La próxima gran idea en la gestión: la tarjeta de 3 x 5

Hace unos años, los economistas descubrieron el ser humano o, más precisamente, el cerebro humano. De repente «hombre emocional» suplantó al «hombre racional» y el comportamiento humano real sustituyó a la información perfecta como base de la teoría económica. El escuela de economía conductual nació y la pésima ciencia renació.

Si hace un seguimiento de la evolución reciente de la mentalidad empresarial, la misma tendencia está cobrando fuerza en el campo de la gestión. Llámalo «gestión del comportamiento»: la nueva y atrevida teoría de la gestión se basa en una combinación de la ciencia del cerebro, la teoría de juegos y la observación atenta de cómo nos comportamos realmente como líderes, gerentes y empleados.

Es un enfoque que se podría decir que está hecho para mantenerse, uno que puede entender en un abrir y cerrar de ojos. Pero tengo una idea mejor: la carta de 3 x 5. Es la herramienta fundamental de baja tecnología para una escuela de administración alternativa que estoy defendiendo. Es un enfoque que se centra en las nuevas reglas para el trabajo y la vida, reglas que se comprueban en la realidad y están orientadas a los resultados. Reglas que se ajustan a esta época de volatilidad económica e incertidumbre individual. En otras palabras, reglas que realmente tengan sentido y funcionen.

Aprendí este enfoque de 3 x 5 cartas del fallecido y gran profesor de HBS y editor de la facultad de HBR Ted Levitt a finales de la década de 1980. Ahora lo he sistematizado en un libro nuevo, Reglas generales: 52 verdades para ganar en los negocios sin perderse a sí mismo.

Ted era el editor de la facultad en HBR y yo era editor gerente. Lo que lo vi hacer fue simplemente brillante, o brillantemente simple. Todos los días Ted empezaba con una pequeña pila de cartas de 3 x 5 en el bolsillo de la camisa. Cuando escuchaba una idea que le caía bien —una en la que las palabras eran las correctas, en la que expresaban perfectamente una idea o una proposición que Ted sabía al instante que tenía sentido—, cogía una tarjeta de 3 x 5 y la escribía. Al final del día, Ted transfería las cartas en las que había escrito a varios archivos que guardaba con ideas que quería perseguir o asignaba a otra persona para una pieza de HBR.

He copiado el sistema de Ted. No solo me llevó a obtener ideas originales y observaciones perspicaces, sino que también me hizo escuchar mejor. Se convirtió en la base del origen de las piezas de HBR y, más tarde, cuando dejé HBR para fundar la revista Fast Company, en la que creamos piezas allí.

Cuando tiene 3 x 5 cartas cerca de la mano, no solo escucha lo que dice la gente, sino que escucha sus ideas. Preste mucha atención a la forma en que las palabras funcionan (o no funcionan) para captar una idea o un argumento. Como oyente implicado, ayuda a otros a encuadrar o replantear una idea para que encaje en su lugar: se convierte en quiropráctico de ideas. Se encuentra utilizando sus conversaciones de manera estratégica, escuchando para aprender y aprendiendo para darle sentido al mundo. Y cada día, a medida que reúne la colección de cartas de 3 x 5 de ese día, descubre nuevas lecciones que le ayudan a desarrollar su propia comprensión de cómo funciona realmente el mundo, sus propias reglas generales que componen su guía sobre el trabajo y la vida en una época de turbulencias implacables.

Al menos así es como me funcionó a mí. Llevo coleccionando cartas de 3 x 5 desde que Ted me presentó el consultorio. Los veo como un manual para nuestro problemas económicos actuales y un manual de estrategias para crear un futuro más sostenible. Algunas de estas ideas podrían incluso habernos ayudado a evitar el lío económico que estamos sufriendo actualmente, si tan solo hubiéramos prestado atención.

Tomemos, por ejemplo, la regla #37: No todo el dinero se crea de la misma manera. Es una regla que aprendí cuando recaudaba el dinero para fundar Fast Company. Cuando tenía ganas de lanzar la revista, rápidamente me di cuenta de que parte del dinero que podría haber cogido no era dinero que quisiera quedarse: venía con condiciones —o con la reputación de otras personas—. Y aunque quería el dinero, era equipaje que no quería llevar. Aprendí rápidamente que hay dinero bueno y dinero malo, dinero inteligente y dinero tonto, dinero limpio y dinero sucio. Incluso hay dinero que solo parece que existe y, luego, desaparece.

Una sencilla tarjeta de 3 x 5 con este principio de gestión escrito explica la desaparición de Lehman Brothers y Bear Stearns y los estragos económicos causados por Bernie Madoff.

Otra regla que vale la pena adoptar en el nuevo plan de estudios gerencial actual es**#50: Al subir, preste atención a sus puntos fuertes; serán sus puntos débiles al caer.** El capitalista de riesgo John Doerr de Kleiner Perkins me enseñó esta regla. Lástima que los altos ejecutivos de General Motors, Ford y Chrysler no estuvieran allí con sus propias tarjetas de 3 x 5 cuando John lo dijo. Durante años, el mantra en Detroit fue: «Los coches grandes generan grandes beneficios; los coches pequeños generan pequeños beneficios». Resulta que los coches grandes también dejan grandes cráteres cuando el juego cambia repentinamente. No es solo que lo que sube tenga que bajar. Es más que probable que lo que llevó a su empresa (o carrera) al alza sea lo que la haga volver a caer. Aprenda a prestar atención a sus puntos fuertes y débiles; según las circunstancias en las que se encuentre, pueden ser lo mismo.

La lección fundamental de la escuela de administración con tarjetas de 3 x 5 es la siguiente: en tiempos turbulentos, impredecibles y que cambian rápidamente, todos buscamos cosas que funcionen. Las reglas antiguas no se ajustan al nuevo entorno. O no producen los resultados correctos o simplemente no describen adecuadamente lo que vemos que se desarrolla ante nosotros. Como directivos y líderes, todos tenemos que mirar con nuevos ojos y escuchar con oídos abiertos; tenemos que idear nuestras propias reglas generales, ideas y prácticas que nos ayuden a dar sentido al cambio a medida que nos abrimos camino en el mundo. Podría ser tan simple (y perspicaz) como una colección de cartas de 3 x 5.

Alan M. Webber, exdirector editorial del Harvard Business Review y cofundador de Compañía rápida revista, es autor de» Reglas generales: 52 verdades para ganar en los negocios sin perderse a sí mismo.”