Redacción de una carta de rechazo (con muestras)

Tengo un amigo que valora antigüedades: asigna un valor en dólares al antiguo jarrón chino que su abuela utilizaba para guardar lápices y le dice cuánto valen esas chucherías de plata de la tía Fern. Dice que la parte más difícil de su trabajo, la parte que más teme, es decirle a la gente que su tesoro no vale nada.

Puedo empatizar. Siento que lo hago también, cada vez que le digo a un posible autor de HBR que sus ideas, investigaciones o escritos simplemente no son lo suficientemente buenos como para pasar el corte.

Lectura adicional sobre redacción empresarial

Escribir mal está destruyendo la productividad de su empresa, Cómo mejorar su redacción empresarial, Lo que se pierde cuando toma notas en su portátil

Las cartas de rechazo no son fáciles para ninguno de nosotros. Ya sea que le diga a un candidato a un puesto que no pasó a la siguiente ronda, a un emprendedor que no va a financiar su proyecto o a un vendedor que ya no necesita sus servicios, estos son correos electrónicos que la mayoría de nosotros tememos crear. Porque es desagradable, demasiados de nosotros lo posponemos o no lo hacemos en absoluto, básicamente dejamos que nuestro silencio hable por sí solo. Es una oportunidad perdida (y grosera). Aunque doloroso, el rechazo tiene beneficios: una investigación de Linus Dahlander de la ESMT y Henning Piezunka del INSEAD ha descubierto, por ejemplo, que cuando las organizaciones se toman el tiempo de rechazar explícitamente (en lugar de simplemente ignorar pasivamente) las ideas de origen colectivo, aumentan la calidad de las ideas que se les ofrecen y aumentan la participación del público.

Si hay algo que he aprendido en una década en Harvard Business Review, durante la cual he rechazado literalmente miles de ideas, propuestas y borradores, es que un «no» rápido es mejor que un «quizás» largo.

Redactar una carta de rechazo básica

Escribir buenos rechazos lleva un poco de tiempo, especialmente al principio. Pero una de las ventajas de aprender a escribir una carta de rechazo buena y clara es que le obliga a pensar con claridad qué es lo que quiere de los demás y qué es lo que su organización realmente necesita. Por ejemplo, puedo clasificar la mayoría de mis rechazos a HBR en una de cinco categorías: demasiado amplios (y, por lo tanto, no son muy útiles para los lectores); demasiado repetitivos con cosas que ya hemos publicado; demasiado jerga; demasiado autopromocional; no están respaldados por pruebas o experiencia suficientes. Sabiendo esto, pudimos destilar un conjunto de directrices para los posibles autores eso los animó a evitar estos errores comunes.

Dicho esto, las cartas de rechazo no tienen por qué ser largas y no es necesario que el motivo del rechazo sea muy detallado. Si no tiene una gran relación con la persona (nunca la conoció, tal vez solo intercambió algunos correos electrónicos), la carta completa podría tener solo unas líneas. Revisé algunas cartas de rechazo que envié y me di cuenta de que normalmente sigo un formato bastante simple:

1. Diga gracias.
2. Entregue las noticias.
3. Indique el motivo principal.
4. Ofrezca esperanza.

Por ejemplo:

[Su nombre],

Gracias por su paciencia mientras revisaba la propuesta. Me temo que voy a tener que pasar. Últimamente hemos publicado mucho sobre ciberseguridad y, lamentablemente, el artículo propuesto se superpone demasiado con otros artículos que hemos publicado. Espero que encuentre un buen lugar para ello en otra publicación.

Todo lo mejor,
[Su nombre]

Si le diera una mala noticia a alguien a quien hubiera entrevistado para un trabajo, podría modificarlo un poco, pero el formato básico seguiría siendo el mismo:

[Su nombre],

Gracias por tomarse el tiempo para hablar conmigo la semana pasada. Si bien he disfrutado de nuestra conversación, creo que necesitamos a alguien con más experiencia práctica en gestión de proyectos para este puesto. Espero que encuentre el trabajo adecuado para usted en un futuro próximo.

