Convierta una interrupción del correo electrónico en un aumento de la productividad

Aullados de dolor por retirar el correo electrónico se hizo eco en Twitter a principios de la semana pasada, cuando el popular servicio de correo web de Google Gmail dejó de funcionar poco menos de dos horas. Todos los sistemas de correo electrónico sufren tiempos de inactividad de vez en cuando, pero la interrupción de Gmail llegó a los titulares porque afectó a muchos usuarios que hablaron más que un poco sobre el tiempo de inactividad que paralizaba su jornada laboral.

Las interrupciones del correo electrónico son una interrupción no deseada (pero común) para todos los trabajadores de oficina cuyo día se centra en la bandeja de entrada y en BlackBerry. Pero el tiempo de inactividad no tiene por qué impedir la productividad; de hecho, puede convertirlo en una ventaja para la productividad.

Todos somos tan adictos al constante ruido de mensajes nuevos que llegan a nuestras bandejas de entrada; la idea de (¡jadeo!) perder algo importante o no poder enviar un mensaje de inmediato puede dar miedo. Sin embargo, el mundo sigue girando. Nadie muere cuando el correo electrónico no está disponible. Tiene los números de teléfono de sus contactos y todavía puede hacer muchas cosas cuando se ve obligado a salir de la bandeja de entrada.

Estas son algunas formas de convertir la interrupción del correo electrónico en un vaso grande de limonada productiva.

Revise sus listas de tareas pendientes y proyectos. Si su correo electrónico es inaccesible, pero su lista de tareas pendientes y su calendario no, una pausa por correo electrónico es el momento perfecto para dar un paso atrás y revisar sus listas actuales de proyectos pendientes y próximas acciones. El gurú de la productividad David Allen recomienda hacer esta revisión semanalmente, pero cualquier tiempo de inactividad inesperado es un buen momento para reducir, articular y refinar las tareas y los proyectos. Aproveche la oportunidad para revisar el calendario y actualizar las agendas de las reuniones, los horarios y los plazos de los proyectos, además de pensar cuándo y cómo pasar el resto de los días de vacaciones del año. Aquí está cómo hago mi (no siempre) reseña semanal.

Llame a un cliente o compañero de trabajo. La interrupción de Gmail afectó incluso a quienes estaban dentro de las paredes del Googleplex. Googler Matt Cutts dijo que durante la interrupción de Gmail, los empleados de Google se destacaron en los pasillos charlando porque no podían enviarse correos electrónicos unos a otros. Si necesita recibir o revisar un mensaje de alguien y no puede acceder a él, coja el teléfono o pase por la oficina de esa persona. Se le devolverá el dinero por el esfuerzo adicional con un valioso y anticuado tiempo cara a cara o voz sobre voz.

Limpie su escritorio, limpie el archivador o ocúpese de ese montón de cosas con las que quería lidiar. Ha marcado como favorito una entrada de blog sobre cómo ordenar y organizar su espacio de trabajo, pero nunca se tomó el tiempo de hacer el seguimiento en su propio escritorio. Utilice el tiempo extra de su correo electrónico «día de nieve» para dedicarse por fin a esos proyectos de limpieza de la oficina de «algún día yo…».

Terminar el trabajo requiere una o dos horas ininterrumpidas. El tiempo ininterrumpido es una rara bendición de productividad que las personas ocupadas desean desesperadamente la mayoría de los días. Aléjese del correo electrónico para dedicar el 100% de su capacidad intelectual y creatividad a una tarea que requiere una reflexión profunda. Cuando entre en la zona y empiece a convertir la inspiración en un producto brillante, olvidará que no recibe notificaciones sobre la venta online de V1agr4.

La clave para mantener la productividad, incluso cuando el correo electrónico no funciona, se queda atrapado en el tráfico o simplemente no juega ese día, es adaptarse a sus circunstancias y abordar lo que puede hacer dado qué es disponible. Es mejor que dedique el tiempo a tuitear sobre lo mucho que depende de Gmail.

¿Cuál es su estrategia para hacer las cosas cuando el correo electrónico no está disponible? ¿Cree que el tiempo de inactividad del sistema es una bendición disfrazada o simplemente un inconveniente doloroso? Díganos lo que piensa en los comentarios.