Las personas más productivas saben a quién ignorar

Uno de mis clientes de coaching es socio gerente de un bufete de abogados muy grande, y uno de los temas en los que hemos estado trabajando es cómo hacer frente de manera más eficaz a las intensas exigencias de su tiempo: clientes que esperan que esté disponible, socios del bufete y otros empleados que quieren que aborde sus dudas y resuelva disputas, una bandeja de entrada repleta de mensajes de estos mismos (¡y otros más!) gente y una lista interminable de tareas pendientes. Para agravar este desafío, por supuesto, está la importancia de dedicar tiempo a sus seres queridos y amigos, al ejercicio y a otras necesidades personales.

Cuando nos enfrentamos a exigencias potencialmente abrumadoras de nuestro tiempo, a menudo nos aconsejan que»¡Priorice!» como si se tratara de algún tipo de hechizo que resolviera el problema por arte de magia. Pero lo que he aprendido en el proceso de ayudar a las personas a gestionar y gestionar su flujo de trabajo es que priorizar logra relativamente poco, en parte porque es muy fácil de hacer. Definamos el término: Priorizar es el proceso de clasificar las cosas (las personas que quieren ocupar nuestro tiempo, los artículos de nuestra lista de tareas pendientes, los mensajes de nuestra bandeja de entrada) en orden de importancia. Si bien esto implica una decisión a veces difícil, en su mayor parte se trata de una tarea cognitiva sencilla. Al consultar una convocatoria de reunión, una lista de tareas o un correo electrónico, tenemos una idea intuitiva de lo importante que es y podemos comparar fácilmente estos artículos y ordenarlos por orden de clasificación.

Este es el problema. Después de priorizar, actuamos como si todo merece nuestro tiempo y atención, y pasaremos a los temas menos importantes «más adelante». Pero más tarde nunca llega realmente. La lista sigue sin fin.

Nuestro tiempo y nuestra atención son recursos finitos y, una vez que alcancemos cierto nivel de responsabilidad en nuestra vida profesional, podemos nunca cumplir con todas las exigencias a las que nos enfrentamos sin importar cuánto tiempo y esfuerzo trabajemos. La fila de personas que quieren vernos se extiende por la puerta y sale a la calle. Nuestras listas de tareas pendientes están en el suelo. Nuestras bandejas de entrada nunca están vacías.

Lo que nos hace tropezar a muchos de nosotros es imaginarnos que podemos seguir bajando ese umbral, esforzándonos más, durante más tiempo, de forma «más inteligente» (sea lo que sea que eso signifique realmente) con la inútil esperanza de que, finalmente, algún día, llegaremos al final de la lista.

La clave es reconocer que la priorización es necesaria pero insuficiente. El siguiente paso fundamental es clasificación. El personal médico en una crisis debe decidir quién necesita asistencia inmediata, quién puede esperar, quién no necesita ninguna ayuda y quién ha dejado de ahorrar. La clasificación para el resto de nosotros implica no solo centrarse en los temas que son más importantes y aplazar los que son menos importantes hasta «más adelante», pero activamente ignorando la enorme cantidad de artículos cuya importancia está por debajo de un umbral determinado.

El primer paso es reformular el tema. Ver una bandeja de entrada llena, listas de tareas pendientes sin terminar y una cola de gente decepcionada en la puerta como señal de nuestro fracaso es profundamente inútil. Esta perspectiva puede motivarnos a esforzarnos más con la esperanza de lograr algún día la victoria, pero es inútil. Nunca ganaremos estas batallas, ni en un sentido significativo, porque en un momento determinado de nuestras carreras las posibles exigencias a las que nos enfrentemos sí siempre superar nuestra capacidad, sin importar el esfuerzo que dediquemos al trabajo. Así que la bandeja de entrada, la lista, la cola de la puerta son, de hecho, señales de_éxito_, evidencia de que la gente quiere nuestro tiempo y atención. Y la victoria final no radica en ganar batallas tácticas sino en ganar la guerra: No es una bandeja de entrada vacía, sino una bandeja de entrada vacía con todos los mensajes realmente importantes. No es una lista completa de tareas, sino una lista con todos los artículos realmente importantes tachados. No la ausencia de una cola en nuestra puerta, sino una fila sin que quede gente realmente importante en ella.

