Hay oro en los billetes

El ochenta por ciento de los 15 000 millones de facturas B2B que procesan cada año las empresas estadounidenses se gestionan a la antigua usanza: en papel. Las empresas emplean a legiones de trabajadores que, laboriosamente, clasifican, distribuyen, auditan, rastrean y pagan estas facturas, en gran medida a mano, un proceso que reduce la productividad y, lo que es más importante, desperdicia la gran cantidad de información estratégica escondida en las facturas.

Eso está empezando a cambiar. Empresas pioneras como Liberty Mutual, General Electric, Procter & Gamble, Wal-Mart, Dow Chemical y Sprint exigen cada vez más a sus vendedores que abandonen el papel y presenten las facturas electrónicamente. Pasar de procesar facturas en papel a procesar facturas electrónicas es complejo y caro. Pero hemos descubierto que el payoff puede ser enorme.

Hace cuatro años, Liberty Mutual Group, una aseguradora de propiedades y accidentes de 16 000 millones de dólares, se convirtió en una de las primeras compañías en experimentar con las facturas electrónicas y creó un programa piloto con un puñado de bufetes de abogados para presentar sus facturas a través de un sitio seguro. Estas firmas, en su mayoría, se ocupan de los litigios de reclamaciones en nombre de Liberty, defendiendo a nuestros asegurados nombrados en las demandas.

En la actualidad, procesamos 389 000 facturas electrónicas de servicios legales al año, el 70% del total de las facturas que recibimos al año. Como era de esperar, la transición no ha sido barata: la empresa ha invertido más de 900 000 dólares hasta ahora. Sin embargo, calculamos que nuestro programa de facturas electrónicas ahorra a Liberty 750 000 dólares al año en costes directos, al agilizar la entrada, la distribución, el pago, el almacenamiento y la recuperación de las facturas. Pasamos las facturas electrónicas del ingreso al pago con la mitad del personal que se necesita para procesar las facturas en papel, y hemos reducido los costes derivados de la entrada de datos, los errores de entrada de datos, los pagos atrasados y los sobrepagos. También ahorramos más de 20 000 dólares al año en gastos de envío, fotocopias, archivo y recuperación.

Un ejemplo de ello

A pesar de lo importante que es para nosotros este ahorro de costes, el verdadero valor de las facturas electrónicas reside en la información detallada que revelan sobre las prácticas y tendencias de facturación de cada empresa. Las facturas legales se organizan por fase o tarea del litigio (como hacer una declaración o denunciar la declaración de un testigo) y dividen el tiempo de trabajo en pequeños incrementos de seis minutos o menos. Una sola factura que cubra un mes de litigios complejos puede superar con creces las 1000 líneas. Al crear y analizar una base de datos de prácticas de facturación de los bufetes de abogados, Liberty ahora puede generar una libreta de calificaciones muy detallada sobre las actividades y el desempeño de los bufetes de abogados. Podemos ver al instante cómo las empresas contratan y facturan a los socios, los asistentes legales y otro personal; cómo se comparan entre sí en cuanto a tarifas, horas y resultados de los casos; y si envían facturas duplicadas o cobran por servicios no aprobados, cómo y con qué frecuencia.

Podemos revisar al instante todo el tiempo facturado a un abogado en particular en muchos casos para reconstruir el tiempo total facturado a Liberty en un solo día. Más de una vez, descubrimos que los abogados facturan más de 24 horas al día. También podemos exponer fácilmente los patrones de facturación de fórmulas prohibidos (en los que, por ejemplo, se nos factura una cantidad fija por un servicio en lugar de facturarnos por el tiempo real empleado). En dos casos en los que la minería de datos arrojó una aparente facturación con fórmula, auditamos los expedientes reales de los casos en las oficinas del bufete de abogados y descubrimos más de 28 000 dólares en presuntos recargos.

Ahora estamos creando una gran base de datos con la facturación de los bufetes de abogados en diferentes tipos de casos. En última instancia, esta base de datos nos permitirá evaluar la actividad de facturación de una empresa en varios momentos de un caso y compararla con la norma de todas las firmas en casos similares. Con esta nueva información, debería ser sencillo evaluar la rentabilidad de cada empresa a la hora de gestionar tipos específicos de casos y hacer coincidir las firmas con los casos en consecuencia.

La decisión de aceptar (y esperar) las facturas electrónicas debe estar impulsada por la promesa de ahorrar costes. Sin embargo, cualquier empresa que esté pensando en facturar electrónicamente debería preguntar qué información estratégica podría revelar. Para muchas empresas, el oro estará en la mina de datos.