La Ley de Equidad para las Trabajadoras Embarazadas: lo que los empleadores estadounidenses deben saber

Las reglas básicas de la adaptación al embarazo han cambiado significativamente recientemente. En abril, la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) publicó reglamento final implementar la Ley de Equidad para las Trabajadoras Embarazadas (PWFA), una nueva ley federal que exige a los empleadores hacer ajustes razonables para el embarazo, el parto y las afecciones médicas relacionadas.

En nuestro trabajo durante el último año asesorando y formando a cientos de empleados, empresas y abogados sobre la nueva ley, hemos visto que muchos empleadores han considerado hasta ahora la legislación, que entró en vigor en 2023, como una extensión de la Ley de estadounidenses con discapacidades (ADA) a las trabajadoras embarazadas. Pero el nuevo reglamento de la EEOC ilustra las importantes formas en que la PWFA exige que los empleadores traten las adaptaciones para el embarazo de manera diferente.

Esto es lo que los líderes deben saber para apoyar a sus trabajadoras embarazadas y, al mismo tiempo, evitar cargos y litigios innecesarios ante la EEOC.

Las nuevas obligaciones de los empleadores en virtud de la ley

La PWFA exige al gobierno federal, así como a los empleadores privados, estatales y locales con 15 o más empleados, que «hagan ajustes razonables a las limitaciones conocidas relacionadas con el embarazo, el parto o las afecciones médicas relacionadas de un empleado cualificado, a menos que [hacerlo] imponga dificultades indebidas al funcionamiento de la empresa». Así es como debería verse en la práctica.

¿Qué «limitaciones» deben cumplirse y cómo?

Básicamente, los empleadores deben satisfacer todas las necesidades de salud en el trabajo derivadas del embarazo, el parto y las afecciones relacionadas. Estas son algunas de las condiciones identificadas en el reglamento, junto con ejemplos de adaptaciones adaptadas para cada una de ellas:

• Dolor pélvico debido al embarazo que se agrava al estar de pie (proporcione una silla)
• Fatiga durante el embarazo (ofrecer descansos o ausentarse de los turnos de noche)
• Necesidad de ir a las citas de atención prenatal (solicitudes de subvención de tiempo libre)
• El riesgo que representa trabajar con productos químicos (cambiar de trabajo o proporcionar un equipo de protección personal eficaz)
• Necesita comer más debido a la lactancia (ofrecer una pausa adicional para comer o permitir picar algo)
• Necesita asistir a las citas para la fecundación in vitro (permitir cambios de horario)
• Riesgo de embarazo a causa de enfermedades transmisibles (autorizar el trabajo a distancia)
• Necesidad de recuperarse de un parto, un aborto espontáneo o un aborto (conceder licencia)
• Dificultad para viajar largas distancias debido a la incontinencia urinaria (reasignar a un lugar más cercano)

Para cumplir con los requisitos para los cambios de lugar de trabajo, las limitaciones del empleado no tienen que ser importantes o continuas; también se deben atender las necesidades menores y episódicas. Incluso los empleados que son capaces de realizar todas sus tareas laborales habituales pueden buscar adaptaciones para evitar el riesgo de embarazo o aliviar el dolor. Se trata de una desviación importante con respecto a la ADA, que exige adaptarse únicamente a las «discapacidades» que limitan sustancialmente las principales actividades de la vida.

¿Qué desencadena la obligación de adaptarse?

Una vez que un empleado hace «saber» a su supervisor que tiene una limitación relacionada con el embarazo, el parto o una afección médica relacionada y que necesita un cambio en su forma de trabajar, el empleador está obligado a proporcionarle una adaptación efectiva o a ponerse en contacto con el empleado para identificarla.

Un empleado no necesita mencionar la ley por su nombre ni siquiera enmarcar la comunicación como una «solicitud». Por ejemplo, basta con que un empleado le diga a su supervisor directo: «Tengo problemas para llegar a tiempo al trabajo por las náuseas matutinas» o «Me preocupa hacerle daño a mi bebé si levanto estas cajas».

¿Qué constituye «dificultades indebidas» que excusa a un empleador de dar cabida?

