La incorporación puede hacer triunfar o deshacer la experiencia de un nuevo empleado

Aunque la mayor parte de la retórica en torno a la Gran Renuncia se centra en los trabajadores estadounidenses que ocupan puestos de oficina, la escasez de mano de obra está aumentando en todo el mundo en una amplia gama de sectores y tipos de funciones. Latinoamérica, Europa del Este y Asia también son en medio de las turbulencias del mercado laboral, relativa a la denominada mano de obra «calificada» y «no calificada». A medida que el mercado laboral mundial siga cambiando, las empresas que retengan los talentos clave e inviertan en su fuerza laboral serán las que inviertan en la incorporación de los empleados.

El propósito de la incorporación debería ser preparar a los nuevos empleados para el éxito y reducir el tiempo que tardan en sentirse cómodos en sus nuevas funciones. Esto solo funciona si los procesos de incorporación se diseñan estratégicamente teniendo en cuenta el objetivo final. Pero la incorporación se ha vuelto aún más difícil con el auge del trabajo remoto e híbrido. En una encuesta de 2020 realizada por Workable, los encuestados de RRHH informaron incorporación o formación remota como el mayor desafío de contratación durante la pandemia y sigue siendo un desafío para los empleadores.

Incluso antes del cambio virtual, más de un tercio de las empresas carecía de un proceso de incorporación estructurado, remoto o de otro tipo. Además, muchas organizaciones subestiman el tiempo que tarda un nuevo empleado en dominar su puesto. El programa de incorporación promedio dura 90 días, pero según el informe de Gallup «Crear un viaje de incorporación excepcional para los nuevos empleados», normalmente se necesitan nuevos empleados 12 meses para alcanzar todo su potencial de rendimiento.

Las relaciones sólidas no se construyen sobre bases malas. Si quiere mejorar la retención del talento, tiene que mejorar la experiencia de incorporación de sus empleados. Gallup informa que solo 12% de los empleados creen que su empresa hace un buen trabajo al incorporar nuevos miembros del equipo, lo que deja al 88% de los trabajadores con experiencias de incorporación mediocres. Y en una encuesta de 2021 de Principles, El 94% de los profesionales de recursos humanos quien respondió dijo que las personas que habían contratado durante la pandemia solo interactuaban dentro de la empresa de forma virtual y, de los encuestados, el 31% dijo que los empleados tenían dificultades para conectarse con sus colegas. El diez por ciento ni siquiera estaba seguro de cómo se estaban adaptando los nuevos empleados.

Teniendo en cuenta que una mala incorporación puede hacer que sus empleados pierdan confianza en sus nuevas funciones, empeoren los niveles de compromiso y aumenten el riesgo de abandonar el barco cuando ven un puesto nuevo y más interesante en otro lugar, estas estadísticas son preocupantes, especialmente para las empresas que contratan de forma remota.

Por otro lado, las empresas que implementen un programa de incorporación formal podrían ver Retención de empleados un 50% mayor entre los nuevos reclutas y un 62% más de productividad dentro del mismo grupo. Además, según el informe de incorporación de Gallup, los empleados que tienen una experiencia de incorporación positiva son casi tres veces más probabilidades sentirse preparados y apoyados en su función, aumentando su confianza y mejorando su capacidad para desempeñar bien su función.

Las claves del éxito de la incorporación

Un programa de incorporación breve no es lo único que perjudica las experiencias de sus nuevos empleados. Los empleados recientes también necesitan oportunidades para entablar relaciones laborales con sus gerentes, compañeros y principales partes interesadas. De hecho, el informe de Gallup también revela que los empleados tienen más del triple de probabilidades de estar totalmente de acuerdo en que han tenido una experiencia de incorporación excepcional cuando sus directivos desempeñaron un papel activo en el proceso. Sin embargo, muchos directivos no tienen la capacidad de apoyar o implementar programas de incorporación. Además, la mayoría de las empresas más pequeñas (e incluso algunos más grandes) no ofrecen programas de tutoría. Al no ofrecer oportunidades de tutoría a los nuevos empleados, priva a los empleados de la oportunidad de desarrollar las relaciones necesarias para tener éxito en su nuevo entorno de trabajo.

Como gerente, su trabajo es garantizar que la experiencia de cada nuevo empleado en el lugar de trabajo sea positiva, pero saber qué medidas debe tomar para crear un plan de incorporación eficaz puede resultar abrumador. Los tres pasos siguientes pueden ayudar a los directivos a crear procesos estratégicos de incorporación que preparen a los nuevos empleados para el éxito y mejoren la retención de los empleados.

1. Establezca objetivos y medidas claros para el éxito.

Antes de establecer una nueva incorporación programa, debería empezar por revisar su incorporación objetivos. Y cuando revise los objetivos, asegúrese de que resumen las cuatro C: cumplimiento, aclaración, cultura y conexión. Estas son algunas preguntas que debe hacerse:

• ¿Ha identificado y explicado claramente los reglamentos, políticas y procedimientos que deben cumplir los empleados?
• ¿Ha fijado claramente las expectativas laborales de los empleados y las ha vinculado a medidas concretas y con plazos determinados?
• Tras completar el programa, ¿los empleados comprenderán perfectamente la cultura de su empresa y recibirán apoyo para establecer todas las relaciones vitales para su éxito?
• ¿Dónde hay que mejorar las capacidades de su organización para ejecutar este nuevo programa?
• Tras completar el programa de incorporación, ¿cómo mejorará y mantendrá la conciliación de la vida laboral y personal de los nuevos empleados de forma continua?

