5 mitos sobre el trabajo flexible

«La flexibilidad puede ser estupenda en teoría, pero simplemente no nos funciona».

Hemos escuchado literalmente esta declaración cientos de veces a lo largo de los años. No importa del sector del que hablemos, ya sea la tecnología, el gobierno, las finanzas, la sanidad o las pequeñas empresas, lo hemos oído. Siempre hay alguien que trabaja con la premisa de que «no hay manera de que las políticas laborales flexibles puedan funcionar en nuestra organización».

En realidad, las políticas de trabajo flexibles pueden funcionar en cualquier industria. Los últimos doce meses de la pandemia lo han demostrado. De hecho, un reciente libro de Harvard Business School Online estudio mostró que la mayoría de los profesionales han sobresalido en sus trabajos mientras trabajaban desde casa, y el 81% o no quiere volver a la oficina o elegiría un horario híbrido después de la pandemia. Sin embargo, es importante reconocer que la flexibilidad no siempre tiene el mismo aspecto; no cabe duda de que una talla única no sirve para todos.

El mito de las cinco C

Quizás se pregunte: «Si puede contratar a los mejores candidatos, aumentar sus tasas de retención, mejorar sus beneficios y fomentar la innovación mediante la incorporación de una iniciativa relativamente simple y económica, ¿por qué más organizaciones no han desarrollado políticas flexibles?» Será aún más difícil que las organizaciones ignoren esta pregunta después de que hayamos sufrido un caso de prueba tan crítico durante la pandemia de la COVID-19.

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Creemos que el miedo ha creado obstáculos para muchas organizaciones en lo que respecta a la flexibilidad. Las empresas se quedan congeladas por el miedo o se centran por el miedo. Es la concentración lo que puede ayudar a las empresas a cambiar en tiempos difíciles. En los años que llevamos trabajando con las empresas en materia de flexibilidad, hemos escuchado innumerables excusas y mitos sobre por qué no han implementado una política flexible. De hecho, el Alianza de diversidad y flexibilidad ha reducido estos mitos al miedo a perder las 5 C:

1. Pérdida de control
2. Pérdida de cultura
3. Pérdida de colaboración
4. Pérdida de contribución
5. Pérdida de conexión

Abordar los miedos

Mito #1: Pérdida de control

A los ejecutivos les preocupa a menudo abrir la caja de Pandora y sentar un precedente peligroso si permiten que algunos empleados trabajen con flexibilidad. Les preocupa que si dejan que algunos empleados trabajen desde casa, la oficina esté siempre vacía y no haya nadie trabajando. La respuesta a esto es estructura y claridad. Prácticamente podemos garantizar que cualquier organización que diseñe e implemente correctamente su política de flexibilidad no perderá nada.

Para mantener el control y el buen funcionamiento de su organización, es imperativo que establezca estándares y los comunique con claridad. Las organizaciones deberían ofrecer directrices claras sobre los tipos de flexibilidad que se ofrecen (por ejemplo, trabajo remoto, reducción de horas, horarios asincrónicos, trabajo compartido o semanas de trabajo reducidas) y crear un proceso de aprobación centralizado de la flexibilidad a fin de garantizar que el sistema sea equitativo. También es útil tener un sistema de calendario para hacer un seguimiento de cuándo y dónde trabaja cada miembro del equipo. También debe comprometerse a formar a todos sobre estos estándares, desde los que trabajan con un horario flexible hasta los que los supervisan y todos los demás compañeros de trabajo. La educación y la formación ayudarán a su equipo a evitar el «estigma de la flexibilidad», en el que los empleados están en desventaja o se considera que están menos comprometidos debido a su flexibilidad. La formación también puede ayudar a las organizaciones a garantizar el mantenimiento de sistemas y estructuras exitosos que respaldan la flexibilidad.

Mito #2: Pérdida de cultura

Si bien es posible que no vea a todos los empleados todos los días y que no pueda comer con la gente todos los días, la cultura no tiene por qué verse afectada con una iniciativa de trabajo flexible. Sin embargo, es fundamental que los equipos se reúnan en persona o por videoconferencia de forma regular. En el Alianza, recomendamos que las empresas y las firmas definan primero lo que significa la cultura para su organización individual y, después, determinen cómo podrían mantener esta cultura en un entorno híbrido o virtual.

