5 maneras de avanzar realmente en esa tarea que ha estado evitando

Todos los profesionales de vez en cuando se demoran en ciertos proyectos. Es fácil posponer las tareas tediosas, como la presentación de informes de gastos, o las que son agotadoras desde el punto de vista emocional, como hacer una evaluación negativa del desempeño de los empleados. De hecho, la investigación ha demostrado que la procrastinación —más que ser un defecto moral o una señal de pereza— es en realidad una estrategia subconsciente para evitar las emociones negativas.

Una de las razones más comunes por las que postergamos las cosas es porque ciertos proyectos pueden parecer ambiguos o amorfos. Nos sentimos abrumados porque simplemente no estamos seguros de qué hacer o por dónde empezar, lo que lleva a « parálisis de tareas.» Como explico en mi libro El juego a largo plazo, eso puede hacer fracasar nuestros esfuerzos por avanzar en las metas a largo plazo, incluso cuando ocupamos nuestro tiempo con lo que reconocemos como asuntos comparativamente triviales. Si ignora repetidamente un concepto (line item) en concreto de su lista de tareas pendientes, incluso cuando puede ser fundamental para su éxito futuro, aquí tiene cinco cosas que puede hacer.

Tenga clara la visión.

Especialmente si un gerente o un colega le ha entregado un proyecto en particular ( «escriba esta propuesta de beca» o «investigue esta oportunidad»), puede que no esté claro qué es lo que realmente busca. ¿Quieren un análisis detallado de 20 páginas o un resumen de una página? ¿Un análisis que pueda presentar a la junta o su opinión rápida? En medio de nuestra «respuesta congelada», puede que ni siquiera nos demos cuenta de que no tenemos claro el alcance, así que es importante volver a los primeros principios. ¿Qué es exactamente lo que se le pide que haga? ¿Cuál es la producción deseada y cuánto tiempo estima que tardará? Aclarar la intención a menudo puede ayudarnos a despegarnos.

Identifique medidas concretas.

Incluso cuando tiene clara la visión, o si persigue la suya propia, puede que no sea evidente cómo llegar al destino deseado. Especialmente si está abordando algo que nunca ha hecho antes (como lanzar un nuevo producto), puede que tenga una lista de tareas repleta de posibles actividades, pero no esté seguro de cuáles son las más importantes o en qué orden realizarlas. (¿Dirigir grupos focales? ¿Desarrollar un prototipo? ¿Crear un plan de marketing? ¿Probar una estrategia de precios?)

En esas situaciones, es útil hablar con colegas que han hecho algo similar en el pasado. Si esa no es una opción, podría considerar contratar a un consultor con los conocimientos pertinentes o estudiar detenidamente y aplicar ingeniería inversa a lo que otros en su campo han hecho en el pasado. No tiene que reflejar sus movimientos con exactitud (puede que sus innovaciones mejoren con respecto a la norma), pero conocer las mejores (y las peores) prácticas del pasado puede ayudarlo a desarrollar un plan inicial y a tomar decisiones conscientes sobre las cosas en las que le gustaría desviarse.

Tomar (pequeñas) medidas.

Los proyectos ambiguos —porque no están claros— suelen parecer enormes, por lo que tiene sentido que a menudo se vean empujados al final de la línea. Pero como ha señalado el profesor de Stanford BJ Fogg, incluso una pequeña acción crea un impulso positivo que facilita completar toda la tarea (del mismo modo que usar hilo dental hace que se dé cuenta de que no se trata de mucho más esfuerzo usar hilo dental en toda la boca, escribir un párrafo de un informe de progreso puede ayudarlo a terminarlo). Identificar una tarea que puede realizar, aunque no sea la más estratégica (como enviar un correo electrónico o arreglar el diseño de una presentación), puede generar disrupción en su inercia y hacer que le resulte más fácil volver a la tarea en el futuro.

Cree funciones de forzamiento.

Si ha estado postergando las cosas, probablemente esté claro que la fuerza de voluntad por sí sola no bastará para motivarlo ( « Definitivamente haré que suceda este jueves»). En cambio, incorporado « forzar funciones » para garantizar su cumplimiento. Así como contratar a un entrenador personal casi garantiza un mejor cumplimiento del ejercicio (ya ha pagado la sesión y sería grosero ponerlos de pie en el gimnasio), puede establecer mecanismos de rendición de cuentas para usted, como programar una visita semanal con su gerente o un colega de confianza.

Puede incluso elegir prácticamente «cowork» con otros para rendir cuentas por su progreso en un día determinado; los participantes anuncian en qué van a trabajar al principio de la sesión e informan al final. También puede crear sus propias «reglas» para seguir adelante. En el pasado, cuando cumplía con la fecha límite, de vez en cuando me escondía en un café (así que tener hambre o sed no era excusa) y no me permitía salir hasta que hubiera terminado.

Limite las distracciones que compiten.

Como humanos, nuestras mentes están programadas para busque éxitos de dopamina, incluida la «emoción» de leer y responder a los mensajes que llegan a nuestra bandeja de entrada y hojear las nuevas publicaciones en las redes sociales. Nadie cree que esto sea realmente productivo, pero es tremendamente difícil para la mayoría de nosotros resistirnos. Incluso si ha tomado las medidas anteriores para facilitar su trabajo en un proyecto determinado, es fácil dejarse llevar, por lo que es importante limitar de forma proactiva las distracciones a las que se enfrenta. De lo contrario, siempre tendrá la tentación de elegir el golpe rápido de tachar una tarea menor (pedir su sándwich para la reunión de almuerzo o comprobar el número de solicitudes de conexión a LinkedIn que ha recibido), en lugar de dedicarse a tareas más desordenadas (y amorfas) que tienen sentido.

Experimente para ver qué le funciona; puede intentar guardar su teléfono en otra habitación, utilizar un software para limitar el acceso a ciertos sitios web o incluso utilizar un ordenador que no esté conectado a Internet para avanzar en sus proyectos de escritura en profundidad.

Procrastinar está en la naturaleza humana, pero lo que está en juego varía mucho. Si bien no es óptimo dejar que su bandeja de entrada se agrave o retrase la cumplimentación de ciertos formularios administrativos, puede resultar devastador para sus objetivos futuros si pospone continuamente las cosas en proyectos que son importante pero no urgente. Siguiendo estas estrategias para superar la procrastinación en tareas ambiguas pero esenciales, puede convertirse en un mejor pensador a largo plazo — y hacedor.