Los pros y los contras de hacer una cosa a la vez

La idea de que es mejor terminar las tareas en secuencia que saltar de una a otra es muy difícil de aceptar, al menos para mí.

Va en contra de mi arraigado hábito de hacer malabares con las tareas, y he llegado a creer que es la razón por la que puedo cumplir mis múltiples y cambiantes plazos.

Pero tres investigadores —Decio Coviello del HEC de Montreal, Andrea Ichino de la Universidad de Bolonia y Nicola Persico de la Escuela Kellogg de la Universidad Northwestern— han demostrado por qué enfoque secuencial completar las tareas tiene mucho sentido.

Esta es la lógica: digamos que seis personas simultáneamente le asignan seis tareas similares de tres días lo antes posible, y usted hace malabares con ellas, dedicando medio día a cada una de ellas por turnos.

Aunque progresa a buen ritmo en cada una de ellas a medida que pasan los días, no completa ninguna de las tareas hasta el día 16, cuando por fin termina las dos primeras. Termina las dos siguientes el día 17 y termina las dos últimas el día 18. Pero todos los cesionarios han tenido que esperar mucho tiempo y están molestos con usted por tardar tanto.

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Si ataca las tareas de forma secuencial, termina la primera en solo tres días, la segunda en seis, la tercera en nueve, etc. De hecho, completa cinco de las seis antes que si hubiera estado trabajando en ellas en paralelo (la sexta termina al final del día 18, igual que en el primer escenario). Así que al menos dos de los encargados están muy contentos e impresionados y, en general, cinco de los seis asignadores están más contentos que si hubiera hecho malabares con sus tareas.

Tras publicar un artículo teórico sobre esta idea, Coviello, Ichino y Persico continuaron estudiando un convincente ejemplo del mundo real: Jueces italianos que normalmente reciben más casos de los que pueden tramitar fácilmente. Algunos de los jueces eran malabaristas con tareas pesadas, otros no. Un análisis del número de casos de esta muestra, ciertamente pequeña, sugiere que completar las tareas en secuencia tiene realmente una ventaja. Los malabaristas pesados tardaron más en completar sus carteras y tenían menos probabilidades de completar sus maletas en un período de tiempo determinado.

¿Pero eso significa que debo cambiar mis hábitos y realizar las tareas de forma secuencial? He estado teniendo problemas con esta pregunta y la verdad es que no sé la respuesta. Cuando hablé con Pérsico acerca de la investigación, reconoció que los hallazgos son contradictorios.

«Incluso las personas más inteligentes pueden confundirse con estas cosas», dijo Persico. A su padre, un físico teórico, le sorprendió y no se lo creyó del todo.

En cuanto al propio Persico, la investigación ha cambiado su forma de trabajar y lo ha hecho más consciente del valor de terminar las tareas de forma secuencial. Ahora intenta trabajar en un proyecto de investigación, o como máximo dos, a la vez. Ojalá lo hubiera sabido cuando publicaba periódicos para superar el tiempo de permanencia en la Universidad de Pensilvania. «Habría sido más productivo», dice (de todos modos, obtuvo un puesto).

Un gran incentivo para hacer malabares, reconoce, es que cuando hace tareas para varias personas, se siente presionado por parte de todos ellos y, a veces, incluso lo presionan para que ponga sus tareas en lo más alto de su lista. Quiere poder decir: «Ah, sí, acabo de trabajar en eso y me va muy bien», en lugar de «No lo he mirado, pero está en mi lista».

La presión sociopolítica es sin duda un factor para mí y, aunque eventualmente cumplo todos (o la mayoría, de todos modos) mis plazos, supongo que podría aumentar mi productividad, al menos en ciertos tipos de tareas, si pudiera resistirme a esa presión y ocuparme de las tareas de forma secuencial. Por ejemplo, si tuviera media docena de tareas de corta duración y relativamente poco creativas, como responder a las propuestas de artículos, me imagino que sería mejor hacerlas todas de forma secuencial, aunque eso significara que algunas se pospondrían un tiempo.

