Para reducir el correo electrónico, empiece por arriba

La razón principal por la que nuestras bandejas de entrada de correo electrónico consumen tanto tiempo es porque tenemos poco control sobre el número de mensajes que recibimos. Pero nosotros puede controlar el número de mensajes que enviamos. Esa visión aparentemente obvia provocó una reducción significativa del tráfico de correo electrónico de una empresa: cuando los ejecutivos redujeron su producción, otros trabajadores hicieron lo mismo.

Cuando el equipo directivo europeo de siete personas de la empresa International Power, con sede en Londres, quiso aumentar la eficiencia de la empresa, un análisis sugirió que un exceso de correo electrónico podría ser parte del problema. Al principio, los ejecutivos creyeron que el alto volumen se debía enteramente a las acciones de otras personas y se sorprendieron al enterarse de que ellos mismos enviaban 56 mensajes al día, de media.

En lugar de implementar herramientas de gestión del correo electrónico para hacer frente al desbordamiento, la empresa tomó una página de la fabricación ajustada. Decidió tratar la comunicación como si se tratara de un proceso industrial, centrándose en los asesinos de la eficiencia, como la sobreproducción y los defectos (mensajes confusos, innecesarios o ineficaces, que a menudo simplemente generan otros mensajes). Partiendo de la hipótesis de que a reduction in Executive Outflow would prompt a reduction in Employee Outflow, su objetivo era reducir el número de correos electrónicos enviados por los principales miembros del equipo en un 20% en un plazo de cuatro meses.

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Cuando los ejecutivos de una empresa con sede en Londres redujeron el correo electrónico que enviaban, los subordinados hicieron lo

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A pesar de algunas dudas (algunos consideraron que la intervención se entrometió en su estilo personal), los ejecutivos recibieron formación para reducir la producción de correo electrónico mediante la adopción de medidas más deliberadas: no reenviar los mensajes a menos que fuera estrictamente necesario, limitar los destinatarios de los mensajes y elegir la forma de comunicación que permitiera realizar la tarea en cuestión de la manera más eficaz. En una llamada telefónica, por ejemplo, el tono vocal proporciona información en tiempo real sobre si un mensaje se entiende, algo que falta en el canal de correo electrónico con poco ancho de banda. Las expresiones faciales y el lenguaje corporal hacen que las reuniones presenciales sean un método de comunicación aún más rico.

Los miembros del equipo recibían informes semanales sobre su propio progreso y el del equipo. En tres meses, la salida total de correo electrónico del equipo se redujo un 54%. La producción de los otros 73 empleados con sede en Londres también comenzó a disminuir pronto, a pesar de que esos empleados no recibieron formación ni comentarios. De hecho, esta caída fue aún mayor, del 64%. El resultado fue un aumento anual de 10 400 horas-hombre, lo que se traduce en un aumento del 7% de la productividad. Las nuevas prácticas pronto se incorporaron al comportamiento del mejor equipo y las reducciones se han mantenido durante dos años.

La conclusión de que reducir la salida de mensajes de los altos ejecutivos hace que los subordinados reduzcan aún más sugiere un enfoque simple y económico para reducir la carga del correo electrónico y mejorar la eficiencia en toda la organización:

• Enseñe a los ejecutivos a ser más deliberados en el uso del correo electrónico.

• Pídales que se fijen un objetivo para reducir el número de mensajes que envían y que lo incluyan en sus objetivos de rendimiento.

• Envíeles comentarios semanales.