5 consejos para escribir correos electrónicos profesionales

¿Cuánto tiempo dedica a escribir, responder y cuestionar correos electrónicos?

Investigar muestra que los trabajadores estadounidenses dedican una media de dos a tres horas al día a revisar el correo electrónico del trabajo y dos horas más a los correos personales. En otros países, tipo India y Australia, la tendencia es similar. Con el creciente auge de los lugares de trabajo remotos e híbridos, esta frecuencia —junto con el cansancio del correo electrónico, el agotamiento y la insatisfacción laboral— están creciendo. ¿Qué puede hacer para recuperar algunas de esas horas?

Si quiere pasar menos tiempo preocupándose antes de pulsar «enviar», tiene que mejorar en la elaboración de un buen mensaje. De hecho, cultivar esta habilidad hará más que ahorrarle tiempo. Mejorará su reputación como miembro de equipo reflexivo y lo ayudará a articular sus ideas con claridad, a aumentar su influencia, a evitar idas y venidas innecesarias y, de hecho, a hacer las cosas.

Estas son algunas directrices básicas que mantendrán sus correos electrónicos claros, concisos y productivos.

Paso 1: Identifique lo que quiere que transmita su correo electrónico.

Antes de elaborar su mensaje, pregúntese: ¿Qué resultado espero que dé este correo electrónico? ¿Qué quiero que haga el destinatario?

Por ejemplo, ¿busca una actualización del estado de un proyecto? ¿Está intentando conseguir una hora para una reunión individual con un miembro del equipo? ¿Espera que los destinatarios participen en su encuesta?

Consejo profesional: Cuando empiece a escribir, piense en sus palabras como la llamada a la acción que quiere que interpreten sus destinatarios. Esta mentalidad le ayudará a elaborar un mensaje con una intención clara.

Paso 2: Modificar la lista de destinatarios.

Antes de poner el bolígrafo sobre el papel (o los dedos en el teclado), seleccione cuidadosamente a quién necesita para interpretar el resultado que ha identificado. Si quiere programar una reunión individual, por ejemplo, el destinatario requerido será obvio. Pero si está buscando una actualización del estado de un proyecto, puede que tenga que ser más cuidadoso a la hora de elaborar su lista de destinatarios.

Pregúntese: ¿Quién tiene la información que quiero obtener? ¿Podrá un miembro del equipo compartirlo conmigo, como un director de equipo o un director de proyecto? ¿O tengo que incluir a varios miembros del equipo? Si es así, ¿a quién es absolutamente necesario incluir? ¿Quién no lo es?

Si quiere incluir a alguien solo como persona para su información o CC para mantenerla al tanto, escriba una breve nota en la cadena de correo electrónico cuando añada nuevos destinatarios, para que todos tengan contexto. Sin embargo, en general, evite enviar un mensaje a todo un equipo de personas si solo necesita hablar con una o dos. Del mismo modo, no haga CC a su jefe en todos los correos electrónicos que no requieran su supervisión.

Saber para quién es el correo electrónico le ayudará a crear un mensaje más personalizado.

Consejo profesional: Al responder a los correos electrónicos, establezca por defecto «Responder» en lugar de «Responder a todos» para no inundar innecesariamente las bandejas de entrada de la gente.

Paso 3: Personalice su línea de asunto.

En la era del desplazamiento infinito, la mayoría de nosotros escaneamos rápidamente el texto de nuestras bandejas de entrada y priorizamos los mensajes a los que parece fundamental responder. Necesita un asunto destacado para que su correo electrónico se dé cuenta. Una línea de asunto clara también puede servir como «estrella polar» y ayudarlo a mantenerse al día a la hora de elaborar el cuerpo del mensaje.

¿Cómo se escribe?

Revise el resultado que identificó en el paso 1 y utilice un verbo o una frase para indicar la acción que quiere que tome el destinatario. Esto les dará una vista previa de sus intenciones antes de que abran el correo electrónico. Utilice precursores como «Decisión:», «Acción requerida», «Comentarios» o «Para su información», según el contexto del mensaje.

Estos son algunos ejemplos de líneas de asunto fuertes y débiles que puede emular y ajustar para su propio mensaje:

Ejemplo 1: Quiere que su jefe tome una decisión sobre su propuesta.

• Débil: Nueva estrategia de marketing
• Fuerte: Decisión requerida: nueva estrategia de marketing

Ejemplo 2: Necesita la acción de un miembro del equipo para cumplir con la fecha límite del proyecto.

