3 arquetipos comunes de los empleados que cometen fraude

En el centro del mayor caso de fraude municipal de la historia de los Estados Unidos hay una cuenta bancaria secreta, un preciado establo de 25 centavos y una red de facturas falsificadas. Rita Crundwell, la excontralora de la ciudad de Dixon (Illinois), desvió audazmente la asombrosa cantidad de 53,7 millones de dólares ante las narices de la comunidad. Este audaz acto se vio facilitado por la laxitud de los controles internos, la autocomplacencia de la firma de auditoría, el desprevenido personal del banco y la falta general de vigilancia por parte de los miembros del consejo municipal y de los residentes durante más de 20 años.

Si bien lo que pasó en Dixon puede parecer extremo, se estima que el fraude es un problema multimillonario — y esto ni siquiera incluye el fraude no detectado ni denunciado.

Entonces, ¿cómo pueden los equipos directivos sénior fortalecer sus organizaciones contra planes de fraude masivos como el que ocurrió en Dixon? En su libro Fool Me Once: estafas, historias y secretos de la industria del fraude de un billón de dólares, una de nosotros (Kelly) ha identificado tres arquetipos de empleados que cometen fraude basándose en sus años de experiencia analizando los casos de autores, víctimas y denunciantes de cuello blanco y entrevistando a autores, víctimas y denunciantes de cuello blanco.

Los líderes empresariales tienen que entender estos tres arquetipos para detectar rápidamente las señales de alerta y evitar pérdidas y daños a la reputación en el futuro.

Delincuentes intencionales

Los autores intencionales suelen centrarse en enriquecerse para vivir un estilo de vida lujoso. Funcionan como si las normas no se les aplicaran y prosperan en entornos con controles internos laxos. Por ejemplo, Crundwell gastó sus ganancias ilícitas en Quarter Horses, bienes raíces, coches de lujo y competiciones de caballos. La falta de segregación de funciones y la confianza ciega le permitieron salirse con la suya durante tanto tiempo como lo hizo.

Si bien el fraude intencional se considera la categoría más pequeña, puede ser la más peligrosa para cualquier organización. Por ejemplo, si bien los planes de fraude en las declaraciones financieras son los menos comunes, según la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) Informe a las naciones, son los más caros, con pérdidas medias de 593 000 dólares.

Najeeb Khan, un empresario de Michigan, orquestó un plan de cheques de 180 millones de dólares adquirir una de las colecciones de coches clásicos más apreciadas del mundo y comprar costosas vacaciones, mansiones y obras de arte. Al hacer circular cientos de cheques entre tres bancos para inflar artificialmente las cuentas, Khan se embolsó 73 millones de dólares mientras hacía crecer su negocio de procesamiento de cheques. Cuando su plan se derrumbó, aproximadamente 1700 de sus clientes, incluidas pequeñas y medianas empresas, organizaciones sin fines de lucro y organizaciones benéficas, perdieron dinero y se vieron obligados a despedir empleados.

Según la experiencia de Kelly, los autores intencionales suelen tener confianza y son admirados; sin embargo, también tienden a mostrar grandiosos rasgos narcisistas. (Los narcisistas grandiosos son más asertivos, extrovertidos y tienden a tener un excesivo sentido de importancia personal.) Investigar demuestra que una cantidad positiva de narcisismo puede beneficiar a los líderes. Sin embargo, se necesitan controles internos eficaces para supervisar su comportamiento. Como son tan carismáticos, son muy queridos y, a menudo, los dejan en paz y se les da una cantidad significativa de autoridad.

Los autores intencionales también suelen ser muy hábiles e inteligentes, y la gente confía en ellos de forma orgánica. Sin embargo, su desprecio de los procedimientos y políticas es la razón principal por la que se deben establecer controles internos y probarlos de forma rutinaria en torno a ellos.

Perpetradores accidentales

Un grupo más grande que el de los agresores intencionales_,_ estos empleados a menudo se encuentran en medio de un dilema creado por un descuido cometido por otro empleado. Considere esta situación: su jefe le pide que firme un documento que no ha revisado, pero usted confía en que su jefe tiene en cuenta sus intereses. Aunque no se sentía cómodo firmando el documento, lo hace de todas formas porque confía en su jefe. Sin que usted lo sepa, su firma ahora lo implica en un plan de préstamos hipotecarios creado por su jefe y varios miembros del equipo directivo sénior de su organización.

Cuando los autores accidentales  se encuentran en estos dilemas, ellos  a menudo guarda silencio, evita los enfrentamientos o sigue las órdenes de un superior. Kelly descubrió que los autores accidentales se identifican estrechamente con narcisistas vulnerables, es decir, personas con personalidades introvertidas, alto neuroticismo, orgullo excesivo y propensas a sentir vergüenza. Los narcisistas vulnerables tienden a prosperar con la atención y los elogios. Aunque los narcisistas vulnerables son más difíciles de detectar en comparación con los narcisistas grandiosos, los narcisistas vulnerables tienden a culpar a los demás por sus errores y pueden sentirse profundamente heridos y rechazados fácilmente.