[Su nombre]

Si no se le ocurre ninguna esperanza de ofrecer al final, no lo haga. «No diga nada que dé al destinatario la impresión de que la puerta sigue abierta», aconseja Joceyln Glei en su nueva guía de redacción de correos electrónicos, Darse de baja. «Esa claridad y finalidad pueden resultar crueles, pero añadir un lenguaje adicional para «suavizar el golpe» solo sirve para crear falsas esperanzas. Diga lo que diga y cierre». La falsa esperanza es más cruel que la falta de esperanza. La falsa esperanza solo anima a la otra persona a perder más tiempo y el suyo.

Si la idea de terminar con un rechazo suave lo hace insoportablemente aprensivo, puede cerrar con un agradecimiento extra. Considere este ejemplo de carta de rechazo a un vendedor:

[Su nombre],

Gracias por su propuesta detallada. Echando un vistazo a los materiales, parece que los puntos fuertes de su empresa no se superponen del todo con lo que necesitamos para este proyecto. Gracias de nuevo por tomarse el tiempo de prepararnos esta propuesta.

Mis mejores deseos,
[Su nombre]

Redactar una carta de rechazo detallada

Pero, ¿y si la propuesta (o la persona) estuviera muy cerca de encajar bien y le gustaría trabajar con ellos en el futuro? ¿O tiene más relación con ellos? En esos casos, los mensajes anteriores probablemente sean demasiado fríos y vagos. Cuando rechazo a la gente, quiero animar, mantengo el formato prácticamente igual, pero en general mucho más detallado en el motivo del rechazo y más explícito al animar a la persona a volver a intentarlo. (En el estudio que he mencionado anteriormente, Dahlander y Piezunka descubrieron que dar una explicación de por qué se rechazaba una idea reforzaba los efectos beneficiosos del rechazo, por ejemplo, la motivación y la calidad de la idea).

También suelo terminar con una pregunta, para tratar de indicar que estoy realmente interesado, no solo con hacer una promesa vacía y suavizante. Por ejemplo:

[Su nombre],

Gracias por su paciencia mientras revisaba la propuesta. Me temo que voy a tener que pasar. Últimamente hemos publicado mucho sobre ciberseguridad y, lamentablemente, el artículo propuesto se superpone demasiado con otros artículos que hemos publicado. Por ejemplo, eche un vistazo al artículo que publicamos el 6 de agosto del profesor Joe Schmo y al artículo del 16 de agosto del CEO de Acme Corp. Aunque no podremos publicar este artículo en concreto, me gustó mucho su estilo de escritura y la forma en que apoyó su argumento con una investigación exhaustiva. ¿Le interesaría presentarnos otros artículos en el futuro?

Todo lo mejor,
[Su nombre]

Para el entrevistado de trabajo, podría tener este aspecto:

[Su nombre],

Gracias por tomarse el tiempo para hablar conmigo la semana pasada. Lamento decir que su candidatura no pasó a la siguiente ronda; hemos tenido un grupo muy competitivo para este puesto. En este momento, nuestra organización realmente necesita a alguien con más experiencia en gestión de proyectos. Sin embargo, he disfrutado mucho de nuestra conversación y creo que podría encajar bien en el puesto correcto. Por favor, manténgase en contacto, ¿y le parece bien que le diga qué puestos se abren y que podrían ser más adecuados?

Todo lo mejor,
[Su nombre]

Ahora para el vendedor:

[Su nombre],

Tuvimos la suerte de recibir algunas propuestas contundentes al respecto y apreciamos mucho toda la información de su parte y su paciencia. Tras pensarlo detenidamente, hemos decidido optar por otra empresa para este proyecto. Si bien no nos cabe duda de la calidad superior de su equipo o de que podría cumplir con esta habilidad, decidimos utilizar este proyecto para ampliar nuestra cartera de socios de desarrollo y, dado que se trata en parte de un experimento para nosotros, era una buena oportunidad para hacerlo.

Nos gustaría seguir hablando con usted sobre los proyectos futuros que tenemos por delante este año. Tengo muchas ganas de colaborar en el futuro.