• Débil: Actualización sobre el proyecto
• Fuerte: Acción requerida: la información del proyecto se requiere antes de las 13:00 del martes (16 de agosto)

  Ejemplo 3: Quiere que un colega le dé su opinión.

• Débil: Nota conceptual
• Fuerte: Comentarios: Nota conceptual

Paso 4: Cree su mensaje.

Para mantener la atención del lector, su mensaje debe ser tan claro como su asunto. Para ello, que el mensaje sea breve y conciso. Si bien la longitud exacta de su correo electrónico dependerá de su llamada a la acción y del contexto que necesite para explicarlo, su objetivo es estructurar la información de manera que el lector la comprenda fácilmente.

Comience con la acción que quiere que tomen, continúe con el contexto por el que necesita esa acción y termine haciéndoles saber que está disponible para hacer preguntas. Los elementos visuales como las viñetas, el texto en negrita, la cursiva y los párrafos más cortos (de dos a tres frases) pueden facilitar la lectura rápida y la digestión del mensaje.

Ejemplo 1: Débil

Querida Pam:

Quería señalar a su atención una serie de problemas que tenemos con nuestro sistema de gestión de contenido. Están creando una serie de problemas para la gente de mi equipo.

Muchos de nosotros tenemos problemas para iniciar sesión en el sistema. Tras introducir nuestras credenciales en la ventana de inicio de sesión, tardamos mucho en acceder y la pantalla se nos bloquea o se queda en blanco de forma constante. Un miembro del personal me ha dicho que ha tardado 15 minutos en iniciar sesión y otro ha mencionado que tardó casi 20 minutos en iniciar sesión.

Además, cuando el personal inicia sesión, no podemos acceder a la opción «crear borrador». Al hacer clic en eso, pasamos a «archivar» publicaciones y no sabemos cómo resolverlo. Todo esto está causando mucha frustración entre los miembros del equipo. Así que le recomiendo que nos reunamos e identifiquemos por qué se producen estos problemas y cómo solucionarlos.

Gracias,

Jo

Ejemplo 2: Fuerte

Querida Pam:

Me pongo en contacto para programar una llamada hoy a las 2 de la tarde para hablar sobre algunos de los problemas actuales de software de nuestro sistema de gestión de contenidos que están provocando muchos retrasos a mi equipo.

Hemos identificado dos problemas principales.

1. Problemas de inicio de sesión: Muchos de los miembros de mi equipo han informado de que las pantallas de sus ordenadores se congelan o se quedan en blanco cuando inician sesión en el sitio web. Para otros, se tarda entre 15 y 20 minutos en iniciar sesión.
2. No se puede crear el borrador: Al hacer clic en «crear borrador», nos redirigen a la carpeta de archivos.

Estoy dedicando algo de tiempo a nuestra agenda para hablar en detalle sobre estas preocupaciones. Espero que esté bien.

Dígame si quiere que recopile información adicional antes de nuestra reunión.

Gracias,

Jo

Paso 5: Especificar los plazos.

Con demasiada frecuencia, enviamos correos electrónicos pidiéndoles a las personas que completen una solicitud sin darles un plazo. Esto es un error. Cuando no se lo decimos a la gente cuando necesitamos algo, les pedimos que decidan si la tarea es urgente o no. Para evitar esta confusión, especifique cuándo quiere que el destinatario se ponga en contacto con usted al principio de su correo electrónico. Incluya la fecha de finalización prevista de la tarea, la solicitud o el comentario.

Por ejemplo:

• ¿Podría rellenar esta encuesta antes del viernes 15 de julio a las 15 horas?
• Comparta cualquier comentario que tenga sobre mi informe antes de EOD de mañana. Si necesita más tiempo, hágamelo saber y me adaptaré.
• ¿Podría recopilar los datos que discutimos para una reunión a las 10 de la mañana del lunes 10 de agosto?

Consejo profesional: Si su aplicación de correo electrónico lo permite, establezca un retraso de dos minutos en todos los correos salientes. Esto le da un par de minutos de tiempo libre para retractarse o editar un correo electrónico si lo desea, y puede salvarle la vida si, inevitablemente, accidentalmente pulsa «enviar» en un borrador de correo electrónico o lo envía al destinatario equivocado. Estas son las instrucciones sobre cómo hacerlo para Microsoft Outlook. Si trabaja con Gmail, cambie «Deshacer envío» a 30 segundos.

Aprender estas prácticas de correo electrónico hará que parezca más reflexivo, claro y conciso a la hora de comunicarse con su jefe, sus compañeros y colegas.