Al igual que con la ADA, «dificultades indebidas» significa una dificultad o un gasto importantes: indebidamente costosos, extensos, sustanciales o disruptivos, o que requieren una modificación fundamental de la naturaleza o el funcionamiento de la empresa. Al tomar esta determinación, se tienen en cuenta todos los recursos organizativos del empleador y los empleadores deben estar preparados para presentar pruebas que cumplan con este alto nivel si su denegación de alojamiento es impugnada ante el tribunal. Si un empleador cree que la adaptación en particular solicitada es excesivamente difícil o cara, debe trabajar con el empleado para tratar de encontrar una alternativa eficaz.

5 trampas que debe evitar

1. El papeleo de la ADA y la FMLA es innecesario e inapropiado.

La información que los empleados deben proporcionar en los paquetes típicos de la ADA y la FMLA va más allá de lo que los empleadores tienen derecho a solicitar en virtud de la PWFA. Su búsqueda podría llevar a afirmar que el empleador ha interferido en los derechos del empleado, ha impuesto retrasos innecesarios o ha tomado represalias.

Para mantenerse dentro de los límites legales, considere la posibilidad de adoptar esto gratis Formulario de solicitud de alojamiento razonable de nuestras organizaciones, el Center for WorkLife Law de la Universidad de California y Work+Family Insight HR Consulting.

Además, tenga en cuenta que, si bien la mejor práctica es documentar las solicitudes de los empleados por escrito, los empleadores no deben retrasar el proceso de adaptación una vez que se sabe la necesidad de adaptación, incluso cuando la solicitud es simplemente verbal.

2. Los empleadores pueden solicitar documentación médica al proveedor de atención médica del empleado, pero solo cuando es «razonable» hacerlo y el alcance de lo que los empleadores pueden solicitar es limitado.

Para ciertas solicitudes de adaptación (por ejemplo, el permiso para tomar pausas para picar algo durante el embarazo o para amamantar), una empleada solo necesita «autoconfirmar» que está embarazada y que tiene una necesidad particular. Afortunadamente, los empleadores nunca están obligados a solicitar un certificado médico, y esto preguntas frecuentes del empleador y Formulario de certificación médica de nuestras organizaciones pueden ayudar a las empresas a mantenerse dentro de los límites.

3. Un retraso innecesario infringe la PWFA.

Si un empleador no puede ofrecer un alojamiento con rapidez (por ejemplo, si hay una necesidad médica repentina o el empleador está esperando la documentación médica), la EEOC recomienda encarecidamente ofrecer un «alojamiento provisional» no permanente para reducir el riesgo legal. En general, el reglamento está diseñado para alentar a los empleadores a responder a las solicitudes con antelación y a ofrecer la mayoría de las adaptaciones rápidamente, sin un proceso formal extenso.

4. La licencia es un ajuste razonable que los empleadores deben ofrecer cuando se solicita, en ausencia de dificultades excesivas, incluso para los empleados que no pueden optar a la FMLA u otro tiempo libre.

Pero la licencia no se puede imponer si el empleado no quiere tomarse la licencia y otro alojamiento le permitiría seguir trabajando.

5. Penalizar, coaccionar o tomar represalias contra un empleado por solicitar un alojamiento no es sorprendente que sea ilegal.

Esto incluye acciones laborales negativas obvias, como el acoso, la reducción salarial o la pérdida de oportunidades de ascenso. Otras acciones pueden ser ilegales, pero son menos obvias, por ejemplo, no ajustar los indicadores de productividad cuando un empleado trabaja menos horas debido a una adaptación para descansos o tiempo libre adicionales, evaluar los puntos de asistencia o retraso de un empleado que tiene un alojamiento para ausentarse o llegar tarde, o pedirle al empleado información adicional sobre su estado de salud después de haber presentado la documentación mínima permitida.

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La PWFA se promulgó con un amplio apoyo bipartidista por dos razones clave: primero, para garantizar que las empleadas embarazadas puedan seguir trabajando todo el tiempo que puedan y quieran, y segundo, para mantener la salud de las empleadas embarazadas y sus embarazos. Ambos resultados son buenos tanto para los empleadores como para los empleados.