Lo que los sistemas de salud, los hospitales y los médicos deben saber sobre la implementación de los registros médicos electrónicos

Hace una década, Kaiser Permanente instaló la historia clínica electrónica (EHR) más completa del país. La decisión la tomaron el plan de salud y el grupo médico juntos. Debido al gran tamaño de nuestra organización, la implementación era difícil y cara: el proceso duró dos años y el coste en ese momento se estimaba en unos 4 000 millones de dólares. Pero no cabe duda de que el precio y el esfuerzo necesarios para formar y motivar a los médicos y al personal merecieron la pena. La información que proporcionó el EHR, combinada con nuestro análisis de datos y nuestro sistema integrado de prestación de asistencia médica, nos ha ayudado a salvar innumerables vidas.

En los Estados Unidos, pocos médicos tienen acceso a un registro electrónico completo que contenga toda la información médica del paciente (independientemente del número de médicos que le hayan brindado la atención) y que comunique las brechas en la atención y los posibles errores médicos antes de que se produzcan. Por difícil y caro que resulte integrar este tipo de sistema en una comunidad, hacerlo es la mejor manera de maximizar la calidad de la atención para todos los pacientes. Para los sistemas de salud que quieren hacer las inversiones en tiempo y capital necesarias, estas son algunas lecciones importantes que nos ha enseñado la experiencia.

Haga que el EHR sea completo

A finales de la década de 1990 y de nuevo a principios de la década de 2000, intentamos diseñar y construir nuestro propio EHR. Ambos esfuerzos fracasaron y nos costaron cerca de mil millones de dólares cada vez. Un problema importante fue el enfoque que utilizamos: para lograr la aceptación de los médicos, intentamos adaptarnos a las preferencias únicas de cada especialidad. Por ejemplo, en lugar de tener un solo diagrama del cuerpo que cada médico utilizara para documentar la ubicación del problema del paciente, la oftalmología tenía su propio diagrama centrado en el ojo, mientras que el otorrinolaringólogo tenía uno diferente para el rostro. Como resultado, un médico de atención primaria tuvo que revisar e incorporar dos conjuntos de datos, a veces con información contradictoria, para un solo problema.

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Tras dos fracasos, tomamos la decisión de comprar un solo sistema, EPIC, cuya filosofía no consistía en personalizar las aplicaciones sino en maximizar la funcionalidad combinada del sistema para todos. Además, trabajamos con la empresa para desarrollar una suite para pacientes hospitalizados totalmente integrada con los módulos para pacientes ambulatorios.

Siempre habrá solicitudes personalizadas que sean más solicitadas por una sola especialidad y más específicas para su práctica, pero el poder del EHR se debe a la totalidad de la información que proporciona. Los pacientes son los que más se benefician al compartir información entre especialidades, en lugar de la profundidad o facilidad de la documentación dentro de cada una. A diferencia de muchos sistemas independientes de consultorios que se centran en las necesidades de un solo médico, un registro electrónico integral comienza con la totalidad del paciente y comunica su información a todos los médicos que lo atienden.

Cuando se presentan los mismos datos a todos los médicos, pueden detectar y abordar cualquier laguna, independientemente de si trabajan en un departamento de atención primaria o de especialidades. Por ejemplo, considere la hipertensión arterial, la causa más común de un accidente cerebrovascular isquémico, como medida de calidad. Según los CDC , está controlado en todo el país solo el 55% de las veces. Por el contrario, en The Permanente Medical Group (TPMG), el éxito se logra el 90% de las veces. La razón es que todos los médicos saben cuando un paciente tiene este problema y pueden comunicarse fácilmente con sus colegas clínicos cuando se necesita tratamiento adicional.

Haga que los médicos se unan

Además de los grandes grupos médicos con múltiples especialidades a los que se les paga de forma capitalizada, uno de los mayores desafíos de la adopción de la EHR es convencer a los médicos de su valor. Muchos de los EHR actuales se diseñaron principalmente para la codificación y la facturación, más que para la práctica clínica, y a menudo no se conectan perfectamente con los EHR de los consultorios médicos de los alrededores. Así que, en lugar de facilitar la atención a los pacientes, acaban retrasando a los médicos.

Nuestra experiencia en TPMG ha sido diferente. Si bien a nuestros médicos les resultaba engorroso introducir datos en el EHR, también se dieron cuenta inmediatamente de las ventajas para sus pacientes. En lugar de tener que esperar a que llegue el historial del paciente de los consultorios de sus colegas, podrían acceder a la información de forma inmediata. En lugar de tener que buscar estudios radiológicos, podían acceder a los estudios en cuanto estuvieran terminados. Y en lugar de tener que enviar por correo información médica a otros médicos sobre los próximos pasos del proceso de tratamiento, sabían que llegaría de forma inmediata y, por lo tanto, podían estar seguros de que su paciente no pasaría desapercibido.

