Por qué la contabilidad necesita sus devengos

Los gerentes de todo el país temen que lo llamen los contables en esta época del año; necesitamos sus devengos. Muchos directivos piensan que el proceso de reunir sus acumulaciones es tedioso y, nos atrevemos a decir, una pérdida de tiempo. Se preguntan: «¿Por qué la contabilidad necesita esta información? ¿Se trata de otra información que va al agujero negro de una hoja de cálculo y no se vuelve a ver nunca más?»

Los devengos, especialmente en esta época del año, son fundamentales para una buena contabilidad. Ayudan a garantizar que disponga de buena información sobre la salud financiera de su empresa. Y ayudan a mantener los libros «limpios», es decir, a mantener las cosas que sucedieron en 2009 en 2009 para que el panorama que presenta su empresa con sus finanzas cuente la historia de 2009 en su totalidad.

En esencia, la contabilidad de causación es bastante simple: las cifras en los estados financieros deben reflejar el trabajo y las actividades que se han producido en el período de esos estados. Así que si la estado de resultados de resultados es de diciembre, los ingresos y los gastos de esa cuenta corresponden a los ingresos obtenidos (por ejemplo, ¿el producto se entregó en diciembre?) y los gastos que se necesitaron para obtener esos ingresos (por ejemplo, el coste de los materiales para los ingresos obtenidos en diciembre). (Un principio contable importante y relacionado aquí es el principio de conciliación: hacer coincidir los gastos con los ingresos que los gastos ayudaron a generar).

Este es el problema: las facturas, los recibos y el efectivo no siempre se alinean en el mismo mes en que se produjeron las actividades. Digamos que llega una factura de algo que ocurrió hace un mes. Debería haberse «acumulado» para que, aunque no hubiera ninguna factura, el importe esté en los libros del mes en que se produjo la actividad. Por el lado de los ingresos, digamos que se entregó un producto, pero el cliente no lo pagó hasta dos meses después. Esos ingresos tenían que «acumularse» durante el mes de la entrega, aunque ni la factura ni el pago del producto se produjeran ese mes.

Otro ejemplo de devengos es cuando pagamos algo en un mes, pero recibimos la prestación por más de ese mes. Digamos que paga la factura del seguro de todo el año en enero. Ese seguro cubre 12 meses, no solo enero. Así que la empresa acumula para eso y los libros reflejan 1/12 de ese pago en todos los meses del año.

¿Demasiada contabilidad? Simplemente recuerde que usted es parte del proceso de crear una imagen lo más cercana posible de lo que ocurrió en 2009. Y eso es importante por muchos motivos, ya que los estados financieros se utilizan para ayudar a tomar muchas decisiones, incluidas las relativas a la contratación (o despidos), aumentos, compras de capital, planes de nuevos productos,.

Por último, aquí hay cuatro cosas clave que debe recordar sobre la acumulación:

1. 1. Los devengos se pueden aplicar a los ingresos, los gastos de explotación y los gastos de capital. Los salarios pueden ser una gran parte de los devengos.
2. 2. No necesita una factura para acumular. Tiene que saber el importe de la factura.
3. 3. Puede que tenga que hacer suposiciones e incluir estimaciones en sus cifras de acumulación. Está bien, simplemente documéntelos.
4. 4. Piense en las actividades que tuvieron lugar en 2009 y asegúrese de que se reflejen en los libros de 2009. Puede haber algunos proyectos que entren en 2010. Colabore con su departamento de contabilidad para decidir cómo gestionarlos.

Karen Berman es fundadora y copropietaria del Instituto de Educación Empresarial, con Joe Knight. Joe es CFO en Setpoint Companies. Son los autores de Inteligencia financiera.