Lo que todo el mundo debe saber sobre la organización de reuniones productivas

Levante la mano si cree que la mayoría de las reuniones son una pérdida total de tiempo, sin mencionar el tiempo de su organización. No necesita ir muy lejos para encontrar pruebas que lo confirmen. Tenga en cuenta los datos sobre la reunión semanal del comité ejecutivo de una empresa se extendió por la organización de una manera profundamente inquietante, lo que en última instancia lleva hasta 300 000 horas al año.

A todos nos vendría bien algo de ese tiempo atrás. Pero, ¿qué podemos hacer con el ciclo aparentemente interminable de reuniones en el que estamos todos atrapados? Busqué en los archivos de HBR algunos de nuestros mejores consejos sobre las reuniones: cómo tener menos reuniones y cómo hacer que las que debemos tener sean más productivas. He aquí un resumen de lo que he encontrado:

Lectura adicional

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El mejor punto de partida es dirigirse a su dirección y a la de los demás, adicción a las reuniones. Muchos de nosotros caemos en la trampa de asistir a muchas reuniones porque nos hace sentir importantes. Pero antes de aceptar la siguiente invitación, pregúntese: «Si me pusiera enfermo el día de esta reunión, ¿habría que cambiarla?» Si la respuesta es «no», probablemente no necesite estar allí. En caso de duda, siga esto práctico árbol de decisiones de la autora y entrenadora temporal Elizabeth Grace Saunders:

Si realmente no puede asistir a menos reuniones, intente al menos reducir su duración, en lugar de 60 minutos, empezar con 30, o incluso 15, y se puso la meta de terminar pronto. O, intente programar su parte de la conversación para el principio del tiempo asignado, entonces discúlpese del resto de la reunión. Esto es especialmente importante para teleconferencias — no hay razón para que todos los asistentes estén en la llamada de principio a fin. Todo lo que necesita es planificar con un poco de antelación qué temas se discutirán y cuándo. Si tiene en cuenta qué hace realmente la gente en las teleconferencias, vale la pena el tiempo y el esfuerzo iniciales:

Por supuesto, hay momentos en los que son necesarias las reuniones. Estos son los tres razones que justifican una reunión cara a cara:

1. Para informar y poner a la gente al día.
2. Para solicitar la opinión de la gente.
3. Para pedir la aprobación.

No programe una reunión para algo que pueda abordarse en una llamada telefónica ni haga una llamada telefónica para algo que pueda comunicarse por correo electrónico. Si necesita programar una reunión para lograr su objetivo, desafíese a sí mismo para que sea rápida y eficaz, y tenga en cuenta las siguientes prácticas recomendadas:

• Empiece con una agenda centrada. En HBR, muchos de nosotros seguimos esta regla: sin orden del día, sin reunión. Un orden del día bien ejecutado marca la pauta y la dirección de una reunión productiva. Hable con sus colegas de manera informal con antelación para determinar los temas de debate más importantes. Sea lo más específico posible e incluya un cronograma que asigne un número determinado de minutos a cada tema (entonces, asegúrese de respetarlo durante la reunión). Envíe el orden del día a la gente con antelación para que tengan tiempo de prepararse para la reunión.

• Limitar los asistentes. Cuando está programar una reunión, empiece por preguntarse cuáles son las prioridades y quién es absolutamente necesario que esté ahí. Es importante controlar el tamaño de la reunión y que los principales responsables de la toma de decisiones estén presentes en la sala. (No caiga en la trampa de enviar invitaciones generales solo porque los calendarios, las aplicaciones de programación y las listas de distribución de correo electrónico de Internet lo faciliten). Si necesita un alto directivo importante en una reunión, confirme primero el mejor momento con esa persona y, después, programe a todos los demás alrededor. Y no hace falta decir que si va a celebrar una reunión con un cliente, anteponga siempre el calendario del cliente.

• Manténgalo en el buen camino. Una vez que haya reunido a los actores críticos, evitar que su reunión se descarrile. Empieza cuando envía el orden del día y cualquier material de referencia. Si la gente inicia sesión para un videoconferencia , es imprescindible que esté bien entrenado y se sienta cómodo utilizando las funciones de la herramienta. Si no lo está, asegúrese de traer a alguien que sí lo esté; no querrá perder los primeros 20 minutos descubriendo cómo funcionan el audio o la cámara web.

• Gestionar los asistentes. No importa lo bien definida que esté su agenda, siempre la habrá dinámicas entre bastidores que pueden desviar su reunión. Al fin y al cabo, cada uno tiene sus propios objetivos y esos pueden influir en el tono y la dirección de la reunión. Algunos se dedicarán mucho al tema en cuestión, mientras que otros están ahí solo porque estaba en su calendario. Depende de usted ser el administrador de todas las ideas de la sala, lograr el equilibrio adecuado entre animando a todas las voces a alzar la voz y ser escuchadas, escuchando, y no dejar que la gente se vaya por la tangente.

• Marcar el tono correcto. Tenga en cuenta qué es lo que su lenguaje corporal comunica a la gente — la forma en que decimos las cosas es tan importante como lo que decimos. Por ejemplo, observe si su postura es de atención o si está recostado con los brazos cruzados, lo que puede indicar impaciencia o escepticismo retraído. Si se mueve en la silla, toca el tambor con los dedos, hace garabatos, mira por la ventana o mira el teléfono, puede estar bastante seguro de que la gente pensará que no le interesa lo que tienen que decir. El lenguaje corporal es especialmente importante cuando es el jefe, porque todos los demás seguirán cada arco de su ceja.

• Defina los próximos pasos y responsabilidades. Nunca termine una reunión sin definir los próximos pasos, plazos y responsabilidades individuales. Mantenga un registro de quién es responsable de qué y para cuándo. Si la reunión descubrió temas que hay que explorar más a fondo, fije una hora para un debate de seguimiento.

Por supuesto, ciertos tipos de reuniones requieren una planificación y una ejecución más estratégicas, por ejemplo:

• Teleconferencias: Las teleconferencias pueden ser una gran pérdida de tiempo. Pero, cuando se llevan a cabo bien, pueden ser incluso más productivas que las reuniones presenciales, porque son una forma rápida, fácil y relativamente barata de unir a la gente. También se prestan bien a que los graben, y es fácil conectar a la gente dentro y fuera según sea necesario. He aquí cómo hacer que su próxima teleconferencia sea más productiva.

• Reuniones fuera de las instalaciones: La mayoría de los equipos directivos dedican de un día a una semana cada año para salir de la oficina y realizar la planificación estratégica. Pero con demasiada frecuencia, los planificadores y los participantes asumen que la reunión externa es solo otra reunión en otro lugar. En realidad no lo es, y hay que abordarlo de manera muy diferente. He aquí cómo aprovechar al máximo una reunión fuera de las instalaciones.

• Cumbres de liderazgo: Muchas empresas grandes y medianas reúnen a los líderes en una cumbre una vez al año. Pero demasiados desperdician esta rara oportunidad de aprovechar el conocimiento y la energía colectivos de sus altos ejecutivos. He aquí cómo haga que su próxima cumbre cuente.

Recuerde que la primera (y más importante) reunión que debe programar todos los días es consigo mismo. Bloquee la hora de su calendario cada mañana para tener claras las prioridades y centrarse en lo que es absolutamente necesario hacer ese día. No importa el número de reuniones que tenga en el calendario, esta es la que lo posicionará y su equipo para hacer el uso más productivo de su tiempo.