Al igual que otros médicos, a nuestros médicos les preocupa el tiempo adicional necesario para aprender el nuevo sistema. Así que redujimos sus horarios a la mitad durante la fase de implementación. Tenían que aprender a utilizar los ordenadores de la manera más eficiente, y algunos tenían que dominar primero las habilidades básicas, como la mecanografía. Pero la aceptación del médico fue relativamente fácil de conseguir porque todos los médicos vieron las ventajas de inmediato. Lamentablemente, para la mayoría de los médicos de consultorios comunitarios pequeños, la naturaleza fragmentada de la práctica comunitaria y la falta de un único historial médico hacen que sea más difícil de lograr.

Generar confianza

Los cambios operativos importantes siempre son difíciles, así que, a menos que los médicos confíen en sus líderes, se resistirán. Como CEO de TPMG en esa época, sabía que para ganarme la confianza de los médicos, tenía que dirigir el proceso personalmente. Fui a cada uno de nuestros 20 centros médicos y me reuní con miles de médicos en todo el norte de California. Le expliqué cómo el EHR mejoraría los resultados clínicos, cómo se compensaría el tiempo adicional necesario para introducir los datos al no tener que esperar a recibir la información y los resultados y cómo el sistema les ayudaría a evitar errores médicos o de medicación peligrosos.

No olvide que otros empleados utilizan el sistema

También escuchamos las preocupaciones de otros empleados, especialmente de los asistentes médicos. El EHR requeriría más trabajo de su parte (tendrían que documentar mucho más) y no podrían prever los beneficios clínicos con tanta claridad.

Además de ofrecer una amplia formación sobre el nuevo sistema, lanzamos un programa llamado «He salvado una vida», con el objetivo de cambiar la forma en que los asistentes médicos interactúan con los pacientes. Cuando los pacientes acudieran al consultorio, en lugar de simplemente preguntarles el motivo de la visita y documentar sus signos vitales, se esperaba que los asistentes médicos utilizaran el EHR para detectar las deficiencias en la atención preventiva y, cuando fuera apropiado para su nivel de formación, las abordaran. A menudo, esto significaba programar una mamografía en radiología si la persona no se había hecho una en dos años, o entregarle a la persona un kit de identificación del cáncer de colon cuando el ordenador indicaba que lo necesitaba. O, por ejemplo, cuando una mujer no se hizo la prueba del cáncer de cuello uterino, llamó al obstetra/ginecólogo y programó una cita. El departamento organizaba una celebración cuando alguna de estas intervenciones identificaba un cáncer, como una forma de reconocer la contribución del asistente médico. Pronto, en lugar de que el personal viera el EHR como una carga, quisieron utilizar el nuevo sistema para salvar una vida.

Proporcionar asistencia técnica continua en todo momento

Cuando se utiliza una nueva tecnología, la gente quiere saber que contará con apoyo y protección en caso de que algo vaya mal. Para ello, le proporcionamos asistencia técnica inmediata in situ. Sabíamos que una cosa era utilizar el sistema durante las clases de formación preparatoria y otra usarlo en directo. En las primeras semanas de funcionamiento en un departamento o centro médico determinado, los médicos que ya hubieran implementado la aplicación con éxito en otro lugar actuaban como expertos consultores y se ponían a disposición de sus colegas médicos. Por último, invertimos en más personal de TI para ofrecer apoyo consultivo durante los meses siguientes a la implementación.

La implementación de un EHR debe considerarse como cualquier programa de capital: se invierte mucho al principio y se logra el retorno de la inversión con el tiempo. Una década después de su implementación, el EHR permite a nuestros médicos tratar a los pacientes en consultorios, hospitales y servicios de urgencias con más rapidez que en el pasado. Ha ayudado a Kaiser Permanente, en el norte de California, a convertirse en el único programa del país con una clasificación de cinco estrellas según el Comité Nacional de Control de Calidad tanto para los miembros de Medicare como para los miembros comerciales. La exhaustividad de los datos sigue facilitando nuestra labor de análisis de datos, nuestra evolución de las mejores prácticas y nuestros esfuerzos por ayudar a los pacientes a evitar las complicaciones de las enfermedades crónicas.

Practicar la mejor atención médica del siglo XXI no es posible sin un registro electrónico completo. Los avances en el cuidado de la salud, incluida la medicina de precisión, la genómica y la inteligencia artificial, requerirán el acceso universal a estos potentes sistemas informáticos. Para muchos médicos de consultorios comunitarios hoy en día, los cambios necesarios serán difíciles. Será necesario invertir en hardware, software y formación, y en conectar los sistemas de las diferentes oficinas. Será necesario modificar y estandarizar los flujos de trabajo. Esperemos que estas lecciones faciliten el proceso de transición para otras personas y den la confianza de que, con el tiempo, las ventajas para los pacientes harán que los esfuerzos valgan la pena.