Una vez que haya creado un conjunto de objetivos que aborden las cuatro C, es el momento de decidir cómo piensa medir el éxito. Sus medidas deben estar directamente relacionadas con sus objetivos e incluir métricas cuantitativas (como el porcentaje de nuevos empleados que siguen trabajando en su empresa después de un año) y cualitativas (como los comentarios de los nuevos empleados sobre su experiencia de incorporación). Llegar a estos objetivos y medidas requiere la participación de las partes interesadas de la organización, así que asegúrese de reservar tiempo para reunirse con los líderes de la empresa antes de seguir adelante.

2. Cree un equipo de incorporación multidepartamental.

Si quiere mejorar la experiencia de los empleados en el lugar de trabajo, tiene que crear un proceso de incorporación que vaya más allá de los recursos humanos e involucre a otras áreas de la empresa, incluidos los equipos pertinentes, las principales partes interesadas y el CEO.

Cuanto antes los directivos puedan introducir nuevas contrataciones en su equipo, mejor. Antes de hacer la presentación, asegúrese de que el equipo sepa por qué se ha contratado al nuevo empleado y qué funciones desempeñará en el equipo o en la organización. Si bien facilitar relaciones sólidas entre los equipos puede suponer una inversión de tiempo inicial mayor, puede ayudar a aumentar la productividad y el rendimiento de los empleados.

Es importante recordar que los nuevos empleados también interactuarán con partes interesadas ajenas a su equipo inmediato. Sin embargo, los nuevos empleados no siempre tienen claro cómo van a trabajar con estas personas o cuál es la mejor manera de conectarse con ellas. Los gerentes pueden ayudar a construir estas relaciones haciendo una lista de nombres, que incluya notas sobre quiénes son y qué importancia tienen para la empresa. Como gerente, su trabajo es garantizar que las conexiones funcionen sin problemas, así que programe una hora para hablar con las partes interesadas y asegurarse de que las redes de nuevos empleados se están uniendo.

Una introducción que a menudo se pasa por alto (pero fundamental) es entre su nuevo empleado y el CEO de su empresa. Si tiene una organización más pequeña, programe una reunión individual o grupal entre los nuevos empleados y el líder de la empresa. Si esto no es realista por el tamaño de la empresa, la ubicación o las limitaciones de tiempo, intente organizar un ayuntamiento o una fiesta especial con los empleados más nuevos, el equipo ejecutivo y su CEO. Conectar a los nuevos empleados con el CEO les dará una sensación de inclusión en la empresa y consolidará la idea de que el crecimiento que representan para la empresa es importante.

Además, conocer al CEO ofrece a los empleados una visión directa de la cultura empresarial y del tipo de experiencia laboral que pueden esperar. Una buena primera reunión con el CEO se queda con los empleados durante mucho tiempo, lo que repercute positivamente en su sentido de pertenencia y compromiso, lo que, a su vez, impulsa una mejor retención y rendimiento.

3. Brinde apoyo durante todo el proceso de incorporación.

Durante la incorporación, los directivos deberían centrarse en reducir el tiempo dedicado a las tareas administrativas de los nuevos empleados y en aumentar el tiempo dedicado al entrenamiento de rendimiento y a crear conexiones. Lo ideal es que Recursos Humanos lo haya equipado con una plataforma tecnológica que se encargue de estas tareas clave. Con estas herramientas, podrá implementar y hacer un seguimiento de las mejores prácticas de incorporación en tiempo real a lo largo de cada etapa del proceso, como las siguientes:

• Antes de que comience un nuevo empleado, puede hacer que se registre en el portal de incorporación de su empresa para que pueda ver un vídeo de bienvenida, completar su documentación inicial y recibir su horario del primer día y un programa general de incorporación personalizado. También puede comprobar si se ha notificado a todas las partes interesadas pertinentes de la llegada pendiente del nuevo empleado.
• El primer día, puede comprobar si el nuevo empleado ha completado correctamente su agenda del día, incluso si se le presentó a las principales partes interesadas, si lo colocaron en su estación de trabajo, si recibió sus herramientas empresariales y si terminó su programa de aprendizaje del primer día. También puede recibir comentarios de los empleados sobre su experiencia del primer día, lo que le permitirá tomar medidas correctivas.
• Durante el resto del programa de incorporación, puede comprobar si los nuevos empleados han leído información fundamental de la empresa, comprobar las tasas de finalización y aprobación de los módulos de aprendizaje electrónico y evaluar el impacto de la experiencia de incorporación en el logro de los principales objetivos de incorporación a nivel individual y de cohorte.
• Al final del programa, tendrá un panel de control completo con el nivel de logro de cada uno de sus objetivos de incorporación para que pueda ver lo que funciona y lo que hay que mejorar.

Por último, querrá asegurarse de que esta nueva plataforma se integre con su sistema general de gestión de recursos humanos. De esa forma, podrá hacer un seguimiento fácil del impacto de su programa de incorporación en el desempeño laboral real de los nuevos empleados y en los niveles de satisfacción de los nuevos empleados.

En una época en la que las empresas tienen dificultades para retener el talento, es imperativo crear un proceso de incorporación sólido para las nuevas contrataciones. Mediante la implementación de un programa de incorporación estratégico, los directivos pueden fomentar la confianza de los nuevos empleados, aumentar la participación y crear un entorno que retenga el talento durante los próximos años.