Utilice un mapa de tareas para mejorar el rendimiento de su equipo

Si se ha dado cuenta de que su equipo funciona de manera desigual y su espíritu de cuerpo no es el que esperaba, es hora de que se pregunte si su personal está desplegado de manera óptima.

Las habilidades e intereses de los empleados pueden evolucionar con el tiempo, al igual que los objetivos de su grupo, por lo que pueden producirse desajustes sin que se dé cuenta. Esa persona a la que contrataron para hacer análisis, pero que se ha convertido en un motivador de primer nivel y le encanta trabajar con grupos: ¿Sigue atrapado frente a un ordenador haciendo análisis? ¿La empleada que fue contratada como formadora se siente frustrada porque no tiene la oportunidad de aprovechar su extraordinario talento para la escritura?

He descubierto que hay un poderoso forma de responder a preguntas como estas: Crear un mapa de tareas.

Un mapa de tareas es una herramienta visual que le permite ver las habilidades que faltan o se duplican en un equipo. Puede ayudarlo a asignar tareas que aprovechen las habilidades e intereses de cada persona. He visto que los mapas de tareas conducen a un aumento de la productividad y la satisfacción de los empleados a través de lo que parecían cambios menores en las responsabilidades. También los he visto llevar a grandes transformaciones después de que los líderes descubrieran que no tenían a las personas adecuadas para el trabajo que tenían entre manos.

Helen, directora de Recursos Humanos de una organización con más de 20 000 empleados, se dio cuenta de que los miembros de su equipo directivo tenían un desempeño inconsistente: sobresalían en algunos aspectos de su trabajo y se quedaban cortos en otros. Las quejas de los clientes iban en aumento y se dio cuenta de que la colaboración se desvanecía y la competencia aumentaba.

Lo primero que hizo fue evaluar las habilidades de los miembros del equipo de liderazgo analizando sus logros anteriores y los resultados de las evaluaciones de 360 grados. A continuación, enumeró sus habilidades principales, secundarias y terciarias en una pizarra blanca. Esto le permitió ver los despidos y las brechas que habían surgido con el tiempo. Por ejemplo, cuatro directores tenían un buen nivel de análisis, pero solo uno tenía habilidades de gestión de proyectos bien desarrolladas. Y aunque el grupo era responsable de formar a miles de empleados cada año, solo había dos personas con talento para la formación y la enseñanza.

Luego, Helen creó una lista de las divisiones del departamento de recursos humanos y las tareas necesarias para cada una de ellas. Empezó a dibujar líneas codificadas por colores desde los talentos de los miembros del equipo hasta las tareas para las que esos talentos eran adecuados. El resultado parecía un revoltijo de palillos, se ensució tanto que ni siquiera completó el ejercicio.

Se dio cuenta inmediatamente de que las habilidades de algunos directores no estaban bien alineadas con sus responsabilidades actuales. Por ejemplo, Alex y Chris se adaptaban mejor a las posiciones del otro. Si bien ambos tenían experiencia como generalistas de recursos humanos, los principales talentos de Alex para la escritura y la atención a los detalles eran ideales para el trabajo de Chris en la gestión de las prestaciones y la evaluación de las prácticas salariales. Chris, por su parte, era el único director con una gran capacidad de motivación y una orientación de servicio al cliente.

La necesidad de un cambio de responsabilidades no podría haber sido más obvia. El extrovertido Chris accedió fácilmente a cambiar de puesto con Alex, porque gestionar personas aprovechaba sus puntos fuertes y le resultaba mucho más agradable que gestionar contratos. Tratar con los empleados y los clientes había sido agotador para Alex, que encontró verdadera satisfacción realizando análisis detallados y administrando contratos.

El mapa de tareas, aunque esté incompleto, también reveló otros desequilibrios que no se resolvieron tan fácilmente, por lo que Helen convocó a su equipo a una reunión de un día para redistribuir la carga de trabajo. En lugar de hacer los cambios de forma unilateral, dio a todos la palabra, una decisión inteligente, porque el debate llevó a una mejor comprensión general de las habilidades e intereses de las personas y generó lealtad y buena voluntad.

La reunión provocó una serie de cambios. Por ejemplo, el equipo se dio cuenta de que la creciente carga de trabajo de Recursos Humanos requería la creación de dos puestos para gestionar la logística y la gestión de los programas. Estas nuevas personas, a su vez, liberarían a los directores para que utilizaran mejor su propia experiencia.

Tras esa sesión crucial, Helen proporcionó herramientas y formación para que los miembros del equipo pudieran tener éxito en sus funciones. El equipo directivo siguió reuniéndose con regularidad para asegurarse de que todos los miembros tuvieran amplias oportunidades de utilizar sus talentos al máximo y de emprender proyectos que les gustaran. (También rotaron la responsabilidad de encontrar una actividad divertida para estas sesiones trimestrales; su última reunión terminó con un torneo de billar).

Hablé con Helen un año después. Informó de una mejora en el rendimiento y un aumento de la satisfacción laboral por parte de la mayoría de sus directores. Una persona se había ido, lo que le dio la oportunidad de cubrir un vacío de habilidades de servicio al cliente que se había identificado en el ejercicio inicial de mapeo de tareas. Creó un segundo mapa de tareas para visualizar los cambios. Helen no solo había desplegado mejor su personal, sino que el grupo había identificado sinergias entre las divisiones y había creado oportunidades de colaboración entre los directores. Después, varios directores de departamento, sus principales clientes, le dijeron que habían notado una mejora en el nivel de servicio que prestaba su equipo.

El movimiento fundamental de Helen en todo esto fue centrarse en el despliegue. Vio el daño diario que se produce al permitir que las habilidades y responsabilidades de las personas se desalineen. Se dio cuenta de que las personas son más felices y productivas si tienen oportunidades regulares de utilizar sus habilidades y perseguir sus intereses.

Puede que le sorprenda el aumento de la productividad y la moral que puede recibir al dar a las personas cierto control sobre su vida laboral. Garantizar una buena alineación de las habilidades y las tareas crea un entorno que fomenta la pasión, la productividad y el disfrute, lo que se traduce en un alto rendimiento sostenido y una reducción de la rotación.