de la planta. Si la universidad no puede financiar estas reposiciones mediante una campaña de fondos de capital, la transferencia de fondos actual puede ser, en efecto, una provisión para la depreciación o la sustitución de la planta.

Fondos de dotación

Estos fondos recibieron obsequios de$ 20 000, apreciado por$ 40 000, y recibió$ 100 000 transferidos de la cuenta del fondo actual. Las preguntas que pueden surgir incluyen:

• ¿El capital crece lo suficientemente rápido como para garantizar que los ingresos de la dotación sigan el ritmo de la inflación?

• ¿La recaudación de fondos para las necesidades actuales está en equilibrio con la de las necesidades futuras (dotación), o se hace hincapié en una a expensas de la otra?

• ¿Hasta qué punto se designan internamente los aumentos en la dotación?

• ¿Cuál es la naturaleza de las restricciones a los ingresos generados por los nuevos fondos de dotación? Si, por ejemplo, el $ El aumento de 170 000$ en la dotación fue una donación a un nuevo programa que, de otro modo, no se iniciaría, los beneficios financieros serían muy diferentes a los de este caso.

Total, todos los fondos

Si bien esta columna refleja el flujo total de fondos y transacciones financieras, el aumento neto de$ 530 000 no equivalen al aumento neto del capital de una empresa. La información sobre las fuentes de los fondos es necesaria para evaluar la gestión financiera de Pepys.

Los diferentes tipos de organizaciones sin fines de lucro utilizan declaraciones adicionales o ligeramente modificadas. Por ejemplo, el balance de un municipio se diferencia del anexo II en la existencia de la cuenta de «reserva para gravámenes» comentada anteriormente. Es una reducción directa del saldo del fondo que limita la parte del dinero legislado disponible para compromisos futuros.

La declaración de ingresos, gastos y gravámenes de un municipio (anexo IV) informa de los gravámenes operativos. Permite a la dirección hacer un seguimiento de los recursos, del mismo modo que un director de proyectos interno de una empresa hace un seguimiento de los costes presupuestados de un programa comparándolos con los costes reales. En la prueba IV, los fondos son comparables a los de los proyectos individuales de un sistema de seguimiento de proyectos.

Anexo IV Declaración de ingresos, gastos y compromisos del Fondo General Municipal para el año que finalizó el 31 de diciembre de 1979 (en miles de dólares)

Respondiendo a las críticas

Debido a la complejidad de los estados contables, muchos profesionales de la contabilidad han abogado por la agregación de los distintos fondos en dos, de forma restringida y sin restricciones, y por el cese de la contabilidad presupuestaria y de compromisos. Algunos críticos de la contabilidad de fondos irían aún más lejos y agregarían uno fondo, si no fuera por los requisitos legales que justifican diferenciar entre estas dos categorías básicas. (La ley exige que los fondos restringidos se separen de los fondos no restringidos de los libros de cuentas.)

Sean cuales sean las ventajas de la simplificación, está claro que debe lograrse a costa de una información más completa. Al reducir el número de transferencias entre fondos declaradas, la agregación limitaría la divulgación de las políticas que revelan la filosofía de gestión financiera. Además, combinar las actividades del fondo actual restringido y del fondo de dotación ocultaría la diferencia entre el capital operativo y el capital permanente.

Otra recomendación, ya aceptada para la contabilidad de fondos hospitalarios, exige la fusión del fondo de la planta con los fondos sin restricciones, excepto ciertas reservas de sustitución que exigen legalmente los pactos de bonos. Sin embargo, no está claro que los fondos de las plantas no tengan restricciones. (Los hospitales han adoptado este informe principalmente porque los reembolsos de los seguros de terceros se basan en los costes operativos de sus fondos sin restricciones).

