Por qué los miembros de su equipo necesitan registrarse todos los días

A medida que las empresas navegan por el nuevo mundo del trabajo híbrido, los gerentes tienen un papel más importante que desempeñar que nunca. Los empleados esperan que sus jefes establezcan metas y expectativas claras, les den información sobre el desempeño, apoyen sus necesidades de salud mental y más. Todo esto, con poco o ningún tiempo en persona y sin monitorización cada una de sus pulsaciones. Es una serie de desafíos abrumadores para la próxima generación de directivos.

En una nueva estudiar, mi coautora Priyanka Mehrotra y yo exploramos las mejores prácticas para los directivos en la era híbrida. Nuestra investigación incluyó una revisión bibliográfica de más de 60 artículos, una mesa redonda con más de 25 líderes empresariales y una encuesta cuantitativa a 621 líderes y empleados de recursos humanos de numerosos sectores, principalmente en Norteamérica y Europa.

El estudio descubrió lo que parece ser un callejón sin salida. Por un lado, a las organizaciones les va mejor cuando los directivos muestran más confianza en los miembros de su equipo y evitan la microgestión. Cuando los directivos mostraron altos niveles de confianza y confianza en sus informes, esos empleados tenían un 88% más de probabilidades de alcanzar niveles altos de compromiso.

Pero, por otro lado, escuchar con más frecuencia a sus gerentes, incluso todos los días, hizo que los empleados de nuestro estudio obtuvieran un mejor desempeño. Siete de cada 10 participantes dijeron que quieren más visitas diarias o semanales de las que reciben actualmente.

Entonces, ¿cómo pueden los gerentes satisfacer esta necesidad sin microgestión y, al mismo tiempo, demostrar confianza? La respuesta está en qué consisten esos registros y en qué evitan.

El poder de las conexiones profundas

Nuestra investigación descubrió que los empleados desean tener conexiones genuinas no solo con sus colegas, sino también entre las jerarquías de su organización. Más específicamente, cuando alguien siente que su relación con su gerente es auténtica y que su gerente quiere darle las herramientas que necesita para hacer su trabajo con éxito, esa persona se siente menos estresada, más satisfecha y es más probable que se quede en la empresa.

Aunque parezca demasiado, los datos de nuestra encuesta y nuestras conversaciones mostraron que los empleados se comprometen más cuando los gerentes hacen el registro diario. Para evitar la microgestión y generar confianza, estos registros deben contener cuatro elementos.

1) Centra la conversación en el miembro de su equipo y sus necesidades.

El objetivo de cada registro es asegurarse de que su empleado tiene lo que necesita de usted y de la organización para hacer bien su trabajo, hoy.

Utilice las siguientes preguntas para estructurar sus conversaciones:

• ¿Qué funciona bien hoy y qué no funciona bien?
• ¿Qué barreras se interponen en su camino y cómo puedo ayudar a superarlas?
• ¿Necesita información o datos que no esté recibiendo ahora mismo?

Cuando llega a diario, puede que descubra que algunos problemas tardan más en resolverse que otros. Por ejemplo, a veces su empleado puede necesitar aclaraciones sobre un proceso o una tarea que pueda abordar en el acto. Otras veces, puede que necesiten recursos o herramientas que no estén disponibles de inmediato. Para los problemas actuales, dígale a su empleado que está al tanto y dígale claramente el tiempo que tardará en ponerse en contacto con él. Puede utilizar los registros diarios para proporcionarles cualquier actualización, pero trate de centrarse sobre todo en el aquí y el ahora.

2) Que sea breve.

Sus registros no tienen por qué ser demasiado formales ni llevar mucho tiempo. De hecho, es mejor si no lo hacen. Los gerentes y los trabajadores se enfrentan a una carga de trabajo muy pesada, en parte porque la «gran renuncia» ha hecho que los empleados asuman la trabajar de colegas fallecidos.

Mantenga sus registros para mantener conversaciones breves, de solo unos minutos, ya sea por vídeo para los empleados remotos o en persona si tanto usted como su empleado están en la oficina. Estas conversaciones pueden ser incluso mensajes cortos de Slack o Teams, a los que los empleados pueden responder cuando tengan tiempo. Usted y los miembros de su equipo pueden determinar qué es lo que mejor les funciona. Diferentes personas pueden tener diferentes preferencias en torno a la comunicación, así que esté abierto a sus necesidades únicas.

3) Dar comentarios honestos.

A veces, puede que tenga que solucionar un problema con el trabajo de un empleado. En nuestra investigación, analizamos la mejor manera de gestionar esto en los registros con los empleados.

Descubrimos que los problemas de rendimiento graves y continuos que implican conversaciones difíciles se adaptan mejor a las reuniones mensuales más formales. Estos debates detallados le darán una visión más profunda del trabajo de su empleado, le darán la oportunidad de reflexionar sobre las causas de los problemas y recordarle a su empleado que le importan sus objetivos a largo plazo y su progreso profesional.

Al mismo tiempo, esto no significa que deba evitar por completo hablar de los problemas en sus registros diarios. En su lugar, utilice su reunión mensual como punto de referencia en sus reuniones diarias y pregunte a su empleado cómo va abordando los problemas de los que ha hablado anteriormente. Esto demostrará a su empleado que confía en él lo suficiente como para darle la autonomía necesaria para mejorar por sí solo y, al mismo tiempo, ofrecerá observaciones puntuales sobre cómo una tarea específica refleja que va en la dirección correcta o incorrecta.

En ambos casos (reuniones mensuales y visitas diarias), los gerentes deben ser honestos. Nuestro estudio descubrió que cuando los gerentes son transparentes con los empleados en cuanto a su desempeño, la probabilidad de que el empleado desempeñe mejor una tarea se triplica.

Esta es también la razón escucha activa es muy importante para los gerentes. Si los miembros de su equipo perciben que los escucha, teniendo en cuenta lo que tienen que decir y lo incluye en su evaluación de su trabajo, se desarrollará un mayor nivel de confianza (y una conexión más profunda).

4) Haga un seguimiento de sus resultados.

Ofrezca a sus empleados encuestas periódicas para que puedan valorar la calidad de estas conversaciones. Incluir espacio para algo más que números. Permitir respuestas anónimas en las que los empleados compartan preocupaciones sin restricciones sobre el desarrollo del proceso de registro. Necesita estos comentarios para mejorar la calidad de sus reuniones y evaluar si la frecuencia de las reuniones funciona bien para su equipo.

Con el tiempo, puede que descubra que los registros diarios se convierten en algo natural, en otra parte del flujo de trabajo diario. Y si los comentarios de su equipo son positivos, la organización en su conjunto se llevará los frutos.