Utilice señales sutiles para fomentar mejores reuniones

En cualquier entorno de trabajo colaborativo, la reunión es el componente principal de la vida de oficina. Pero aunque las reuniones son el principal mecanismo a través del cual se toman las decisiones, también son la queja habitual de muchos ejecutivos.

Para empezar, hay demasiados. En 2013, Julian Birkinshaw y yo descubrimos que los trabajadores del conocimiento gastan El 67% de su tiempo en reuniones. Por otro lado, demasiadas reuniones están mal gestionadas. De alguna manera, a pesar de la infinidad de artículos, libros, plantillas y vídeos que ofrece reglas simples para mejorar las reuniones, proliferan las malas reuniones. ¿Cómo puede asegurarse de que su organización acabe con reuniones más eficaces?

Empiece por recopilar datos. En la sede de Weight Watchers en la ciudad de Nueva York, instalamos tabletas con pantalla táctil fuera de las salas de conferencias para captar comentarios anónimos sobre nuestras reuniones. Se pidió a los participantes de la reunión que «por favor, valoraran su última reunión» en una escala de 5 puntos representada por emojis. No es sorprendente que el 44% de los encuestados haya seleccionado los dos emojis más negativos (el ceño fruncido y las caras de enfado). Mediante entrevistas, también nos enteramos de que los empleados de este edificio dedican una media de 18,6 horas a la semana a las reuniones, con un intervalo de 8 a 38 horas a la semana. Dado que el empleado medio pasa aproximadamente la mitad de la semana en reuniones y la mayoría de las reuniones provocan insatisfacción, nos dimos cuenta de que teníamos una oportunidad que valía la pena aprovechar.

Utilice los datos que recopile para diagnosticar el problema. Algunos lugares a los que acudir cuando los empleados no están satisfechos con las reuniones son:

1. ¿Hay un agenda?
2. Es el objetivo ¿de la reunión está claro?
3. Es preparación previa completado o un lectura previa ¿enviado?
4. ¿Ha hecho la reunión? empezar a tiempo?
5. Es el duración de la reunión ¿apropiado?
6. ¿La reunión tiene el derecha asistentes (número y personas)?

Nuestras entrevistas revelaron que muchas de las reuniones en Weight Watchers no tenían agendas explícitas. Con la tecnología de las tabletas, preguntamos: «¿Su reunión mínima tenía una agenda?» y se enteró de que solo el 46% de las reuniones tenían agendas.

Luego, diseñe una intervención. De nuevo, en este momento, la mayoría de los empleados inteligentes y de alto rendimiento sabe cómo organizar una reunión. Entonces, ¿de qué sirve enviar un correo electrónico recordando a todos que sus reuniones deben tener una agenda? El problema no es la falta de conocimiento. Es falta de acción. Así que, en lugar de decirles a nuestros empleados lo que tenían que hacer, optamos por un enfoque más sutil, una pequeña señal de comportamiento que no necesita explicación. Como un cartel de «gracias» colocado en un cubo de basura o toallitas desinfectantes dejadas junto al equipo de ejercicio del gimnasio.

Elegimos instalar una pizarra blanca preformateada en cada sala de conferencias. La pizarra tenía la palabra «Agenda» en la parte superior. Debajo había tres columnas: «Tema de la agenda», «Resultado deseado» y «Hora». La pizarra del orden del día no solo sugería que las personas de la sala de conferencias tuvieran una agenda, sino que hubiera un resultado claramente deseado y que se dedicara una cantidad determinada de tiempo de reunión al debate.

Instalamos estas pizarras blancas en 10 salas de reuniones y colocamos un llamativo globo lleno de helio en cada pizarra blanca. Durante los tres primeros días del experimento, pedí a un becario que fuera a cada sala de conferencias y sacara una foto de la pizarra cada hora. Esperaba ver fotos de las agendas que componían el trabajo de la empresa, pero lo que vi fueron docenas de fotos de pizarras blancas sin usar.

¿Fue otro intento fallido de mejorar la práctica de las reuniones? Empecé a sentirme desanimada. Pero entonces empezó a haber revuelo en la empresa. Al principio era pequeño: un comentario que se escuchó por casualidad en la cafetera en el que un colega le recordaba a otro: «Sin agenda, no hay reunión». Empezó a pararme en el pasillo la gente que me daba las gracias por instalar las pizarras blancas y los mensajes de texto de los ejecutivos que apoyaban la idea. (Uno envió una foto del globo de helio ahora caído con la observación: «Se necesita un presupuesto de comunicación mayor»). Una semana después del inicio de la intervención, pasaba por la pared de cristal de una sala de conferencias con una reunión en curso y un vicepresidente me saludó para preguntarme si era legal tener un punto del orden del día llamado «No hay agenda». Está claro que la gente estaba empezando a implicarse en la idea (y a divertirse con ella) a pesar de que las propias pizarras blancas seguían sin usarse en gran medida.

Un mes después de la instalación de las pizarras blancas con agenda, nuestra siguiente encuesta reveló que el 63% de las reuniones ya tenían una agenda. Al mismo tiempo, la insatisfacción con las reuniones se redujo del 44 al 16%.

La próxima vez que tenga la tentación de enviar un correo electrónico (o tener una reunión) para recordar a la gente cómo organizar una reunión, resista. En cambio, considere qué intervención conductual basada en datos podría probar en su lugar.