Los argumentos a favor de la agregación se basan en la idea de que todos los detalles de los estados financieros confunden a los usuarios y la agregación haría que los datos fueran más accesibles para ellos.8 La pregunta obvia es: ¿quiénes son los usuarios? Un contador ha propuesto la «prueba de la abuela» para comprobar si una abuela de inteligencia normal entiende la declaración financiera de una organización sin fines de lucro en particular.9 Pero ninguno de los cientos de investigadores que estudian el problema ha demostrado aún que un porcentaje significativo de los usuarios sean abuelas o, de hecho, que se ajuste a ninguna otra generalización. Si bien se pueden cotizar muchos grupos de usuarios potenciales, nadie ha documentado la importancia relativa de cada uso que dan a los estados financieros.10

Si bien se puede aplaudir la opinión de que la información debe ser accesible para todos, los defensores del examen de la abuela u otros planes sencillos de contabilidad de fondos no reconocen que toda la comunicación se basa en el supuesto de que los destinatarios entienden el idioma. Los filósofos asumen que sus lectores siguen la lógica. Los contadores deben asumir que sus lectores pueden dar cuenta, es decir, que tienen formación en esta disciplina. Muchos ejecutivos corporativos no cumplen esa condición necesaria, y mucho menos las abuelas del mundo.11 Si bien ese hecho es lamentable, no cambiará simplificando demasiado los informes de los contadores.

Quienes abogan por la agregación también asumen que a los usuarios les resultará más fácil entender dos fondos que cuatro fondos; es decir, la mente humana puede procesar la información en dos columnas de números, pero se cortocircuita cuando se encuentra con cuatro columnas. Una importante cantidad de literatura, que va desde la de Alvin Toffler Future Shock a artículos de teóricos de la contabilidad, apoya el argumento de que cuando la ingestión de información llega a un punto determinado, una «sobrecarga» bloquea el procesamiento posterior de los datos.12

Sin embargo, nadie ha localizado el punto de manera concluyente y, hasta ahora, una amplia investigación ha arrojado pruebas contradictorias.13 Una prueba del efecto de la agregación de los estados financieros municipales arrojó resultados no concluyentes.14 De hecho, las encuestas realizadas a muchos usuarios de los estados financieros de organizaciones sin fines de lucro indican que quieren más información no menos.15 Si bien las encuestas no son predictores fiables del comportamiento en situaciones reales, estos resultados respaldan la justificación de una mayor desagregación en lugar de agregación.

En defensa de la contabilidad presupuestaria

El argumento a favor de la eliminación de la contabilidad presupuestaria se basa en parte en una suposición similar: la presentación de un presupuesto y el reconocimiento de los compromisos y otras partidas futuras son demasiado complicados de descifrar para que el mítico usuario los descifre. Pero las encuestas a los usuarios de los estados financieros indican que quieren más información sobre eventos presupuestados.16 Los analistas de seguridad están buscando más datos prospectivos en los informes anuales corporativos, incluidos datos sobre los gastos de capital, los planes de construcción y la financiación futura.

Las empresas sin fines de lucro tienen una necesidad más básica de este tipo de información presupuestaria. Los beneficios son una medida inapropiada para estas organizaciones. Existiendo para beneficiar a la sociedad en su conjunto o a grupos particulares de la misma (estudiantes, enfermos, necesitados), son por definición no con fines de lucro. La medida adecuada de su desempeño es el nivel de beneficios obtenidos, no los ingresos. Pero la capacidad de medir ese nivel es obviamente bastante limitada. Aunque es evidente que nuestra sociedad se beneficia de la educación de nuestros hijos, es imposible poner un valor objetivo a esa educación. Por lo tanto, esas prestaciones no están incluidas en los estados contables de las organizaciones sin fines de lucro.

Los ingresos y gastos detallados en los estados financieros son medidas de rendimiento incompletas. Por ejemplo, el gran saldo negativo de los fondos en el balance consolidado del Gobierno de los EE. UU. representa, en parte, una inversión en futuras prestaciones sociales. Las inversiones realizadas para lograr estas prestaciones deben contabilizarse como activos y contabilizarse como gastos a medida que se manifiesten las prestaciones. Pero debido a nuestra incapacidad para medir las prestaciones, el gobierno gasta las inversiones y no incluye ningún activo correspondiente en el balance.

Los estados financieros resultantes deben interpretarse de forma diferente a los estados corporativos. Un déficit en una empresa sin fines de lucro puede significar que ha invertido en actividades que benefician a las generaciones futuras. La organización sin fines de lucro trata de hacer una contrapartida; la generación que recibe las prestaciones también las paga con futuros pagos de impuestos. El déficit no es necesariamente una señal de fracaso o motivo de preocupación, como lo es en un negocio.

