Un mejor enfoque de la edición en grupo

Si su trabajo consiste en escribir, editar, revisar o aprobar documentos, probablemente esté muy familiarizado con el difícil proceso de edición grupal, cuando un comité grande intenta editar una sola comunicación simultáneamente. Actuando con las más nobles intenciones, los participantes en una edición grupal (escritores, editores, directores de proyectos, expertos en la materia y ejecutivos) utilizan tradicionalmente la herramienta «Seguimiento de los cambios» de Microsoft Word, y suelen producir un documento tan ensangrentado de tachados, críticas y nuevos textos que no solo es irreconocible del borrador original, sino que es prácticamente ilegible.

Como le gusta decir a uno de mis colegas amantes de los gatos: «Todo el mundo tiene que orinar en él».

Track Changes y programas similares de edición grupal han revolucionado el proceso de edición y debemos estar agradecidos por esos avances. Pero estos programas no comienzan a abordar el lado oscuro de las ediciones grupales: rondas y rondas de desacuerdos, niveles de experiencia y autoridad que compiten y una excesiva crispación que deja a los directores de proyectos dispuestos a aprobar cualquier cosa, siempre y cuando se consiga que el documento deje de revisarse.

Con tantas partes interesadas en el criadero, ¿qué puede hacer un director de proyecto para evitar que una crítica editorial masiva degenere en un atolladero de ineficiencia y frustración? Consulte mis 13 sugerencias a continuación para que las ediciones grupales sean más eficientes y productivas, sin mencionar que son menos espantosas.

Haga que todos estén en la misma página

La confusión y las ineficiencias son inevitables durante el proceso de revisión, a menos que todos los editores entiendan el objetivo de la comunicación. Hable con quien haya concebido la idea y anote su punto de vista. No solo su tema, sino su punto — lo que esa persona defiende, propone o defiende. Una vez que quede claro ese punto, compártalo con todos los participantes en la reseña para que conozcan y apoyen el objetivo editorial con sus ediciones.

Si el tema es detallado o especializado, consulte pronto con un experto en la materia sobre el punto y el enfoque generales del documento antes de pedirle que revise un manuscrito completo. Este enfoque preventivo puede ahorrarle muchos problemas en el futuro si alguien no está de acuerdo con los principios, no solo con los párrafos.

Limitar los participantes

La simplificación de una revisión editorial comienza por limitar el número de personas que trabajan directamente en el documento, ya que los grupos más pequeños actúan de manera más eficaz que los más grandes. Demasiadas voces también pueden ralentizar o detener un proyecto, incluso cuando están de acuerdo.

Intente elegir a los participantes de la reseña pensando en la eficiencia y recuerde que una revisión eficaz consiste en editar, no en hacer una lluvia de ideas, lo que significa centrarse en las correcciones, no en las reacciones. En una lluvia de ideas, dos cabezas son mejores que una. Pero en un proceso de revisión de documentos, cuantas menos cabezas, mejor.

Dedique el tiempo suficiente a la revisión

Pocas cosas en un proceso de revisión generan más frustración que la prisa, así que asegúrese de dar a sus revisores y aprobadores tiempo suficiente para hacer su trabajo. Mi sugerencia: tres días hábiles para revisar o corregir menos de una página y cinco días hábiles para una revisión más exhaustiva. Puede que se necesite incluso más tiempo si es necesario extraer, actualizar o conciliar datos duros.

Si las circunstancias impiden fijar un plazo razonable, comparta esas circunstancias con su equipo de revisión para que sepan por qué se les ha fijado un plazo reducido.

Una colega me aconsejó acertadamente que le avisara cuando pudiera venir una tarea de revisión, incluso si el borrador no estuviera listo en ese momento, lo que le permitiría reservar esa hora de revisión con antelación.

Por último, establezca sus plazos lo más específicos posible, es decir, hora y día. «A principios de la semana que viene» puede significar «antes del lunes COB» para algunos y «antes del miércoles por la mañana» para otros. Y utilice la frase» por [fecha]» no» en [fecha]» para dejar claro que lo recibirá con gusto antes.

Aclarar las funciones

Los participantes de la edición grupal se dividen principalmente en una de las cuatro categorías, que ayudan a determinar quién hace qué y en qué momento del proceso:

El p Director de proyectos tiene la responsabilidad total del proyecto, ya que sugiere compromisos y elabora borradores limpios cuando se aprueban los cambios para mantener el proceso en marcha.

