Por qué su organización necesita una declaración de derechos para los datos de los empleados

Las organizaciones actuales tienen más datos sobre sus empleados que nunca, y el volumen y la variedad de información accesible siguen aumentando. Hay dos factores clave detrás de este turno.

En primer lugar, la disponibilidad de los datos se ha ampliado drásticamente a lo largo de los últimos años. Cuando las organizaciones hicieron el rápido cambio al trabajo remoto o híbrido, crearon una nueva tecnología digital canales de trabajo que podrían monitorearse y rastreado. (Piense en los mensajes de Slack en lugar de en las conversaciones en los pasillos.) Una encuesta de Gartner de 2022 reveló que el 51% de las organizaciones recopilan datos que no recopilaban antes de la pandemia: el 26% ha empezado a registrar la actividad del correo electrónico en los últimos tres años, el 21% ahora procesa los datos sobre con quién hablan y trabajan los empleados con más frecuencia y el 15% ha empezado a analizar los datos de las reuniones virtuales.

En segundo lugar, las organizaciones en 2023 se enfrentan niveles más altos de responsabilidad por la salud y el bienestar de los empleados. Por ejemplo, es posible que los datos de salud de las personas se hayan considerado extremadamente privados en 2019, pero en 2021, los empleados compartían de forma rutinaria información sobre la exposición a la Covid o el estado de vacunación como requisito laboral básico.

En términos más generales, una investigación de Gartner muestra que el 82% de los empleados quieren que sus organizaciones los traten como personas, no solo como trabajadores. Un apoyo personal eficaz requiere datos, desde las responsabilidades familiares y de cuidado hasta las necesidades de salud mental, y esos datos pueden provocar problemas de privacidad muy reales.

A medida que las organizaciones tienen más mecanismos para obtener datos personales y más motivación para aprovecharlos, necesitan mejores directrices para hacerlo de manera responsable, sobre todo porque esta tendencia ya está atrayendo un aumento reglamentario escrutinio.

Pero el tratamiento justo y transparente de los datos de los empleados no es solo un mandato de cumplimiento, sino también el primer paso para crear la asociación basada en la confianza que tanto los empleados como sus empleadores necesitarán para prosperar en este entorno de datos más complejo. Un análisis de Gartner de 2021 reveló que los empleados que confían sus datos a sus organizaciones obtienen un rendimiento un 20% mejor y tienen muchas más probabilidades de querer permanecer en sus puestos que los empleados con niveles bajos de confianza. Cuando los empleados son socios, no solo objetivos, en la recopilación y el uso de los datos, todo el mundo simplemente trabaja mejor.

¿Qué derechos de datos deben tener los empleados?

Un declaración de derechos sobre los datos de los empleados ofrece a las organizaciones un conjunto de principios fundamentales sobre la recopilación y el uso de los datos de los trabajadores, incluso a medida que cambien las tecnologías o las necesidades empresariales. Si bien los lugares de trabajo pueden funcionar con diferentes restricciones reglamentarias o capacidades tecnológicas, cuatro principios fundamentales deberían establecer las expectativas sobre la forma en que los empleadores aprovechan la información sobre su fuerza laboral:

El derecho al propósito: la organización tendrá un propósito empresarial legítimo y específico para todos los datos que recopile.

El derecho al propósito significa que las organizaciones han definido claramente el motivo por el que solicitan los datos de los empleados antes De hecho, está coleccionado. Los empleadores deberían preguntarse por qué recopilan datos nuevos, cómo los procesarán y cuánto tiempo tendrán que conservarlos para cumplir su objetivo principal.

El derecho a un propósito genera confianza en los empleados y ayuda a los equipos de análisis a evitar recopilar y almacenar datos que en realidad no aportan valor. También puede evitar que se introduzcan casos de uso potencialmente poco éticos. Por ejemplo, si una organización monitorea el tráfico peatonal para garantizar un uso eficiente del espacio de oficina, infringiría el derecho al propósito si esos datos se compartieran con los gerentes para evaluar el desempeño en función del tiempo que los empleados pasan fuera de sus escritorios. Esto no significa que las organizaciones no puedan reutilizar los datos que ya tienen, sino que el nuevo propósito debe definirse de forma explícita y comunicarse también de forma transparente a los empleados. Una empresa que originalmente comenzó a monitorizar los datos del calendario de los empleados para ayudar a determinar cuándo deberían estar abiertos los espacios de oficina, por ejemplo, podría encontrar valor en utilizar esos mismos datos para ayudar a los directivos a evitar que sus equipos se agoten por demasiadas reuniones.

El derecho a la minimización: la organización no recopilará más datos de los que necesita para cumplir eficazmente con su objetivo empresarial legítimo.

Una vez definido un propósito empresarial específico, el derecho a la minimización exige que las organizaciones limiten los datos que recopilan a lo que es realmente necesario. Eso significa evaluar críticamente tanto cómo mucho las organizaciones recopilan y cómo sensible esos datos son. Si una organización quiere hacer un seguimiento de la productividad de los empleados remotos, por ejemplo, podría aprovechar los datos de uso de las principales aplicaciones de trabajo en lugar de confiar en métodos más invasivos, como monitorizar las cámaras web de los empleados.

