Utilice su reunión de personal para el entrenamiento entre pares

Una de las consecuencias no deseadas del constante ajuste del tamaño y el aplastamiento de nuestras organizaciones es que ahora vivimos en un mundo en el que los directivos simplemente no tienen tiempo para hacer todo lo que se les exige en su trabajo diario, y mucho menos de encontrar tiempo para entrenar a sus empleados.

Sin embargo, el entrenamiento es un trabajo fundamental para cualquier entrenador que quiera mejorar el rendimiento de su equipo. La investigación muestra que el entrenamiento por sí solo puede mejorar el rendimiento un 22%, mientras que el entrenamiento acompañado del entrenamiento (es decir, la resolución colaborativa de problemas, la retroalimentación y la evaluación) puede mejorar el rendimiento un 88%.

Entonces, ¿qué deben hacer los líderes con poco tiempo?

En nuestra investigación en Ferrazzi Greenlight, hemos encontrado un recurso de entrenamiento extraordinariamente rico y sólido que nos rodea todos los días: nuestros compañeros. Y el lugar ideal para el entrenamiento entre pares ya está incluido en nuestros horarios: la reunión de personal. Puede utilizar las reuniones de personal de la misma manera que un entrenador deportivo usa el tiempo de práctica: para hacer nuevas jugadas y desarrollar nuevos y mejores hábitos. El tiempo dedicado al entrenamiento durante las reuniones de personal también puede impulsar a los miembros del equipo a animarse unos a otros «fuera de la cancha».

La reunión de personal es una de las únicas veces en las que todos los «jugadores» están juntos en el campo. También es el único momento en que el entrenador tiene el control total de la agenda y puede microentrenar los movimientos del equipo, de modo que se crean nuevos recuerdos musculares bajo su atenta mirada. En un equipo deportivo ganador, el entrenador pasa tiempo con jugadores individuales, pero también tiene prácticas grupales en las que el equipo dirige, juega con el entrenador, que a veces da consejos a todo el grupo y, a veces, señala a los individuos. Los entrenadores hacen lo mismo durante los partidos.

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Las conversaciones en los vestuarios y el estímulo y la corrección entre pares que tienen lugar entre los grandes equipos deportivos se producen porque los mejores atletas saben que no es solo el rendimiento individual lo que importa, sino el rendimiento colectivo del equipo. Si fallan, fallan juntos. Nuestra investigación ha demostrado que la misma dinámica de igual a igual se puede utilizar en los negocios como un poderoso impulsor del rendimiento.

Recomendamos estas formas de dar rienda suelta a un entrenamiento eficaz entre pares en las reuniones de personal:

1. Cambie la reunión de la presentación de informes a la resolución colaborativa de problemas.

Cambie la estructura de la reunión, pasando de que las personas informen sobre su propio desempeño y éxitos a la resolución colaborativa de problemas, en la que el líder o un miembro del equipo traiga un tema para el debate grupal.

La importancia de este ejercicio es que los miembros del equipo empiecen a ver a sus compañeros como una fuente rica de consejos, una a la que quizás no hayan acudido antes. Este tipo de resolución colaborativa de problemas por lo general produce mejores decisiones — y es una forma más agradable de trabajar. Solo asegúrese de seguir algunas reglas:

• Fije los temas con antelación.
• Distribuya previamente una descripción del tema de una página para que la gente reflexione, que incluya una pregunta específica que quiera que aborde el grupo.
• En la sala, divida en grupos pequeños de tres o cuatro para debatir el tema y obtener un mayor grado de franqueza.
• No le quite el control de la toma de decisiones a la persona que puso la pregunta sobre la mesa. Debería ser una fuente rica de aportaciones diversas, no una abdicación de la responsabilidad con el grupo ni un ejercicio para llegar a un consenso.

2. Facilitar las revisiones periódicas y abiertas de 360 grados.

En «Open 360», cada miembro del equipo da comentarios muy honestos y constructivos a sus compañeros. Las sesiones están diseñadas para recibir comentarios individuales e inculcar una mayor franqueza e intimidad en el equipo de una manera segura e incluso afectuosa.

Cada persona escucha a todos los miembros de la mesa hablar sobre lo que más admira de su actuación durante no más de 30 segundos cada uno. Esto establece el respeto y la seguridad y ayuda a que la persona reciba las opiniones de los miembros del equipo. Luego, hay una segunda ronda en la que las personas hacen críticas constructivas. Esta vez, cada persona comparte de esta manera: «Como me importa su éxito y su éxito es fundamental para el éxito de este equipo, le sugiero que…»

Estas son algunas reglas generales para la persona que recibe los comentarios:

• Después de cada ronda, puede hacer preguntas aclaratorias. Puede que no esté a la defensiva. No puede hacer retroceder.
• No hay ninguna obligación de cambiar. No necesariamente tiene que hacer nada con lo que se le sugiere.
• Al final, diga: «Gracias» y reconozca que todos estos datos son suyos para que los mastique y haga lo que quiera.

Este ejercicio es una forma inteligente de abrir, mediante un proceso formal, la retroalimentación entre pares que debería existir en todo momento. También ayuda a las personas a darse cuenta de que los miembros de su equipo son resilientes y que, quizás, puedan aceptar este tipo de comentarios en otros momentos críticos. Cuando pone los comentarios al servicio de los demás, en lugar de castigar o juzgar al servicio de uno mismo, comienza de manera afirmativa y establece un nivel de respeto que rompe las posibles hostilidades.

El profesor James O’Toole y mi difunto amigo, el profesor Warren Bennis, encontraron en su investigación que los equipos que practican y muestran franqueza en el lugar de trabajo superan a sus homólogos. También descubrieron que cualquier molestia momentánea que puedan experimentar los líderes y los empleados se ve más que compensada por el hecho de que la información revelada les ayuda a tomar mejores decisiones.

3. Déles deberes y haga que rindan cuentas.

Haga que cada persona en la sala identifique un comportamiento en el que quiera trabajar personalmente de aquí a la próxima reunión. Haga que todos hagan «amigos» con otra persona en la sala y exija que, de aquí a la próxima reunión, hablen por teléfono o en persona dos o tres veces para comprobar el progreso de la meta que se ha fijado. Como líder, tiene que asegurarse de que este entrenamiento entre pares fuera de línea realmente se lleve a cabo pidiendo a las personas que compartan sus éxitos o que soliciten apoyo adicional entre pares si se sienten atrapadas.

Como líderes, todos sabemos que necesitamos entrenar más. Así que usemos el foro que ya hemos creado, la reunión de personal, para animar a los miembros de nuestro equipo a complementar nuestros esfuerzos. Quienes adopten esta estrategia pueden encontrarse en un raro equipo de ensueño en el que los miembros pueden mirarse unos a otros al otro lado de la mesa y decir: «No voy a dejar que fracase».

¿Quiere ayudarnos con nuestra investigación? Por favor, responda esta encuesta para que podamos ver cuántas empresas llevan a cabo estas prácticas.