Sí, puede hacer que las reuniones sean más productivas

La alta productividad del capital humano, una de las claves para obtener buenos resultados financieros, requiere contratar a las personas adecuadas, uniéndolos de forma eficaz, y eliminar las barreras organizativas al alto rendimiento. También requiere prestar mucha atención a la forma en que interactúan las personas de la organización. En muchas empresas, dedican demasiado tiempo a responder correos electrónicos y a asistir a reuniones improductivas.

¿Por qué debería ser así? La culpa es de la ley de Metcalfe.

La de Robert Metcalfe famosa máxima afirma que el valor de una red aumenta geométricamente con el número de dispositivos conectados. Una máquina de fax no vale nada; un millón de máquinas de fax crean una red valiosa. Pero la ley tiene un lado oscuro: a medida que el coste de las interacciones uno a uno y uno a muchos disminuye, el número de estas interacciones aumenta drásticamente. Y la gente interactúa más que nunca. Envían decenas de correos electrónicos todos los días. Están copiando a muchos de sus colegas, independientemente de que esas personas realmente necesiten ver el mensaje o no.

Lo peor de todo es que están convocando reuniones. En el pasado, organizar una reunión de ejecutivos consumía mucho tiempo y, por lo tanto, caro; los asistentes tenían que pasar horas hablando por teléfono buscando horarios que funcionaran para los asistentes. Ahora todo lo que tienen que hacer es comprobar Outlook o un programa similar y enviar un correo electrónico rápido. Como resultado, la mayoría de los ejecutivos dedican 20 horas o más a la semana a reuniones. Y una reunión normalmente genera muchas más. Por ejemplo, mis colegas y yo descubrimos que una sola reunión semanal del comité ejecutivo en una gran empresa generaba aproximadamente 300 000 horas del tiempo de preparación cada año (el equivalente a casi 150 empleados a tiempo completo).

Pero las reuniones no tienen por qué sacar lo mejor de usted. Puede gestionarlos tan de cerca como gestiona cada inversión. Hay cuatro teclas:

1. No celebre una reunión por celebrar una reunión. Las reuniones son estupendas para algunas tareas, como recopilar opiniones y tomar una decisión grupal. No son muy buenos para otras tareas, como redactar un documento de estrategia. Antes de convocar una reunión, decida si es realmente la mejor manera de hacer el trabajo.

2. Gestionar la lista de invitados. En muchas empresas es de mala educación no invitar a mucha gente a una reunión. Lo que la gente no se da cuenta es que cada asistente adicional añade costes. Los asistentes innecesarios también se interponen en su camino. Recuerde el Regla del 7, que afirma que cada asistente mayor de siete años reduce en un 10% la probabilidad de tomar una decisión buena, rápida y ejecutable. Una vez que cumpla 16 o 17 años, la eficacia de sus decisiones es cercana a cero.

3. Cambiar la hora por defecto de las reuniones. No hace mucho, la mayoría de las empresas convocaban reuniones de 30 minutos. Ahora, el tiempo normal por defecto ha pasado a 60 minutos, a pesar de que cada minuto adicional genera más costes. Como mis colegas y yo recientemente anotado en HBR, una empresa estableció una norma: si una reunión iba a durar más de 90 minutos, se requería la aprobación de un ejecutivo dos niveles por encima del convocante. Esta regla reduce rápidamente el tiempo de reunión.

4. Mejorar la eficacia de cada minuto de la reunión. Puede aumentar la eficacia de las reuniones a través de algunas disciplinas sencillas. Aclarar el propósito de cada reunión. Explique el papel de las personas en las decisiones. Cree un registro de decisiones que recoja todas las decisiones tomadas en una reunión. (Si la bitácora está en blanco, verá que la gente empieza a preguntarse por qué se celebró la reunión.)

Hace poco, mis colegas y yo escuchamos una historia sobre un subsecretario de Defensa de los Estados Unidos que gestionaba el aprovisionamiento. Acudió a su primera reunión con contratistas y vio a unas 60 personas en la sala. Así que ella dijo: «Primero creemos un círculo grande. Daremos una vuelta por la sala y todos podrán decir quiénes son y por qué están aquí». Los participantes pusieron los ojos en blanco, ¿de verdad tenían que hacer algo tan ingenioso? — pero hizo lo que le pidió.

Cuando los dos primeros se identificaron, el subsecretario dijo: «Gracias por su interés, pero no lo necesitaremos aquí. Puede disculparse». Otros corrieron una suerte similar. Cuando llegó a la décima persona del círculo, la gente de toda la sala se levantaba para irse, sabiendo que no tenían ningún motivo real para estar allí. Finalmente, el grupo se redujo a unos 12 miembros y la productividad del capital humano de esa reunión se multiplicó aproximadamente por cinco.

Así que la Ley de Metcalfe va en ambos sentidos. Aproveche su valor, por supuesto, pero tenga cuidado con los costes que esconde su lado oscuro.