Por qué la ley francesa de correo electrónico no restablece el equilibrio entre la vida laboral y personal

El 1 de enero de este año entró en vigor en Francia una nueva ley que establece el «derecho a desconectarse» de los trabajadores. La ley exige que las empresas con más de 50 empleados establezcan horarios en los que el personal no debe enviar ni responder correos electrónicos. En un entrevista con la BBC, el legislador francés Benoit Hamon describió la ley como una respuesta a las dificultades de los empleados que «dejan la oficina, pero no abandonan su trabajo». Permanecen atados por una especie de correa electrónica, como un perro».

Todos sabemos de forma intuitiva que estamos más conectados con el lugar de trabajo que nunca. Cuando Bain & Company examinó las comunicaciones electrónicas y otras formas de colaboración en dos docenas de grandes empresas mundiales, descubrimos que el tiempo dedicado al correo electrónico, la mensajería instantánea (IM), el crowdsourcing y otras comunicaciones en línea es extenso y, lamentablemente, va en aumento. Utilizamos Microsoft Workplace Analytics (antes VoloMetrix) y otras herramientas de minería de datos para analizar la información capturada en Microsoft Outlook, Gmail y aplicaciones similares y entender con precisión cuánto tiempo se dedica al procesamiento de las comunicaciones electrónicas, es decir, enviar, leer y responder al correo electrónico, la mensajería instantánea y otros mensajes. Lo que descubrimos confirmó lo que muchos de nosotros sospechábamos desde hace tiempo, a saber:

• Los altos ejecutivos reciben ahora 200 (o más) correos electrónicos al día.
• El supervisor de primera línea dedica de media unas ocho horas a la semana (un día hábil completo) a enviar, leer y responder a las comunicaciones electrónicas.
• El nivel de la comunicación electrónica ha crecido cada año desde 2008 (el año en que empezamos a examinar estos datos), y gran parte ahora se filtra fuera del horario laboral y los fines de semana.

De las ocho horas que los gerentes dedican a la comunicación electrónica cada semana, calculamos que el 25% de ese tiempo lo dedican a leer correos electrónicos que no deberían haberse enviado a ese gerente en particular y el 25% a responder a correos electrónicos que el gerente nunca debería haber respondido.

Dicho de otra manera, el supervisor de primera línea dedica de media casi medio día a la semana a procesar las comunicaciones electrónicas innecesarias.

No hay nada que un empleado individual pueda hacer para combatir esta embestida. Si descuida demasiados correos electrónicos o mensajes instantáneos, corre el riesgo de irritar a sus compañeros o, lo que es peor, a su jefe. Y si enviar un sinfín de cadenas de correo electrónico es la forma en que su organización hace las cosas, entonces no tiene más remedio que adoptar los métodos de la tribu. En resumen, el exceso de comunicación electrónica es un problema organizativo. Exige soluciones organizativas.

Si bien la intención de la nueva ley francesa es loable, normas como esta confunden el efecto con la causa y, como resultado, probablemente no frenen la ola de la comunicación electrónica. En el mejor de los casos, estas medidas se limitarán a cambiar el horario de comunicación en el lugar de trabajo de fuera del horario laboral a la jornada laboral y pasarán otros «trabajos» a los fines de semana y fuera del horario laboral. En resumen, los funcionarios del gobierno pueden decir a los empleadores que no deben esperar que los empleados respondan a las comunicaciones electrónicas fuera del horario laboral, pero a menos que se aborde de alguna manera la necesidad (o percepción de la necesidad) de un exceso de correo electrónico, mensaje instantáneo, crowdsourcing y similares, ningún mandato del gobierno tendrá un gran impacto en el tiempo total que los empleados o los supervisores dedican a la comunicación electrónica. De hecho, es posible que los franceses descubran rápidamente que sus trabajadores más productivos son los «infractores de la ley» rutinarios que permanecen conectados fuera del horario laboral para reducir la necesidad de ausentarse de familiares y amigos para realizar otras tareas relacionadas con el trabajo.

La única manera de reducir el tiempo total dedicado a las comunicaciones electrónicas es animar a los líderes y a los empleados a gestionar la carga que suponen para la organización mediante el correo electrónico, el mensaje instantáneo, etc. En nuestro trabajo con los clientes, hemos llegado a creer que la mejor manera de hacerlo es proporcionar información en tiempo real a los líderes sobre la carga organizativa, definida como el total de horas dedicadas a leer y responder a los correos electrónicos de cada ejecutivo. El equipo directivo de Seagate, por ejemplo, descubrió que el simple hecho de proporcionar información sobre la carga total que cada gerente generaba cada semana en comparación con sus pares ejecutivos ayudaba a reducir las comunicaciones electrónicas innecesarias. El concurso interno alentó a los líderes a reducir el número de empleados copiados en cada correo electrónico, así como las respuestas que enviaban a los correos electrónicos que no la requerían. En conjunto, estas medidas redujeron el tiempo dedicado al procesamiento de las comunicaciones electrónicas, sin necesidad de mandatos. La información por sí sola modificó el comportamiento de la dirección.

Otra acción simple pero poderosa es eliminar «Responder a todos», en sentido figurado o literal. Como se necesita tiempo para leer cualquier correo electrónico, incluso los que son innecesarios o no están destinados a usted, la función Responder a todos puede ser una pérdida de tiempo. En las auditorías del tiempo organizacional que describimos anteriormente, descubrimos que Reply All, al ser tan fácil de usar, le cuesta al supervisor de primera línea promedio más de 30 minutos a la semana procesar las comunicaciones electrónicas innecesarias. Elimine la función y liberará tiempo improductivo en toda la organización.

No cabe duda de que las comunicaciones electrónicas innecesarias son costosas, no solo para el empleado individual sino para la sociedad en general. Contribuye al desgaste del personal y a la pérdida de productividad. Pero es probable que los mandatos legales centrados en los síntomas, más que en la causa, del exceso de correos electrónicos tengan poco efecto. Es hora de que los líderes asuman la responsabilidad por la carga que suponen para la organización y de que tomen medidas para cambiar la forma en que se hace el trabajo. Solo entonces los empleados podrán cortar la correa con éxito y dedicar su precioso tiempo a obtener excelentes resultados.