Gracias de nuevo por su ayuda y su tiempo,
[Su nombre]

Cuanto más específico sea en cuanto a la forma en que rechaza algo (o a alguien), más información le dará. Un rechazado inteligente utilizará esta información para volver con un argumento más fuerte la próxima vez. De hecho, algunas personas me han dado las gracias por las cartas de rechazo que les escribí, porque les dieron el tipo de comentarios concretos y específicos que necesitaban para poder hacer una mejor presentación en el futuro. Es un buen recordatorio de que la gente valora recibir críticas, a pesar de que la mayoría de nosotros nos da miedo darlo.

Escribir una carta de rechazo cuando no está de acuerdo con la decisión

Es especialmente difícil dictar una decisión de rechazo con la que no está de acuerdo. Tal vez se esforzó por un candidato a un puesto de trabajo que no impresionó a los demás o defendió la causa de un proveedor que el comité ejecutivo consideró demasiado caro. Sé que he defendido artículos que otros editores pensaban que no estaban preparados para el horario de máxima audiencia. No es una buena sensación.

Cuando esto ocurre, es tentador esconderse detrás de una voz pasiva o de otras personas, por ejemplo, «Se ha decidido que no vamos a perseguir esto» o «Los peces gordos han decidido ir en una dirección diferente». Resista esa tentación. No es más fácil que lo rechacen de esa manera, y escribir así socava su autoridad como responsable de la toma de decisiones.

Si es usted quien emite un rechazo, hágase dueño del rechazo. Es justo decir algo como: «Tras mucha discusión e idas y venidas, hemos decidido X» o «Ha sido una decisión muy difícil, pero al final hemos decidido Y». Pero diga «nosotros», no «ellos».

Una carta de rechazo en la que se esconda detrás de la falda de otra persona inhibe su capacidad de dar comentarios útiles. También hace que su organización parezca fraccionada o polémica, lo que socava el deseo de otras personas de trabajar con usted en el futuro.

Escribir una carta de rechazo después de un montón de idas y venidas

El otro tipo de rechazo que es muy difícil de entregar es aquel en el que ambos han dedicado mucho tiempo y esfuerzo a que la cosa funcione, pero sigue sin funcionar. Ahora, a pesar de los costes irrecuperables, es el momento de reducir sus pérdidas y seguir adelante. En algunos casos, una llamada telefónica es la mejor manera de dar este tipo de noticias; utilice su criterio. Pero si decide escribir un correo electrónico, está bien que sea breve. Por lo general, en este momento, usted y su homólogo habrán dedicado tanto tiempo a hablar de los problemas del proyecto o de la pieza que su homólogo ya sabrá el motivo del rechazo; solo tiene que resumirlo brevemente.

He aquí un ejemplo:

Hola [su nombre],

Gracias por intentarlo de nuevo. Agradezco mucho todo el tiempo y el esfuerzo que ha dedicado. Lamentablemente, a pesar de nuestros esfuerzos, creo que [el problema X sigue existiendo] y todavía no estamos dando en el blanco. En este momento, yo diría que dejemos esto a un lado y sigamos adelante.

[Su nombre]

La otra cosa que intento hacer cuando doy este tipo de noticias difíciles es posicionarme del mismo lado que la persona a la que rechazo: Nosotros han hecho un esfuerzo de buena fe y, a pesar de ese esfuerzo, nosotros se han quedado cortos. Esto no es solo un escaparate; si rechaza algo después de mucha participación, una parte del fracaso también es suyo. (Y tal vez una señal de que debería haber enviado un rechazo más rápido antes en el proceso, cuando habría sido menos doloroso para los dos).

Dar malas noticias es duro, y en diferentes empresas o culturas estos ejemplos pueden sonar demasiado duros o demasiado agradables. Tendrá que encontrar su propio idioma según el contexto y la cultura. Dicho esto, recuerde: no suavice el golpe solo por suavizar el golpe. La falsa amabilidad solo da a la gente falsas esperanzas. Y eso no tiene nada de amable.