El w escritor se especializa en el uso del lenguaje de manera correcta y estratégica para atraer a la audiencia y supervisa la estructura, el tono, la redacción y la voz del documento. Puede que otros participantes también sean escritores competentes, pero es importante ver la habilidad de escritura como una habilidad distinta, como el diseño gráfico y la visualización de datos, para aprovechar el talento del escritor de manera eficaz.

Revisores son expertos en la materia que revisan el documento para comprobar la precisión de la información. Puede que representen a otros equipos con intereses en el proyecto, en cuyo caso deberían actuar como embajadores en esos equipos para evitar tener varios revisores con la misma experiencia en la materia.

Aprobadores son ejecutivos autorizados a dar su aprobación debido a sus funciones en la organización y porque su nombre puede estar en la firma. Harán las modificaciones finales para garantizar la precisión y el tono y, en última instancia, su aprobación, por lo que su función debería ser la última del proceso. Intente no mezclar revisores y aprobadores; son etapas distintas y los aprobadores suelen tener la autoridad de anular a los revisores.

La gente no conoce sus funciones en el proceso muy a menudo, así que le toca al director del proyecto dejarlo claro con líneas como «Por favor, REVISE esto para mayor precisión» o «Para su APROBACIÓN, consulte el documento adjunto».

Comience con un borrador de referencia limpio

El equipo de revisión inicial también debería ser el más pequeño: un buen escritor y un experto en la materia para garantizar que el documento refleje una base de precisión y buena redacción. Empezar sin una base de buena redacción e información precisa puede introducir defectos mortales desde el principio que serán difíciles y difíciles de corregir más adelante.

Mediante el debate, la edición y el compromiso, este grupo pequeño debería crear una versión limpia (sin seguimiento de los cambios) que se pasaría a los revisores. Una versión limpia del documento —lo que a veces llamo «versión Visine» porque «se queda en rojo» — siempre es más fácil de leer y editar que una versión repleta de tachados en rojo.

Trate de mantener a los críticos en sus carriles

A menudo, los revisores se ven a sí mismos como correctores generales además de expertos en la materia. Por supuesto, siga sus sugerencias relacionadas con la precisión del tema, pero tenga en cuenta que el escritor y el aprobador final toman todas las decisiones finales en relación con las palabras, el estilo, la voz y la estructura editorial.

Para mantener a los revisores en sus filas en la medida de lo posible, intente mostrarles solo las secciones relacionadas con la revisión de los expertos, no todo el documento. Si, por alguna razón, necesitan volver a revisar el material, siga mostrándoles solo las secciones relevantes que contienen ese contenido.

Comités de formularios

Un tren de reseñas grupales se detiene cuando «todo el mundo lo revisa todo», así que siga intentando crear comités más pequeños para trabajar en secciones específicas o para proporcionar ediciones principales que serán revisadas más adelante por otros miembros de la cadena alimentaria. Los comités se pueden agrupar por experiencia en la materia o por jerarquía; por ejemplo, el primer grupo son directores y el segundo grupo son vicepresidentes. Vale la pena repetirlo: cuanto más pequeño sea el grupo de revisión, más eficiente será su funcionamiento.

En mi lugar de trabajo, una alta ejecutiva invitada a una edición grupal suele decir a su equipo: «Por favor, trabajen en esto y compartan conmigo solo el borrador final». Este enfoque de procesos es una forma eficaz de evitar la microgestión y los comentarios excesivos, así que no dude en sugerirle ese proceso si su comité incluye tanto a altos ejecutivos como a directivos de nivel medio.

Deje que el director del proyecto arbitre las disputas

Lo ideal es que los participantes en la revisión no negocien —y mucho menos discutan— entre sí. El trabajo del director de proyectos es detectar los problemas y recomendar sugerencias y compromisos para abordarlos. A menudo, le digo a un grupo pequeño de revisores: «No dude en enviarme sus modificaciones por separado y las conciliaré en un borrador limpio».

Si bien es posible que haya mucha conversación en los comentarios, el director del proyecto tiene la responsabilidad final de abordar los conflictos, comunicar las soluciones a las partes interesadas pertinentes y compartir versiones actualizadas y limpias.

Comparta versiones limpias cuando pueda

Es más fácil leer y revisar un documento cuando no lo ocultan lo que parecen mil ediciones, así que trate de crear versiones nuevas y limpias tan a menudo como pueda para que el proceso avance en la dirección correcta.