El siguiente paso es dejar de usar las herramientas equivocadas. Dedicamos enormes cantidades de energía a «gestionar el tiempo» y a la «productividad personal» y, aunque estos esfuerzos pueden dar resultados a nivel táctico, son inútiles cuando se trata de la tarea estratégica de clasificación. Recuerde: no se trata de hacer una lista, sino de decidir dónde está el punto límite y ceñirse a él.

Por último, tenemos que abordar el aspecto emocional de la clasificación, porque no se trata simplemente de un proceso cognitivo.

Ignorar las cosas de forma activa y decir no a la gente genera una serie de emociones que ejercen una poderosa influencia en nuestras elecciones y comportamiento. Esto es precisamente lo que hace que la clasificación sea tan difícil y, hasta que no reconozcamos su dimensión emocional, es poco probable que nuestros esfuerzos por controlar nuestro flujo de trabajo mediante intervenciones principalmente intelectuales tengan éxito.

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Es muy posible que este proceso se esté produciendo ahora mismo. Hace un momento, cuando leyó la frase,» no hay gente realmente importante», arriba, probablemente se estremeció un poco y pensó que era un poco insensible. Yo también me estremezco cuando lo leo, ¡y lo escribí! Pero esta comprensible respuesta es exactamente la razón por la que dedicamos tiempo y atención a las personas que no se merecen realmente la inversión. Hay una línea muy fina entre la clasificación efectiva y ser un imbécil, y a muchos de nosotros nos preocupa tanto cruzar esa línea que ni siquiera nos acercamos.

Para hacer una clasificación eficaz, necesitamos mejorar nuestra capacidad de gestionar estas preocupaciones y otras emociones relacionadas (y «gestionar» no significa «suprimir»). Como lo ha hecho Antonio Damasio, neurocientífico de la USC escrito (y como seguramente todo el mundo ha experimentado de primera mano), las emociones pueden socavar la eficacia de la toma de decisiones al «crear un sesgo absoluto en contra de los hechos objetivos o incluso al interferir con los mecanismos de apoyo a la toma de decisiones, como la memoria de trabajo».

Y esto es exactamente lo que nos pasa cuando la elección activa de ignorar —la decisión que está en el centro de la clasificación— genera emociones que no comprendemos del todo.

Cuando nos enfrentamos a exigencias abrumadoras de nuestro tiempo, podemos sentir ansiedad, miedo, resentimiento o incluso enfado, pero a menudo no somos lo suficientemente conscientes o en contacto con estas emociones como para utilizarlas de manera eficaz. Fluyen a través de nosotros por debajo del nivel de conciencia activa y guían inexorablemente nuestro comportamiento, pero en muchos casos, y sobre todo cuando estamos bajo estrés, no reconocemos su influencia y perdemos oportunidades de tomar las decisiones que mejor se adapten a nuestras necesidades.

Mejorar la gestión de las emociones es una tarea compleja, pero hay varias medidas que podemos tomar para ayudar:

• Ajustar nuestro modelos mentales para reflejar la importancia de las emociones y el papel que desempeñan en el pensamiento racional y la toma de decisiones. Nuestras creencias dan forma a nuestra experiencia.
• Cuídese más físicamente. Se ha demostrado que el ejercicio regular y dormir lo suficiente mejoran nuestra capacidad de percibir y regular las emociones.
• Siga algún tipo de rutina de atención plena. La meditación, llevar un diario y otras prácticas reflexivas mejoran nuestra capacidad de dirigir nuestros pensamientos y nos ayudan sentido emoción más aguda y proporcionar una nueva perspectiva de nuestras experiencias, lo que nos ayuda tener sentido de esas emociones.
• Amplíe nuestro vocabulario emocional— literalmente. Tener una gama más amplia de palabras para describir lo que sentimos no solo nos ayuda a comunicarnos mejor con los demás, sino que también nos ayuda a entendernos con mayor precisión.

El objetivo final es ampliar nuestro confort con la incomodidad, poder reconocer las emociones difíciles que genera la necesidad de hacer una clasificación para que podamos enfrentarnos a nuestra interminable lista de tareas pendientes, a nuestra rebosante bandeja de entrada y a la fila de personas que piden a gritos nuestra atención y, con amabilidad pero con firmeza, diga «No».