Y luego está el tema de las interrupciones. Sé muy bien que el esfuerzo sostenido en una tarea determinada le permite dedicarse a eso estado de flujo de absorción contenta en la que el resto del mundo cae. El esfuerzo sostenido que conduzca a la finalización de las tareas le permite lograr el cierre psicológico, una necesidad humana tan profunda que, como mostró un estudio, interrumpir a la gente en una tarea, especialmente en un momento culminante, estimula la necesidad de cierre que se extiende y hace que sean más decisivos en tareas no relacionadas.

VALE. Pero tengo la sensación de que obtengo algo positivo de los malabares con las tareas, algo que compensa los beneficios del trabajo sostenido y va más allá de la simple forma de resistirse a la presión de quienes las asignan.

En busca de aclaraciones, me ha sido útil hablar con el pintor impresionista estadounidense John C. Terelak, que hace malabares con las tareas todo el tiempo y por una razón clara: lo convierte en un mejor artista.

Estructura su vida laboral de modo que hay de cinco a 20 cuadros en progreso a la vez, colgados en la pared de su estudio de Florida. De esa manera, los problemas individuales de cada uno son más fáciles de ver y resolver. «En el pasado, cuando dedicaba todas mis energías a un cuadro a la vez, había veces que no podía resolver los problemas de los cuadros», me dijo. «Me deprimiría. Me deprimiría».

Ahora, al compararlos, puede ver por qué algunos no están a la altura: el cielo de este cuadro es demasiado oscuro, o esta figura humana está fuera de lugar o esta combinación de colores no está en armonía.

«Azúcar de arce», de John C. Terelak

Los cuadros también compiten por su atención, lo que le permite elegir en qué trabajar cada día. «De esa manera, mis cuadros no se vuelven de memoria», dice. «Se convierten en cosas individuales que cambian a diario. Me impide ser pintor de fórmulas».

Esa es al menos una parte de la perspectiva que buscaba: cuando hace malabares, sus tareas interactúan entre sí, y eso puede ser bueno. A medida que compiten por su atención, sus problemas específicos se ponen de relieve y se presentan nuevas soluciones. Si sale de la rutina, se mantiene fresco. Toma ideas de una tarea y las aplica a otras.

Los malabares tienen otra ventaja que sugirió un estudio reciente de Haiyang Yang de Insead Singapore y sus colegas: apartar la cabeza de una tarea y dedicarla a otra le permite cerrar temporalmente su pensamiento consciente en la primera para que su mente inconsciente pueda ponerse manos a la obra. En las circunstancias adecuadas, el pensamiento inconsciente puede ser más eficaz que el pensamiento consciente a la hora de producir ideas innovadoras. En el estudio de Yang, un tiempo de espera de tres minutos para una tarea de palabras que distrae mucho ayudó a la gente a encontrar ideas más novedosas para diseñar un juguete infantil.

Eso me ha pasado a mí. Cuando dejo una tarea mental difícil, pienso en otra cosa y, después, regreso, la tarea de alguna manera se hace más fácil. Creo que se debe principalmente a este fenómeno por lo que adquirí el hábito de saltar tareas, pero puedo ver que también me beneficio del efecto Terelak, o efectos (en plural), es decir, que hacer malabares permite una comparación productiva y una selección de tareas en las que trabajar.

Cuando las tareas se acumulan a un ritmo frenético, la multitarea realmente se acelera y se requiere un nivel de concentración que puede rayar en lo maníaco. Me doy cuenta de ello después de unas vacaciones navideñas. Tardo alrededor de una semana en volver a ese estado mental acelerado. Pero pronto volveré a ponerme en marcha, saltaré fácilmente de una tarea a otra, con ganas Neo cuando está literalmente esquivando balas.

A pesar de que este ritmo maníaco puede reducir mis probabilidades de terminar una tarea determinada en un período de tiempo determinado, me parece muy eficaz, incluso tiene cierto placer. En estas circunstancias, los malabares con las tareas parecen convertirse en su propia forma de estado de flujo, tan fascinante y productivo como la monotarea más intensa.