Consejos para dar energía a sus agotados empleados

A pesar de que la gente de su unidad está sobrecargada, marcada por el hacha presupuestaria y harta de los cambios, está a punto de presentarles un nuevo y desgarrador desafío.

Su trabajo es hacer que se entusiasmen con ello. ¿Cuál es su plan?

Tengo una historia sobre una situación así y, por extraño que parezca, un vestido hecho de alpiste ocupa un lugar destacado en ella. Pero antes de entrar en eso, tenga en cuenta lo frecuente que es esta situación: con qué frecuencia ha tenido que ir a ver a sus empleados cansados de los cambios y pedirles que ahonden una vez más.

Motivar a la gente es difícil en las mejores circunstancias: como el último informe de Gallup sobre el estado del lugar de trabajo estadounidense encuesta mostró que el 70% de los empleados estadounidenses no participan en el trabajo, una estadística que no ha cambiado mucho en una década. Independientemente del sector, si encuesta a su equipo, es probable que descubra que se sienten sobrecargados y que sus» cociente de alegría» en el trabajo está muy mal. Pero se hace aún más difícil cuando los empleados ya se han enfrentado a una serie de crisis, como ocurre con tantos trabajadores hoy en día (los que tienen la suerte de seguir teniendo trabajo). Justo cuando se están acostumbrando a hacer más con menos, usted tiene que motivarlos para que se dediquen en cuerpo y alma a una nueva iniciativa de vital importancia.

No dejo de pensar en los profesionales de TI de la salud con los que he trabajado durante gran parte de mi carrera y en cómo deben estar temiendo el largo y difícil camino que les queda por delante. Tras años de recortes, la última encarnación de la reforma del sistema de salud está ejerciendo nuevas e intensas presiones financieras sobre los hospitales de los EE. UU. Estas organizaciones deben realizar nuevas inversiones, que se prevé que asciendan a decenas de miles de millones de dólares, para implementar los registros médicos electrónicos y, al mismo tiempo, tienen que encontrar formas de ahorrar dinero. Gran parte de esto recaerá en la gente de TI.

Hace unos años, estaba a cargo de la planificación estratégica y de la TI cuando el Hospital General de Massachusetts estaba implementando los requisitos de la reforma del sistema de salud de Massachusetts, que pasó a ser el modelo de la Ley de Cuidado de Salud Asequible de los Estados Unidos. Tras años de apretarse el cinturón, había poco dinero en el presupuesto de TI que recortar, pero estaban llegando nuevos recortes de gastos. Si esperáramos a que llegara el ciclo presupuestario anual, los despidos en el departamento de TI serían inevitables. Por eso era imperativo que hiciéramos cambios bien pensados para preservar los niveles de servicio, evitar despidos y mantener la moral de los empleados durante los tiempos difíciles que seguramente se avecinaban.

Con tiempo para planificar, sabíamos que teníamos que hacer que el personal pensara de forma creativa sobre la mejor manera de reorganizar las operaciones de TI para optimizar los recursos disponibles. La rica literatura sobre motivación y mi propia experiencia dejaron claro que los empleados necesitarían cinco cosas:

• Una comprensión sólida de la relevancia de su trabajo para la misión del hospital.

• Una oportunidad de utilizar sus habilidades y experiencia para hacer una contribución positiva.

• Más control sobre su entorno de trabajo y su futuro.

• Oportunidades para desarrollar nuevas amistades y colaboraciones interdisciplinarias.

• Nuevas herramientas y el apoyo necesario para que sus esfuerzos tengan éxito.

Mi función consistía en ser el catalizador que despertara la creatividad del equipo. En el primero de los dos retiros, confesé que me inspiró ver Proyecto Runway con mi hija adolescente. En caso de que no vea reality shows (¿en serio?) , los aspirantes a diseñadores de moda de la serie se enfrentan a desafíos y cada semana se elimina a alguien hasta que se corona al ganador. En un episodio, los diseñadores tuvieron que hacer una creación de alta costura únicamente con materiales que podían encontrar en una tienda de mascotas. Cuando vi lo increíble vestido que alguien había hecho con alpiste, pensé: la creatividad de las personas no tiene límite. ¿Por qué el personal de TI no pudo diseñar un futuro hermoso con los considerables recursos de los que aún disponía?