Por lo tanto, para las organizaciones sin fines de lucro, los informes corporativos tradicionales casi no tienen sentido. Entonces, ¿cómo se debe medir su desempeño? Comparando el desempeño real con el previsto o presupuestado. En el caso de las organizaciones sin fines de lucro privadas, el formato de presentación de informes está estructurado para proporcionar información sobre la medición del desempeño que muestre hasta qué punto la dirección cumplió con los deseos de la junta. En el caso de las organizaciones gubernamentales, el formato mide el desempeño en la ejecución del mandato presupuestario de los funcionarios designados y electos que representan al público. Los fondos representan restricciones externas al uso de los recursos, mientras que el presupuesto representa restricciones exigidas por la legislación a la distribución del dinero.

¿Ampliarse a la contabilidad empresarial?

Hay motivos fundados para creer que el lector de una declaración financiera corporativa podría beneficiarse de tener acceso al mismo tipo de información. De hecho, algunos aspectos de la contabilidad de fondos ya aparecen en la contabilidad empresarial; la Declaración 14 de la FASB, sobre la presentación de informes para los segmentos de una empresa comercial, es un ejemplo. Del mismo modo que se deben informar los segmentos de fondos restringidos y no restringidos para poder evaluar la gestión de estos fondos, los segmentos de una empresa deben identificarse con respecto al rendimiento y los activos.

Además, la distinción entre recursos corrientes y fijos ya está hecha en la mayoría de los balances.17 Pero las distinciones solo se hacen en una declaración financiera. Si se hiciera una adaptación a gran escala de la contabilidad de fondos, los informes de las líneas de negocio se utilizarían para todos estados, no solo para el estado de resultados y los activos del balance, y la distinción entre capital corriente y fijo se mantendría en la declaración de operaciones y en el balance. Además, la información sobre las transferencias entre fondos y los préstamos de capital revelaría mucho sobre la estrategia de la dirección, especialmente en el caso de las empresas intensivas en capital con activos fijos obsoletos, donde es esencial tener conocimientos sobre la sustitución del capital y los planes de financiación.

La contabilidad de compromisos, en la que todos los compromisos y pasivos actuales se controlan con regularidad, podría ser un modo útil de informar para las empresas que se encuentran en una situación difícil, como en una reorganización por quiebra. La contabilidad de compromisos pasa la divulgación de las notas a pie de página al cuerpo de los estados. La mayor exposición puede generar presión para obtener informes más precisos y una mejor gestión de estos compromisos.

En 1979, por ejemplo, Chrysler Corporation anunció que necesitaba miles de millones de dólares para ampliar y reemplazar la planta y afirmó que no podía financiar las inversiones sin la ayuda del gobierno. Pero el informe anual de 1978 de Chrysler no daba ninguna indicación de los compromisos (gravámenes) para la expansión de la planta, las incorporaciones de activos fijos presupuestadas para completar la reestructuración ni la cantidad de fondos generados internamente que podrían estar disponibles para financiar estas incorporaciones. Esta información habría ayudado a los accionistas y analistas a comprender la magnitud de la necesidad de financiación externa de Chrysler y a estimar el impacto financiero de la caída de sus beneficios en el flujo de caja, los dividendos y el coste y la viabilidad de pedir fondos en préstamo.

La contabilidad presupuestaria puede ser útil para cualquier empresa porque proporciona una articulación clara de los planes de la dirección y un informe sobre su desempeño en la ejecución de los planes. La norma de «puerto seguro» adoptada recientemente por la SEC, que anima a las empresas a publicar previsiones de beneficios, demuestra que acepta el valor de esos datos. Estas previsiones no podrían hacerse sin los sistemas presupuestarios.

Mejora de los procedimientos

Al instar a la adopción universal de ciertas prácticas contables sin fines de lucro, no queremos elogiar el estado del arte en su conjunto; tanto en la teoría como en la práctica, deja mucho que desear. Hay poca teoría detrás de la contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro, especialmente de las organizaciones gubernamentales. La nomenclatura es peculiar e incoherente, y quedan por resolver algunas cuestiones fundamentales, como el reconocimiento de la depreciación, la valoración de los obsequios en especie (como obras de arte y libros) y la estandarización de la presentación de informes por parte de los municipios.

