¿El secreto de una buena reunión? Preparación.

Ya sea que esté haciendo una presentación, entrevistando para un trabajo o intentando dirigir un reunión efectiva, el resultado rara vez depende del azar. En casi todo lo que hacemos, hay una fuerte correlación entre la preparación y la probabilidad de éxito.

Aun así, cuando asumimos nuestros primeros puestos directivos, nadie nos enseña cómo dirigir una gran reunión. Nadie hace hincapié en el paso más importante: debe prepárese. Por desgracia, todo el mundo siente esta falta de preparación. Una encuesta descubrió que el 71% de los altos directivos cree que las reuniones son ineficientes. Otra encuesta encontró que casi el 40% de los empleados consideran que las reuniones improductivas son lo que más les cuesta a sus organizaciones. Esto concuerda con los resultados de la investigación que sugieren que solo la mitad de todas las reuniones son eficaces, bien utilizadas y atractivas. Esos números caer aún más cuando se trata de reuniones remotas.

Si es un nuevo líder, puede ayudar a cambiar esta tendencia. Prepárese para el éxito aprendiendo a dominar la reunión previa, los pasos que debe tomar antes de una reunión más formal para prepararse para ella.

Paso 1: Sepa por qué va a celebrar una reunión.

El primer paso que debe dar es preguntarse: ¿Por qué celebro esta reunión (la más formal) en primer lugar? Céntrese en los objetivos o propósitos deseados para su próxima reunión. Por lo general, una reunión es solo vale la pena el tiempo de la gente si su propósito entra en una de las siguientes categorías, según McKinsey investigación:

1. Toma de decisiones: ¿Esta reunión nos va a ayudar a dar una dirección? Puede parecer una reunión para hablar sobre el rendimiento trimestral, las nuevas políticas de la empresa, la fijación de un presupuesto o las estrategias futuras.
2. Identificar soluciones creativas y coordinar las acciones: ¿Esta reunión va a dar a la gente la oportunidad de compartir sus ideas y puntos de vista? Los ejemplos incluyen los hackatones, la planificación recurrente y las reuniones iniciales de nuevos proyectos.
3. Intercambio de información unidireccional: ¿Esta reunión ayudará a aclarar las cuestiones o ayudará a la formación de equipos? Las reuniones como los «ayuntamientos» en toda la empresa, las reuniones informativas o los seminarios web y las reuniones de actualización empresarial entran en esta categoría.

Consejo profesional: Si su reunión no entra en ninguna de estas categorías, debería evaluar si vale la pena tenerlo. Tal vez pueda utilizar un método de comunicación alternativo que sea más eficaz. Por ejemplo, para recopilar comentarios u opiniones, una encuesta suele ser mejor que una reunión presencial, ya que las personas pueden completarla cuando les venga bien y con tiempo suficiente para elaborar sus respuestas. Del mismo modo, para comunicar una breve actualización, considere grabar un vídeo de dos o tres minutos que pueda distribuirse por correo electrónico, Slack o la intranet de la empresa.

Paso 2: Elaborar una agenda clara

Si ha confirmado que vale la pena celebrar su reunión, es hora de empezar a trabajar en el orden del día. Esto incluye dos pasos más pequeños: averiguar los puntos de su agenda y asignarlos a un «propietario».

Identificar los puntos del orden del día 

Utilice su propósito para crear un resumen de lo que quiere cubrir durante la reunión. Puede resultar útil elaborar una lista de preguntas a las que le gustaría que se respondiesen.

Por ejemplo, supongamos que se prepara para una reunión para hablar del inicio de un nuevo proyecto. Su objetivo principal es coordinar las acciones, establecer canales de comunicación claros y garantizar la total alineación en cuanto al alcance, los plazos, las funciones, las responsabilidades y el resultado exitoso del proyecto. Esta es una lista de preguntas que tal vez quiera responder:

• ¿Cuáles son los objetivos principales de esta reunión (es decir, establecer las normas del equipo, las formas de trabajar, la cadencia de la comunicación, etc.)?
• ¿Cuáles son los principales objetivos e hitos del proyecto? ¿Cuáles son las decisiones o puntos de inflexión específicos?
• ¿Cuáles son los posibles riesgos y desafíos a los que nos podemos enfrentar?
• ¿Qué medidas de seguimiento y próximos pasos deberían discutirse y asignarse al final de la reunión?
• ¿Hay alguna lección de un proyecto anterior similar que pueda ser útil?

Ahora, identifique la cantidad de tiempo que necesita dedicar a cada una de estas preguntas, teniendo en cuenta que solemos subestimar cuánto tardaremos en hacer las cosas. Este proceso también le ayudará a determinar la duración total de la reunión. Algunos sostienen que 30 minutos es la duración ideal de una reunión productiva, pero en última instancia dependerá de la complejidad del tema, del número de puntos del orden del día que se discutan y del conocimiento del participante con el tema. (Como se ha mencionado anteriormente, si estima que una reunión solo necesitará 15 minutos, probablemente podría ser solo una correo electrónico.) Si tiene una agenda sólida de la que hablar, considere la posibilidad de tener 45 minutos o en el máximo absoluto a 60 minutos. Como la gente a veces se encuentra consecutiva en las reuniones, es una buena idea terminar antes de que acabe la hora si es posible. Cuando supere la marca de una hora, corre el riesgo de perder muchos asistentes, ya que se verán obligados a decidir si deben permanecer en la reunión o unirse a un segundo debate.