El Departamento de TI trabajaba tradicionalmente en equipos cerrados según el proyecto o la división. En ese primer retiro, rompimos esos silos y creamos cuatro equipos, con personas de todos los niveles y rincones de la organización. Describimos el desafío que tienen ante sí: seguir ofreciendo los niveles de servicio actuales (o mejorados), apoyar todas las nuevas iniciativas relacionadas con la reforma de la salud y proponer recortes presupuestarios.

Invitamos a dos médicos de renombre que estaban liderando las iniciativas de rediseño de la atención de los pacientes para que presentaran sus iniciativas y hablaran sobre cómo la TI era fundamental para la misión del hospital. A continuación, un experto en TI que había alcanzado objetivos similares en otro sector presentó consejos y herramientas para que nuestros equipos los tuvieran en cuenta. Por último, los líderes de TI declararon que se comprometían a implementar las mejores ideas. Así armados, a cada equipo se le asignó un mentor (al estilo Project Runway’s Tim Gunn) y se le dieron seis semanas para encontrar soluciones novedosas.

En el segundo retiro, los grupos presentaron sus ideas. Era su oportunidad de utilizar la información que habían obtenido en primera línea para mostrar a los trajes cómo podían ofrecer un servicio centrado en el paciente de forma más rentable. Igual de importante es que el grupo tenía mucha energía. Aunque la participación era voluntaria, todas las personas se ofrecieron a formar parte de un grupo de trabajo de implementación. Fue extraordinario, teniendo en cuenta lo sobrecargado que parecía el personal al principio de la empresa. Se formaron nuevas amistades y los miembros del equipo estaban entusiasmados por ver sus ideas puestas en práctica.

Los beneficios inmediatos fueron considerables. Cumplimos el primer objetivo de evitar despidos y recortes desacertados en el próximo ciclo presupuestario. Los miembros del personal se mostraron satisfechos de haber podido opinar sobre la forma en que se realizarían los recortes de gastos, sobre todo porque sabían que tendrían que vivir con las consecuencias de las decisiones.

Hace poco hablé con Keith Jennings, el actual CIO, para comprobar si algunas de las iniciativas a largo plazo habían logrado los resultados esperados. La idea más prometedora —nuestro equivalente a Birdseed Dress— era crear un recurso centralizado de pruebas y formación que sirviera a todas las instalaciones de software, de modo que esas funciones no tuvieran que replicarse en todas las aplicaciones. Tuvo un resultado que no podíamos haber previsto en ese momento, porque la escala del hospital no era suficiente para lograr eficiencias significativas en el período de dos años que habíamos fijado para el proyecto. Sin embargo, ahora que Partners Healthcare, de la que el hospital es una institución miembro, está implementando los historiales médicos electrónicos en todo el sistema, es posible lograr economías a una escala mucho mayor. Aunque ha llevado más tiempo del que esperábamos, las bases que el grupo sentó hace seis años ayudaron a sentar las bases para ahorrar más de lo que podíamos haber imaginado cuando nos centramos únicamente en Massachusetts General.

Así que este es su plan. De hecho, es bastante simple: dé energía a sus agotados empleados mostrándoles lo esencial que es su trabajo para la misión de la organización, dándoles una oportunidad estructurada de contribuir, apoyando sus esfuerzos por innovar y comprometiéndose a implementar sus mejores ideas. No subestime el valor de dar a las personas la oportunidad de desarrollar iniciativas que mejoren la calidad de su vida laboral y de abordar los problemas que les han estado molestando durante años.

Los directivos tardan en aprender lo que piensan los miembros de su equipo, pero el retorno de esa inversión bien puede significar conseguir un producto más sólido y un compromiso más duradero de lograr excelentes resultados a largo plazo.