Para hacer que alguien rinda cuentas, primero defina qué significa rendir cuentas

Al final de una reunión, la mayoría de los líderes saben que deben resumir los próximos pasos y determinar quién es responsable de cada uno de ellos. Según lo recetado en el de uso común modelos de responsabilidad — RACI, RAPID y los demás: la responsabilidad debe recaer en una (y solo una) persona por artículo, incluso si el trabajo en cuestión requiere la opinión y las contribuciones de otras personas. Por desgracia, a lo largo de los años que hemos dedicado a asesorar a las organizaciones, hemos descubierto que la palabra «responsable» puede significar diferentes cosas para diferentes personas.

Considere este ejemplo. Durante una reunión en una tienda de lujo, el equipo ejecutivo decidió que la empresa necesitaba una estrategia digital para sus operaciones en China. Paul, el director de comercio electrónico, pidió a una de sus subordinadas directas, Madison, que «por favor forme un equipo y nos diga lo que debemos hacer». Luego la designaron «responsable» por el punto de acción «Estrategia digital para China».

Pero, ¿qué quiso decir Paul? ¿Se le encomendó a Madison la tarea de formar un equipo que desarrollara una visión consensuada sobre lo que la empresa debía hacer en China, o se le encargó tomar la decisión y ejecutarla? ¿O era otra cosa? En ese momento, nadie pensó en preguntar o aclarar.

Madison formó un equipo, que tuvo varias reuniones. Se sugirieron tres enfoques diferentes y, tras semanas de deliberación, el equipo seguía en desacuerdo sobre el que debía seguir. Así que Madison eligió su opción preferida, que luego se la transmitió a Paul. Otro miembro del equipo, que había apoyado firmemente un curso de acción alternativo, se molestó visiblemente y acusó a Madison de «secuestrar» el proceso e «imponer su punto de vista al grupo». Otros se sentían alienados y se preguntaban por qué Madison aparentemente ignoró su «derecho» a participar en la decisión. Algunos se preguntaban por qué tanto alboroto: el equipo no estaba progresando, así que Madison simplemente usó su prerrogativa de tomar una decisión y seguir adelante.

Al escuchar la disidencia, Paul decidió celebrar una reunión con todo el equipo para poder escuchar todos los argumentos y encontrar una solución. Esto dejó a Madison completamente desmoralizada; sentía que Paul había perdido la confianza en su capacidad de gestión y que le había quitado la decisión.

¿Le suena familiar? El problema, en nuestra opinión, comenzó en el momento en que Madison fue nombrada responsable. ¿Qué pretendía? ¿Qué derechos de decisión reales le había delegado Paul y estaba saliendo del punto muerto dentro o fuera de su ámbito de competencia?

Para evitar situaciones como esta, recomendamos a los líderes que piensen exactamente en qué tipo de la responsabilidad que ofrecen (o aceptan), especialmente cuando realizan una tarea que requiere un esfuerzo grupal.

En un extremo del espectro está el es demandar propietario. En este cargo, la persona responsable tiene el control total sobre una cuestión o decisión. Puede que se asigne un equipo completo para que lo ayude, pero la propietaria del tema puede tomar la decisión como quiera. Ella puede decidir unilateralmente. Puede convocar una o 10 reuniones. Puede solicitar opiniones individuales o hablar con algunos miembros del equipo, pero no con todos. Ella controla el proceso y, en última instancia, es la dueña de la decisión final.

En el otro extremo del espectro está el coordinador del equipo. En este puesto, la persona responsable es un miembro del equipo en pie de igualdad, con la responsabilidad adicional de la logística, como programar y definir la agenda. Es responsable de garantizar que haya un debate, pero no del resultado, y no tiene más poder o autoridad que cualquier otra persona en la sala. Si el equipo no puede llegar a un acuerdo, no puede forzar el cierre, debe llevar la decisión a un nivel más alto.

En el medio está el t Rompehielos. En este puesto, la persona responsable no tiene la autoridad absoluta del propietario de un tema, sino que es más que una simple coordinadora. Es responsable de ayudar al equipo a tomar una decisión y, si no hay consenso, debe tomar la última decisión.

No abogamos por un puesto contra otro. Diferentes temas pueden requerir diferentes significados de responsabilidad en la misma organización. Lo importante es asegurarse de que todos entienden lo que significa en una situación específica, especialmente la persona responsable.

En el caso anterior, Madison supuso que era una desempate o quizás la propietaria de un tema que podía tratar de crear consenso. Algunos de sus colegas asumieron que era la coordinadora de un equipo, no estaba autorizada a salir de un punto muerto.

Así que la próxima vez que delegue una tarea o decisión, piense qué tipo de autoridad (propietario del tema, desempate o coordinador del equipo) está dando a la gente. Ser explícito no solo sobre quién es responsable, sino también sobre el tipo de responsabilidad que tienen contribuye en gran medida a prevenir problemas en el futuro. Y si es a usted a quien se le entrega la batuta de la rendición de cuentas, asegúrese de tener claro lo que recibe.