El practicar de la contabilidad en las empresas no comerciales es aún menos admirable. Por ejemplo, una encuesta reciente reveló que de un grupo de 100 ciudades estudiadas, 70% tenía opiniones con reservas sobre al menos algunos fondos debido al incumplimiento de los principios de contabilidad generalmente aceptados o a una divulgación inadecuada, o ambas cosas.18 Estos resultados son mucho mejores que los obtenidos en una encuesta de 1975; encontró que 93,8% de los municipios ni siquiera fueron auditados.19

Aún queda un margen de mejora considerable. Muchos hospitales, organizaciones de voluntarios e instituciones educativas necesitan mejores sistemas de información para generar datos contables de una forma que les permita mejorar el control de las cuentas por cobrar y los costes de los programas y coordinar estos datos con los datos no contables.

Además, sus estados financieros deberían ser más accesibles para los usuarios y posibles usuarios a fin de promover el tipo de responsabilidad que las empresas tienen ante sus accionistas. Como las organizaciones sin fines de lucro están exentas de impuestos, cualquier contribuyente debería tener derecho a examinar sus estados financieros y comparar su desempeño financiero con sus objetivos y logros.

Complejidad intencionada

La contabilidad de fondos se desarrolló para presentar de manera justa las transacciones financieras exclusivas de las organizaciones sin fines de lucro. El problema de la complejidad de sus estados contables no debería resolverse simplificando sino educando mejor a los usuarios sobre el significado y el propósito de los componentes de una declaración contable del fondo y aumentando el acceso a estos estados.

Las debilidades de la contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro se abordarían de manera más fructífera resolviendo los problemas de nomenclatura y calidad de la información contable que convirtiendo la contabilidad de los fondos a normas más simples (pero cada vez más complejas) con fines de lucro.

Hacia la responsabilidad gubernamental

La próxima década verá una mejora sustancial en la contabilidad gubernamental y en la contabilidad de

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Por último, la contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro ofrece numerosos datos sobre la gestión y la planificación financieras que no están disponibles fácilmente en la contabilidad empresarial:

• La contabilidad de los devengos y los gravámenes es útil para hacer un seguimiento de la disponibilidad de recursos para fines específicos.

• La contabilidad de los eventos presupuestados frente a los reales ofrece una medida útil de lo bien que la dirección ha llevado a cabo sus planes.

• La segregación de los saldos de los fondos en componentes obligatorios y discrecionales indica el énfasis puesto en varios objetivos organizativos y en la movilidad financiera futura frente a la actual.

• La separación de las transacciones de capital y de operación, junto con la divulgación de los fondos disponibles o necesarios para la incorporación o sustitución de la planta y el importe de los activos líquidos disponibles para este fin, permite comparar los recursos disponibles designados para las incorporaciones de capital con la demanda esperada de dichos recursos.

La necesidad de este tipo de información se ha examinado sin cesar en la contabilidad empresarial. La contabilidad de fondos es un buen ejemplo de cómo se puede satisfacer esta necesidad.

Referencias

1. Véase John C. Perham, «Las juntas de organizaciones sin fines de lucro están siendo atacadas», Dun’s Review, Octubre de 1979, pág. 108.

2. Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Certificados (AICPA), Comisión de Contabilidad y Auditoría de Colegios y Universidades, Auditorías de colegios y universidades (Nueva York: AICPA, 1973), pág. 7. Además de esta guía de auditoría, la AICPA ha publicado publicaciones similares para otras empresas sin fines de lucro. Están Principios de contabilidad y prácticas de presentación de informes para otras organizaciones sin fines de lucro (publicado en 1978); Guía de auditoría industrial de la AICPA sobre las auditorías de las unidades de gobierno estatales y locales (1975); Guía de auditoría hospitalaria (1972); y Auditorías de organizaciones voluntarias de salud y bienestar (1974).