Tomemos el caso de Karen Pletz, exrectora universitaria de la Universidad de Medicina y Biociencias de Kansas City (KCUMB), quien fue acusado de un plan de malversación de 1,5 millones de dólares. Pletz, un agresor intencional, ordenó a su secretaria y a su comité ejecutivo que escribieran actas ficticias de reuniones «oficiales» que se utilizaron para conceder a Pletz «estipendios de liderazgo» fraudulentos de 65 000 dólares. Cuando el IRS llevó a cabo una auditoría de las finanzas de la KCUMB a principios de 2009, la secretaria de Pletz y el comité ejecutivo de la KCUMB se encontraban en una situación difícil. La secretaria sabía que había mentido y que los documentos eran falsos, pero no creía que pudiera decirle que no a Pletz. Según el investigador principal del FBI, John Timmerberg, cuando Pletz le dijo a su secretaria que «lo arreglara», tomó esa respuesta como una orden para falsificar las actas, lo que convirtió a la secretaria y a los miembros del comité ejecutivo en autores accidentales.

Los ejecutivos de finanzas suelen caer en la categoría de autor accidental. Investigar de Ikseon Suh y sus colegas arroja luz sobre cómo los buenos empleados a menudo pueden convertirse en autores accidentales con las mejores intenciones. Basándose en entrevistas con 13 exejecutivos financieros de alta dirección acusados de casos de fraude contable, Suh y sus colegas descubrieron que sus pares suelen influir en los ejecutivos financieros para que cometan fraude, no necesariamente para beneficio personal. Sus racionalizaciones se centraron en la incapacidad de hacer retroceder o en el deseo de complacer a los demás.

Para evitar que los empleados se conviertan en autores accidentales, las organizaciones deberían crear líneas directas internas de denuncia de irregularidades y asegurarse de que los empleados sepan que están supervisadas. La malversación de fondos de Crundwell, por ejemplo, la descubrió la denunciante Kathe Swanson, quien atribuyó a las líneas de comunicación abiertas la denuncia interna. Las múltiples opciones de denuncia (como la presentación basada en la web, el buzón de correo electrónico, la línea de teléfono, etc.) son beneficiosas.

Perpetradores justos

La tercera categoría de autores de fraude son los que quieren utilizar el poder organizativo y el privilegio social para ayudar a personas ajenas a sus organizaciones_._  Creen que sus decisiones ayudarán a hacer avanzar a la organización, a pesar de infringir las normas. Siguen de buena gana el efecto Robin Hood (es decir, roban a los ricos para dárselo a los pobres) y, a menudo, son los que hacen llover desde dentro, lo que les da la libertad de tomar decisiones que pueden ir en contra de las políticas de la empresa. Los autores justos racionalizan sus crímenes diciendo que «ayudan a la organización» o «hacen el bien a la sociedad». Mientras que los autores intencionales infringen las reglas para enriquecerse, los autores justos infringen las reglas para enriquecer a una persona que no es empleado, lo que en última instancia podría beneficiar a la organización.

Por ejemplo, Elizabeth Holmes, exdirectora ejecutiva y fundadora de Theranos, creía que su innovadora tecnología de análisis de sangre generaría disrupción en la atención médica al ofrecer análisis de sangre más baratos y menos invasivos, si solo sus mentiras habían sido ciertas. Si la tecnología hubiera funcionado, se podrían haber detectado una variedad de pruebas y problemas de salud con solo unas gotas de sangre.

Hubo numerosas señales de alerta en el caso Theranos que se ignoraron porque los autores justos, como Holmes, suelen tener el poder y el privilegio internos de persuadir. Kelly descubrió que, al igual que los perpetradores intencionales, los perpetradores justos pueden irradiar grandiosas características narcisistas que les permiten ser líderes carismáticos y agradables. Por lo tanto, es importante que las juntas directivas y los equipos directivos supervisen continuamente las ideas creativas e innovadoras que pueden parecer descabelladas, nombren a personas con las credenciales adecuadas para puestos de liderazgo clave, asciendan a personas que estén dispuestas a dar marcha atrás y alzar la voz cuando se infringen las normas, y revisar y cumplir con las responsabilidades reglamentarias.

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Abordar el fraude requiere un enfoque multifacético, por lo que es necesario formar a los empleados y talleres sobre cómo identificar y denunciar las actividades fraudulentas. Es imperativo implementar políticas que protejan a los denunciantes que deciden presentarse. Estas políticas pueden incluir ofrecer premios de opinión a los empleados que reconozcan a los empleados que están dispuestos a presentar información. Se están produciendo avances continuos en el gobierno corporativo, pero hasta que estas medidas no se apliquen con éxito, la delincuencia financiera seguirá siendo una amenaza importante, con un coste de billones de dólares y, en el peor de los casos, nuestro sustento.