Dos cosas que hacer después de cada reunión

Steve Jobs insistió en que cada punto del orden del día de una reunión tuviera una persona designada responsable de esa tarea y de cualquier trabajo de seguimiento realizado. Llamó a esa persona la DRI, la persona directamente responsable. Sabía que la responsabilidad pública garantizaría que un proyecto o una tarea se llevara a cabo realmente, y quería establecer instrucciones claras y organizadas para que su equipo las siguiera.

Suena bastante simple y, sin embargo, la mayoría de los gerentes y líderes no lo hacen en absoluto. Todos salimos de las reuniones sintiéndonos bien con lo que discutimos y más tarde nos preguntamos por qué pasó tan poco como resultado. ¿A dónde se fue el impulso?

Hay varias razones por las que las conversaciones productivas en una reunión parecen no ir a ningún lado. Los asistentes suelen ir inmediatamente a otra reunión en la que su atención se centra en una nueva serie de temas. O la gente abandona la reunión sin tener claro lo que se ha acordado.

Para asegurarse de que la productividad no disminuya al salir de la sala, haga dos cosas después y entre las reuniones: enviar rápidamente de forma clara y concisa notas de reunión y seguimiento sobre los compromisos asumidos.

Notas de la reunión

Como dice el proverbio chino: «La tinta más pálida es mejor que la mejor memoria». Si no captura la conversación y la pone en un formulario que se pueda recuperar fácilmente más adelante, se pueden perder la idea y los acuerdos.

Las notas de las reuniones no son una carga necesaria. Son una forma poderosa de influir en los demás. Ayudan a informar a las personas que no estuvieron allí sobre lo que pasó y a recordar a las que estuvieron allí los acuerdos que llegaron. Puede usarlos para mantener a todos en sintonía y centrarse en lo que tienen que hacer antes de la próxima reunión.

Si trabaja para reducir el número de personas que asisten a sus reuniones, las notas adquieren más importancia porque a la gente le encanta que la incluyan e informen. Compartir un resumen de la reunión es una parte importante del trabajo en materia de participación.

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Esto es lo que funciona: Distribuya notas concisas y claras sobre la reunión. Históricamente, las actas eran como las transcripciones judiciales, que recogían todo lo que se decía durante la reunión. Esto no es lo que quiere. Una sola página bastará para la mayoría de las reuniones. La intención no es recrear el debate sino captar los puntos clave y los compromisos específicos de cada tema, de modo que los que no asistan tengan una idea de lo que ha sucedido y todos tengan un registro de quién va a tomar nuevas medidas.

Estas notas deben indicar cada tema que ha discutido, las principales conclusiones y una lista de las medidas específicas que se tomarán, las personas y el plazo.

Escriba y distribuya el resumen de la reunión en 24 horas, si no antes. Su capacidad para recordar y captar la esencia de cada conversación disminuye con cada hora que pasa. Enviar el resumen en una hora o antes del final del día también demuestra un sentido de urgencia.

Seguimiento de los compromisos

La persistencia es una habilidad clave de influencia. Si quiere que pase algo, debe hacer un seguimiento, hacer un seguimiento y hacer un seguimiento.

El rector de una universidad me pidió una vez que fuera a hacer un entrenamiento para un grupo de profesores y exalumnos porque pensaba que carecían de habilidades de liderazgo. Había reunido al grupo dos años antes para hablar de la creación de una nueva escuela de periodismo. Tuvieron una reunión productiva y todos estaban entusiasmados con el proyecto. Les había dicho que estaba dispuesto y era capaz de proporcionarles todo el apoyo que necesitaran a medida que la iniciativa despegara. Pero dos años después, no había pasado nada y el presidente estaba convencido de que se debía a que la gente de esa reunión no tenía las habilidades adecuadas.

Pero, en realidad, no tenía una nueva escuela de periodismo porque no había hecho un seguimiento. Si se hubiera puesto en contacto con el grupo dos semanas después de la reunión y hubiera hecho un seguimiento cada pocas semanas hasta que el proyecto estuviera en marcha, probablemente habría sido otra historia. Tal vez se habría enterado de que la gente de la sala tenía algunos déficits de habilidades, pero podría haber ayudado a solucionarlos mientras impulsaban el proyecto.

A menudo, los directivos, como este presidente, piensan que las personas son emprendedoras, líderes naturales que solo necesitan una idea y la autonomía para llevarla a cabo. Las personas con talento y comprometidas no siempre hacen lo que dicen que van a hacer, y no debería sorprendernos que no lo hagan. La gente se ve arrastrada en diferentes direcciones y abrumada por el exceso de trabajo. Si quiere completar un proyecto, tiene que hacer un seguimiento minucioso y coherente. De lo contrario, las ideas ricas se quedan fácilmente en el camino.

A algunos directivos les preocupa que un seguimiento estrecho pueda interpretarse como una microgestión. No quieren que los acusen de no confiar en la gente para actuar. En realidad, el seguimiento constante es una parte necesaria del liderazgo del proyecto.

Esto es lo que funciona:

• Al final de cada tema de una reunión, hacer una pausa para acordar los próximos pasos y establecer compromisos específicos con plazos claros.
• Haga saber a la gente que puede negociar en el momento en que asuman los compromisos, especialmente en lo que respecta a las fechas de vencimiento.
• No utilice la fecha de vencimiento automática «antes de la próxima reunión». Tenga en cuenta el momento que tiene más sentido.
• Deje claro que espera que cada compromiso se cumpla según lo acordado y, si surge algo, espera que contacten para hablar del cambio.
• Asigne a alguien para que se registre a los intervalos adecuados para garantizar los compromisos se cumplirán según lo prometido o se reevalúa si surge algo inesperado.

Una de las principales quejas que me dicen los líderes es que dedican demasiado tiempo a las reuniones. Diseñar y dirigir mejores reuniones ayudará a aprovechar mejor el tiempo de todos. Pero documentar los compromisos y gestionar el progreso una vez finalizada la reunión también ayudará a que las reuniones futuras sean más productivas o incluso innecesarias.