Asignar un «propietario» a los puntos de su agenda

Una vez que haya fijado los puntos del orden del día, determine quién debe asistir a la reunión y por qué. ¿Qué papel desempeñarán en su reunión? Muchos líderes invitan en exceso participantes para ser inclusivo, pero esto puede llevar a disminución de la productividad y del cansancio en las reuniones. A la hora de decidir quién debe asistir, pregúntese:

• ¿Cuáles son las principales partes interesadas que hay que incluir? Pueden ser representantes de un grupo que se verá directamente afectado (es decir, un usuario final, un grupo minoritario de stakeholders) o aquellos que tengan el poder de vetar una decisión que se tome (es decir, legal, financiera o de TI).
• Si el objetivo de la reunión es tomar una decisión, ¿quiénes son los que toman las decisiones? ¿Está invitando a las personas que tienen la última palabra y la autoridad sobre el tema? Es importante conocer las opiniones de quienes no toman las decisiones con antelación, pero invitar a demasiados a la reunión puede impedir que avance según lo previsto.
• ¿Todos los de mi lista son necesarios para ayudar a encontrar una solución o coordinar las acciones? Hacer esta pregunta le ayudará a identificar a los participantes que tienen que participar en cada fase de la reunión o quiénes deben «ser propietarios» de qué punto del orden del día para garantizar que se ejecuta correctamente.

Este es un ejemplo de una agenda detallada para una reunión inicial de un nuevo proyecto.

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Título de la mesa: plantilla para una agenda de reunión detallada.

Fuente: Autores.

Consejo profesional: Solicite comentarios sobre su plan, especialmente si es nuevo en la dirección de reuniones. Puede pedir a otras personas su opinión sobre quién debe asistir a su reunión, revisar el funciones de cada participante en la reunión para garantizar que todos los «propietarios» están preparados, recopilar la información básica relevante sobre el tema y decidir sobre la modalidad de reunión (virtual o presencial).

Paso 3: Preparar sus temas de conversación

Una vez que haya fijado el orden del día y haya solicitado la opinión de sus compañeros, el siguiente paso es informarse sobre el tema de la reunión y centrarse en cómo se ha discutido en su organización en el pasado (si procede). Este es un paso crucial, ya que puede estar abordando un tema que ha sido discutido o intentado por equipos anteriores. Por lo tanto, puede que tenga compañeros de equipo que ya hayan trabajado en un objetivo de proyecto similar, así que tiene que entender por qué no ha avanzado o por qué ha fracasado. Lo preparará si recibe el rechazo de sus socios multifuncionales y le hacen la proverbial pregunta: «¿Por qué debería funcionar ahora cuando no funcionaba antes?» Si se prepara de forma proactiva de esta manera, se forjará una reputación como un gerente eficaz y bien preparado y también se capacitará para gestionar situaciones difíciles.

Revise toda la documentación que tenga a su disposición: presentaciones de diapositivas y actas de las reuniones que anteriormente se han centrado en este tema. También debe consultar con compañeros que conozcan el tema para asegurarse de que opera con la información más actualizada disponible y garantizar que su reunión no solo es productiva, sino que también se posiciona como un líder bien informado.

Utilice la información que reúna para preparar sus temas de conversación. Pregúntese: ¿Qué ideas son esenciales para que las transmita en esta reunión? ¿Qué se ha discutido antes y que hay que reiterar? ¿Qué es lo que no es necesario reiterar? ¿Cómo puedo transmitir mis puntos de vista de forma clara y concisa? ¿Qué preguntas puede plantear el grupo que pueda anticipar y responder?

No prepare un guion completo. Tendrá la tentación de leerlo textualmente, lo que podría hacer que su entrega se estancara y desenganche. En su lugar, haga una lista de viñetas, señales o frases cortas asociadas a cada punto del orden del día para mantenerse al día. Anótelos para que los pueda ver durante la reunión. Por ejemplo, para una reunión virtual, puede usar notas adhesivas y ponerlas en la pantalla del ordenador. Para las reuniones presenciales, puede llevar tarjetas de notas o una libreta pequeña como referencia.

Consejo profesional: Piense bien cómo va a presentar cada punto de su agenda a sus colegas: ¿Este grupo está acostumbrado a las ayudas visuales, como una presentación de diapositivas? ¿Sería útil una pizarra blanca para trazar una idea o un plan, o quizás una pizarra blanca de Google Doc o Mural si la reunión es virtual?

Paso 4: Ayude a sus participantes a prepararse también

El exdirector ejecutivo de Amazon, Jeff Bezos, necesitó reuniones de nivel ejecutivo para empezar con la lectura de memorandos de varias páginas para garantizar que todos tuvieran el contexto necesario para una discusión productiva. En muchas organizaciones, es común que las personas revisen la información de antecedentes antes de una reunión para maximizar el tiempo de conversación con los colegas. Es fundamental que los participantes de la reunión tengan un nivel básico de conocimiento sobre el tema para que no pierda tiempo poniéndose al día.

En su búsqueda previa a la reunión, puede encontrar presentaciones o documentos anteriores que ayudarían a los participantes de la reunión a ponerse al día y a que su tiempo juntos fuera más eficaz. Si quiere que los participantes de la reunión hagan alguna lectura previa, es una buena práctica distribuir cualquier documento al menos dos o tres días hábiles antes de la reunión.

Consejo profesional: Si no es factible (es decir, no es una norma de cultura organizacional) asignar «antes del trabajo» a las reuniones, considere asignar tiempo de reunión para que los participantes lean el material de referencia y preparen sus ideas iniciales en paralelo para que todos estén en sintonía.

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Si bien estas medidas pueden parecer lentas, como nuevo director, usted (y sus colegas) sin duda se beneficiarán de sus esfuerzos de planificación y preparación de reuniones. Dirigir una reunión eficaz es una oportunidad para aumentar su influencia, acelerar el impulso de los proyectos e iniciativas clave y fomentar la colaboración entre los miembros del equipo, respetando el tiempo de todos.