Muchas organizaciones con las que hemos trabajado han informado de que han encontrado formas creativas de mantener la cultura durante los meses de trabajo remoto durante la pandemia. Muchos miembros de la Alianza organizaron funciones sociales como clases de ejercicios virtuales, clases de cocina, happy hours y ejercicios de formación de equipos para mantener la comunidad. Además, es importante aprovechar los días en los que todo el mundo está presente físicamente para entablar relaciones, participar en eventos y pasar tiempo a solas con los colegas.

Mito número 3: Pérdida de colaboración

Mientras los equipos que tienen un horario flexible se comprometan a mantener reuniones periódicas y a mantener una comunicación coherente, la colaboración no se verá comprometida. Es importante que todos los miembros del equipo mantengan el contacto (incluso si está en línea), controlen todos los proyectos y respondan a los correos electrónicos y las llamadas telefónicas. Siempre recomendamos que los equipos remotos también se reúnan en persona de vez en cuando para mantener el contacto y las relaciones personales. Para que la colaboración tenga éxito, los empleados remotos no deben estar sujetos a un estándar más alto que los que trabajan en la oficina. Además, se debe utilizar la tecnología para mejorar la colaboración. Por ejemplo, cuando las empresas reúnen a los equipos para sesiones de intercambio de ideas, las salas de reuniones virtuales pueden facilitar la colaboración en grupos pequeños y ayudar a garantizar que se escuchen todas las voces. Algunos líderes de la organización también han incorporado un horario de oficina virtual habitual para recibir comentarios no programados y colaborar informalmente.

Mito #4: Pérdida de contribución

Hemos escuchado a menudo a los líderes decir: «Si los empleados no están físicamente en sus escritorios de la oficina, ¿cómo sabremos que realmente están trabajando?» Pero con un sinfín de distracciones disponibles en los ordenadores hoy en día (desde compras en línea hasta Instagram, Facebook, etc.), realmente no sabe lo que hacen sus empleados en sus escritorios, aunque estén en la oficina. De hecho, podrían estar buscando un nuevo trabajo (¡que ofrezca flexibilidad!) justo ante sus ojos. Es importante comunicar con claridad lo que se espera de cada persona y confiar en que completará el trabajo en el plazo previsto. Todos los empleados deben ser evaluados por la calidad de su trabajo y su capacidad para cumplir objetivos de rendimiento claramente definidos, y no por el tiempo que pasan en la oficina.

Mito #5: Pérdida de conexión

La tecnología ahora permite a las personas conectarse en cualquier momento del día en casi cualquier lugar_._  Las reuniones se pueden celebrar a través de una miríada de aplicaciones de videoconferencia. Además, las aplicaciones para compartir calendarios pueden ayudar a coordinar los horarios de los equipos y a conocer la disponibilidad de los miembros del equipo. Incluso los eventos de networking ahora se pueden realizar de forma virtual. Por ejemplo, uno de los miembros de nuestro equipo creó un sistema para programar charlas informales virtuales de café entre socios y asociados a fin de mantener las oportunidades de establecer contactos y ser mentores durante la pandemia.

Es importante saber qué prefieren sus empleados y partes interesadas en términos de conexión presencial, híbrida o solo virtual. En un reciente encuesta organizada por BNI con más de 2300 personas de todo el mundo, la organización de redes preguntó a los participantes si deseaban que sus reuniones fueran: 1) solo en persona, 2) solo en línea o 3) una combinación de reuniones en línea y presenciales. Un tercio de los participantes encuestados dijeron que querían volver por completo a las reuniones presenciales. Sin embargo, el 16% quería seguir con las reuniones en línea y casi el 51% de los encuestados estaban a favor de combinar reuniones presenciales y en línea. Se trata de una transición sustancial con respecto a la práctica organizativa anterior a la pandemia, ya que dos tercios de la organización afirman que preferirían que algún aspecto de las reuniones en línea fuera la norma en el futuro.

Un reciente Encuesta de 2021 sobre las perspectivas del CEO de KPMG descubrió que casi la mitad de los directores ejecutivos de las principales empresas del mundo no esperan volver a la «normalidad» este año. Quizás el lado positivo de la pandemia sea que los líderes corporativos hayan superado sus temores a las 5C y ahora entiendan cómo la flexibilidad puede beneficiar sus esfuerzos de contratación y retención, sin mencionar la productividad y la rentabilidad.