Hacerlo bien a veces requerirá una decisión sobre qué datos es «bueno tener» y cuáles son fundamentales para el éxito. Esta pregunta es especialmente pertinente a medida que las herramientas de IA, que se basan en mayores volúmenes de datos de alta calidad, se hacen más comunes y capaces. El derecho a la minimización significa considerar si la información adicional permitirá a su organización ser más eficaz y si eso supera el riesgo para la confianza de los empleados.

El derecho a la equidad: la organización utilizará los datos de manera que refuerce la equidad en la fuerza laboral.

La base de una asociación de datos eficaz entre empleadores y empleados es garantizar que ambas partes se beneficien de los datos que se recopilan. A medida que las organizaciones utilizan datos cada vez más confidenciales (incluidos los datos relacionados con la salud, las obligaciones familiares, la ubicación y la identidad racial y de género) para apoyar mejor a los empleados o cumplir los objetivos de diversidad e inclusión, aumenta el riesgo de sesgos conscientes o inconscientes en la toma de decisiones. La nueva cantidad de datos disponibles para las organizaciones debería mejorar, no limitar, la igualdad de acceso, oportunidades y tratamiento.

La forma más eficaz de seguir adelante con el derecho a la equidad es incorporarlo en los procesos de toma de decisiones desde el principio. En una empresa minorista internacional con la que trabajamos, Recursos Humanos no espera a evaluar la diversidad de la fuerza laboral tras contratar a los empleados. Utilizan un análisis de datos sólido para garantizar un grupo de candidatos inclusivo y, después, lo vuelven a evaluar en las fases de candidato, entrevista y selección. Esta organización también forma a los líderes para que detecten dónde los datos podrían indicar un sesgo y proporciona a los gerentes un panel de análisis para supervisar las tendencias actuales en contratación y retención.

El derecho a la concienciación: la organización dejará claro a los empleados qué datos se utilizan para qué fines.

El derecho a la concienciación es el ingrediente clave que hace que los demás derechos funcionen. Significa que los empleados entienden qué datos se recopilan sobre ellos, cómo se utilizan y, cuando es posible, cómo acceden a esa información. Sin conocimiento, los niveles de confianza y la percepción de equidad de los empleados no pueden cambiar.

Dicho esto, los empleados no deberían tener que ser científicos de datos para saber que se respetan sus derechos. Debe haber un plan de comunicación sólido, que incluya comunicaciones personalizadas para garantizar que los mensajes sean relevantes para las funciones y experiencias de los empleados. Por ejemplo, al recopilar datos de autoidentificación potencialmente confidenciales para los casos de uso de la DEI, una organización podría combinar un mensaje empresarial de un líder ejecutivo en el que se refuerce el compromiso de la organización con la DEI y se explique cómo se utilizarán los datos con comunicaciones más específicas en los grupos de recursos de los empleados sobre cómo las decisiones de DEI basadas en los datos les beneficiarán. Todas las comunicaciones sobre los datos de los empleados deben ser sencillas, puntuales y entregarse a través de un canal de comunicación accesible y fácil de usar.

Los comentarios también son un componente crucial de la concienciación. Los empleados deberían tener mecanismos disponibles para hacer preguntas y denunciar sus dudas. Por supuesto, en el contexto de la relación empleador-empleado, algunos datos simplemente no deberían compartirse (como los datos de evaluación del desempeño o los historiales médicos). De lo contrario, la claridad debería ser la norma por defecto.

La declaración de derechos sobre los datos de los empleados en la práctica

Un declaración de derechos sobre los datos de los empleados no pretende existir como principios abstractos. Las organizaciones deberían codificar y compartir su propia lista de derechos de uso de los datos de los empleados, añadiendo a los cuatro conceptos principales anteriores según su contexto específico. La ciudad de Utrecht, en los Países Bajos, ofrece un modelo para saber cómo hacer esto. Han publicado sus valores digitales públicamente y se han comprometido a defenderlos a través de la política.

Los líderes también deberían ser responsables del cumplimiento de los derechos de datos declarados por los empleados. Una organización de servicios financieros con la que trabajamos creó un grupo de trabajo interno dedicado a garantizar un equilibrio adecuado entre las ventajas empresariales y la privacidad personal en el uso de los datos por parte de los empleados. Otras organizaciones han creado juntas de ética de datos que incluyen a representantes de RRHH y de los empleados y consultan regularmente con expertos internos para auditar su enfoque de los datos de los empleados.

Los límites entre los datos personales y los de los empleados seguirán difuminándose a medida que la tecnología avance y las expectativas de los trabajadores cambien. Una declaración de derechos sobre los datos de los empleados, que se aplique de forma coherente y se comunique de forma transparente, ayudará a las organizaciones a aprovechar todo el potencial de sus recursos de datos tanto para ayudar a los empleados como personas como para alcanzar sus objetivos empresariales.