3. Véase, por ejemplo, Sidney Davidson, David O. Green, Walter Hellerstein, Albert Mandansky y Roman L. Weil, Informes financieros de las unidades de gobierno estatales y locales (Chicago: Center for Management of Public and Nonprofit Enterprises of the Graduate School of Business de la Universidad de Chicago, 1977), pág. 2; Coopers & Lybrand y la Universidad de Michigan, Prácticas de divulgación financiera de las ciudades estadounidenses (Nueva York: Coopers & Lybrand, 1976); Price Waterhouse & Co. , Documento de posición sobre la presentación de informes en colegios y universidades (Nueva York: Price Waterhouse & Co., 1975).

4. Asociación Estadounidense de Contabilidad, «Informe del Comité de Organizaciones sin fines de lucro de la AAA 1966-70», suplemento de Revisión contable (1971), pág. 81.

5. Tesoro de los Estados Unidos, Estados financieros consolidados (Washington, D.C.: Imprenta del Gobierno, 1976, 1977).

6. Robert N. Anthony, La contabilidad financiera en las organizaciones no empresariales: un estudio exploratorio de cuestiones conceptuales (Stamford, Connecticut: Consejo de Normas de Contabilidad Financiera, 1978).

7. Véase, por ejemplo, la Asociación Nacional de Funcionarios de Negocios de Colegios y Universidades (NACUBO), Respuesta a Price Waterhouse & Co. Documento de posición sobre la presentación de informes en colegios y universidades (Washington, D.C.: NACUBO, informes especiales 76-1, marzo de 1976).

8. Consulte, por ejemplo, el documento de posición de Price Waterhouse & Co., de 1975.

9. Malvern J. Gross, «Cómo hacer que sus informes financieros sean fáciles de entender», Gestión de asociaciones, Septiembre de 1973, pág. 65.

10. Véase Arie Y. Lewin y James H. Scheiner, Exigir informes de rendimiento municipales: un análisis basado en las necesidades de los usuarios (Durham, Carolina del Norte: Escuela de Posgrado en Administración de Empresas de la Universidad de Duke, mayo de 1977); y K. Fred Skousen, Jay M. Smith y Leon W. Woodfield, Necesidades de los usuarios: un estudio empírico sobre los informes financieros de los colegios y universidades (Washington, D.C.: NACUBO, 1975).

11. Consulte Vincent C. Brenner, «¿Se leen los informes anuales?» Contador público nacional, Noviembre de 1971, pág. 16.

12. Véase, por ejemplo, Lawrence Revine, «Expansión de datos y estructura conceptual», Revisión contable, Octubre de 1970, p. 704; y Henry Miller, «Environmental Complejity and Financial Reports», Revisión contable, Enero de 1972, pág. 31.

13. Consulte Harold M. Schroeder, Michael J. Driver y Siegfried Streufert, Procesos de información humana (Nueva York: Holt, Rinehart & Winston, 1967).

14. James M. Patton, «Una investigación experimental sobre algunos efectos de la consolidación de los informes financieros municipales», Revisión contable, Abril de 1978, pág. 402.

15. El Consejo de Gobiernos Estatales, «Encuesta de usuarios de los gobiernos estatales y locales» (Lexington, Kentucky: estudio inédito, 1970); Touche Ross & Co. y el First National Bank of Boston, Estrés fiscal urbano: análisis comparativo de 66 ciudades estadounidenses (Nueva York: Touche Ross & Co., 1979).

16. John H. Engstrom, «Opiniones de los usuarios sobre la información presupuestaria» (Atenas, Georgia; Escuela de Contabilidad de la Universidad de Georgia, encuesta inédita, 1977).

17. Esta afirmación también la hizo William J. Vatter, La teoría de la contabilidad de los fondos y sus implicaciones en los informes financieros (Chicago: University of Chicago Press, 1947), pág. 60.

18. Ernst & Whinney, Cómo pueden las ciudades mejorar sus informes financieros (Cleveland: Ernst & Whinney, 1979).

19. John E. Peterson, Robert W. Doty, Ronald W. Forbes y Donald D. Bourque, «En busca de normas: divulgación en el mercado de valores municipal», Duke Law Journal, vol. 6, 1976, pág. 1188.