Tres dificultades en las presentaciones grupales y cómo evitarlas

Muchos de nosotros hemos tenido malas presentaciones grupales. Si va a dar una, es la lucha de última hora de la noche anterior para decidir quién presentará qué parte de la presentación. Si está observando una, es el caos de escuchar a varias personas hablar una sobre la otra o, lo que es peor, simplemente leer sus diapositivas palabra por palabra e ignorar a su público.

Para muchas organizaciones, las presentaciones grupales son parte de la vida. Su equipo puede ofrecer una presentación grupal a un nuevo cliente, o quizás el ejercicio final de su programa de desarrollo del liderazgo incluya una serie de presentaciones grupales al director de su unidad de negocio. Las reuniones virtuales facilitan estas presentaciones más que nunca, ya que su equipo no tiene que estar en el mismo lugar.

Preparar una presentación grupal eficaz requiere trabajo en equipo y coordinación, por lo que no parece una colcha de retazos. Sin embargo, muchos de nosotros nunca presupuestamos el tiempo para prepararnos por completo.

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¿Tiene lo que se necesita para hacer una buena presentación?

¿Qué está en juego aquí? Cada presentación es una oportunidad para generar confianza entre su público. La cohesión de la presentación de su grupo es un indicador para sus clientes de cómo será su relación al trabajar con usted. Si su presentación es desarticulada y desorganizada, su cliente se preguntará cuál será el resultado de su proyecto. Si un miembro de su equipo menosprecia a otro durante la presentación, ¿cómo tratará su equipo al equipo del cliente? Está dando una idea de su relación laboral y de las capacidades de su organización.

Mis colegas y yo llevamos casi 20 años entrenando a nuestros clientes en sus presentaciones grupales. Además, formo parte del cuerpo docente de un curso de educación ejecutiva sobre comunicación persuasiva en la Escuela Kennedy de Harvard. Este curso de tres semanas culmina con una serie de presentaciones grupales, que evalúo junto con los demás profesores del programa.

Según esta experiencia, estos son algunos de los errores más comunes que vemos en las presentaciones grupales, seguidos de algunas prácticas recomendadas para mantenerlo en el buen camino.

Tres traspiés comunes

1. Cada diapositiva parece que la ha diseñado una persona diferente. 

Cuando no hay una sola persona a cargo de una presentación, suele ver una presentación de diapositivas inconexa con diferentes fuentes, estilos de texto e imágenes. También ve a la gente poner todo su guion en la diapositiva y leerlo palabra por palabra. Esto distrae al público y pierde su atención.

2. Los presentadores hablan unos sobre otros.

Cuando no nos tomamos el tiempo de decidir quién cubre qué—  y cómo haremos la transición de una persona a otra: empezamos a interrumpirnos unos a otros, lo que reduce nuestra profesionalidad. Uno de mis clientes me dijo una vez: «¿Qué deben pensar nuestros clientes cuando nos interrumpimos unos a otros?»

3. Olvidar que está «encendido». 

Cuando alguien termina su parte de una presentación grupal, se siente tan aliviado de haber terminado de hablar que se olvida de que sigue «en el escenario» o ante la cámara. Empiezan a revisar su teléfono o a alejarse en lugar de escuchar activamente a la persona que habla a continuación.

Por suerte, cada uno de esos errores se puede evitar con la preparación adecuada.

Tres mejores prácticas

**1. Elabore una estrategia con antelación.

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Cuando se prepara para cualquier tipo de presentación, enseño a la gente a hacer tres preguntas:¿Quién es su público? ¿Cuál es su objetivo? y_¿Por qué usted?_ Para las presentaciones grupales, es importante que respondan a esas preguntas juntos. La última pregunta,¿Por qué usted? , lo que en realidad significa_¿Por qué le importa? ,_ le pide que comparta sus propias motivaciones sobre el tema, lo que ayuda a su equipo a unirse como una unidad cohesionada.

Cuando añada una presentación grupal a su calendario, reserve tiempo para prepararla en grupo. Utilice este tiempo para acordar el nivel de conocimiento del público sobre el tema, el objetivo específico de la presentación, el mensaje principal, el esquema general y quién presentará cada sección antes de que cada uno de ustedes comience a escribir sus componentes individuales. Esto le ayuda a evitar el estrés de última hora al intentar encajar cada una de sus diapositivas en una unidad cohesiva. Decida también quién responderá a qué tipo de preguntas o decida quién del equipo se encargará de responder las preguntas y asignarlas a la persona adecuada para que las responda.

2. Practique en grupo.

Antes de la presentación, dedique tiempo a un repaso completo, con diapositivas. En concreto, practique sus transiciones de una persona a otra, por ejemplo, Stacey hizo un gran trabajo explicándonos los desafíos de entrar en este nuevo mercado. Ahora, ofreceré algunas soluciones basándome en la experiencia de nuestra empresa. Utilice un temporizador para asegurarse de cumplir con el tiempo asignado o fije un límite de tiempo realista en función del formato de la reunión, de modo que se asegure de tener tiempo suficiente para responder a las preguntas. Dedique tiempo a evaluar las diapositivas juntas para que el idioma, la fuente y el uso de los gráficos sean coherentes.

3. Entregue con confianza y autenticidad.

Cuando llegue el momento de la presentación grupal en sí, comience con el orador que mejor represente a su organización y dé a los ponentes jóvenes la oportunidad de hacer una presentación intermedia. Esto garantiza una buena primera impresión y alivia parte de la presión de los altavoces más nuevos. Cuando hable en persona, colóquese de manera que pueda hacer referencia a las diapositivas, pero hable directamente con el público. Aporte su propia personalidad a la presentación; podría decir algo como: Si es de California como yo, entonces sabrá… Las anécdotas personales que conectan con el público son una forma estupenda de generar confianza entre el público y cada miembro del grupo que presenta.

¿Qué cambia en un entorno virtual?

Todas las sugerencias anteriores son válidas en presentaciones virtuales, especialmente la importancia de hacer un análisis completo de la plataforma virtual que utilizará. En estas situaciones, designe a una persona para que ejecute las diapositivas durante toda la presentación, de modo que cada persona no tenga que compartir su pantalla. Asegúrese de que cada altavoz tenga una formación profesional, una iluminación adecuada en la cara y que se oiga con claridad. Utilice esto vídeo como referencia sobre cómo preparar las presentaciones virtuales. Al hablar, mire directamente al objetivo de la cámara para que el público vea y sienta su contacto visual. Cuando no esté hablando, silencie para que el ruido de fondo no interfiera con el altavoz.

Bien hecho, una presentación grupal demuestra la fuerza de su equipo y la calidad de su trabajo. Aproveche esta gran oportunidad para generar confianza entre su público y, como resultado, ayudar a su organización a triunfar.