En lugar de utilizar siempre el seguimiento de cambios para indicar las modificaciones, considere la posibilidad de resaltar los cambios en amarillo o mencionarlos en los comentarios. De esta manera, el texto sigue siendo relativamente limpio y legible. Y si un crítico quiere ver una edición anterior, es bastante fácil sacarla de una versión anterior.

Sepa que también puede «resolver» los comentarios (lo que solo los atenúa) si cree que los comentarios pueden proporcionar información útil al próximo revisor o aprobador, pero aun así quiere indicar que se ha solucionado el problema.

Recuerde: los documentos limpios avanzan; los documentos con líneas rojas permanecen en su sitio.

Quienquiera que sea el aprobador final (normalmente la persona de la firma), esa persona tiene derecho a una versión impecable para su revisión. Por lo tanto, elimine todos los indicios de las batallas y los compromisos que produjeron esa versión impecable cuando se la presente al aprobador final.

Mantener el control de versiones

Si puede, intente compartir siempre los documentos tal como están en sus sistemas de archivo basados en la nube, como Apple iCloud, Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox o Box. El envío de enlaces a archivos basados en la nube mantendrá el control de las versiones, facilitará el acceso a las versiones anteriores y le permitirá realizar cambios y ajustes a medida que vayan apareciendo o a medida que los vea sin tener que enviar nuevos borradores constantemente.

Si no tiene un sistema de almacenamiento y uso compartido de archivos basado en la nube (e incluso si lo tiene), cree nombres de documentos que indiquen la información clave (especialmente un sello de fecha) que se pueda actualizar fácilmente. Ejemplo: «HRPolicy_JSedit_7_4_21_3pm»

Participe en una escucha productiva

A medida que lleguen las ediciones, emplee tácticas de escucha activa para evitar errores de comunicación. Esto incluye tomar notas detalladas y reflejar las sugerencias a los revisores («He dejado claro su comentario, quiere ver más ejemplos de X, ¿verdad?») y, en general, responder más («Esto es lo que puedo hacer») que reaccionar («No hay manera de que eso funcione»).

También ayuda a mostrar aprecio con frecuencia por las contribuciones de todos, lo que refuerza la dinámica positiva del respeto mutuo, la colaboración y los objetivos compartidos y, a menudo, puede engrasar las ruedas tanto del compromiso como del progreso.

Explique el por qué

Como director del proyecto, su trabajo no consiste en cumplir los mandatos sino en crear un consenso, y no puede crear un consenso con éxito si los demás participantes no entienden su punto de vista. Utilice sus correos electrónicos y los «comentarios» de Track Changes para explicar los motivos de los cambios y los compromisos y animar a los demás a hacer lo mismo.

Si la gente entiende por qué está proponiendo una solución, puede acelerar la aceptación o provocar otras formas de abordar el problema.

Indique sus intenciones en cada versión

En sus comunicaciones con el equipo de revisión, indique siempre su intención, especialmente en las últimas fases del proyecto. Este enfoque reducirá la confusión y el trabajo innecesario. Por ejemplo, me gusta escribir «Para revisión» en el asunto de un correo electrónico para indicar que voy a solicitar una reseña. Pero si solo proporciono una versión como cortesía, escribiré «Para su información» en el asunto o «Para sus archivos…» en el cuerpo del correo electrónico.

La transparencia en las comunicaciones también mejora la eficiencia de los procesos. Es apropiado que un director de proyecto escriba: «Esto ha pasado por varias rondas de revisión, así que solo exponga los problemas urgentes» o «Dado que la fecha límite es el jueves, necesito su revisión final hoy». Incluso he visto a los críticos escribir con ayuda: «Estas son mis sugerencias, pero le ruego que las acepte», para indicar que sus sugerencias son preferencias, no correcciones urgentes.

¿Esta transparencia detendrá a alguien empeñado en ser quisquilloso? No. Pero la mayoría de los participantes entenderán que es la «última llamada» para hacer modificaciones, en espera de cualquier problema urgente.

Simplificar un proceso complicado no solo eleva la calidad del trabajo, sino también la moral y el entusiasmo del equipo. Por el contrario, cuanto más rojo, más miedo, así que siga hablando con sus colegas y supervisores sobre las formas de hacer que sus procesos de revisión sean más eficientes y productivos.

Y si consigue crear un proceso mejor, otros miembros de su organización querrán saberlo, así que, por favor, haga un seguimiento de sus cambios.