La magia de las reuniones de 30 minutos

Hace cinco años, después de sentirme frustrado por mi infructuosa tendencia a hacer malabares con varias actividades a la vez, hice un experimento: durante una semana, Yo no haría múltiples tareas y vería lo que pasa.

El experimento lo cambió todo para mejor. Mis relaciones mejoraron, mi estrés se disolvió y mi productividad se disparó. No hay ningún inconveniente en centrarse en una cosa a la vez sin distracciones.

Uno de los beneficios secundarios de centrarme en una tarea sin distracciones fue una nueva y casi insoportable impaciencia por la pérdida de tiempo. En el pasado, si estaba atendiendo una llamada que no iba a ningún lado, enviaba correos electrónicos o navegaba por Internet. En mi mundo posterior a la multitarea, centrarse en una llamada de arrastre era doloroso.

Así es como me topé con la revelación que más me cambió la vida y los negocios de mis últimos cinco años:

Tiempo comprimido.

Sin embargo, primero, una salvedad. Hay algunas cosas en mi vida (cenar con amigos, escribir, dormir, tiempo desestructurado con mi familia) que merecen vivir en la amplitud del tiempo extendido.

Pero otras cosas, como la mayoría de las reuniones y el trabajo táctico, podrían beneficiarse de reducir el tiempo.

A menudo programamos franjas horarias de una hora. ¿Por qué? ¿Cómo se convirtió una hora en nuestra asignación de tiempo estándar para tantas reuniones, llamadas de teléfono y citas?

A medida que crecía mi impaciencia por la pérdida de tiempo, probé un nuevo experimento: reduje a la mitad el tiempo que dedico a muchas actividades.

Empecé con algo fácil. Antes hacía ejercicio una hora al día. Ahora se ha reducido a 30 minutos. Mis resultados (peso y acondicionamiento) mejoraron.

Este es el motivo: mi intensidad es mayor (sé que solo tengo 30 minutos), como mejor (no confío en mi entrenamiento para mantenerme delgado), integro más el movimiento en mi día (no confío en mi entrenamiento para cuidar todo mi estado físico) y nunca me pierdo un entrenamiento (siempre puedo encontrar 30 minutos).

Si tiene la mitad de tiempo para lograr algo, se hace muy consciente de cómo utiliza ese tiempo. E hiperconcentrado durante el proceso. La mayoría de mis llamadas son ahora de 30 minutos o menos. Mi podcast dura de 15 a 20 minutos. Incluso muchas de mis teleconferencias, con varias partes, duran 30 minutos o menos. Las personas en las llamadas, conscientes del límite de tiempo, son más cuidadosas cuando hablan y tienen más cuidado de no seguir tangentes que no son útiles.

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La gente también escucha mejor porque, cuando las cosas van más rápido, tendemos a estar más alertas. Sabemos que un solo momento de distracción nos dejará atrás. Y, dado que eso nos mantiene más comprometidos, acabamos divirtiéndonos más en el proceso.

En ningún lugar este impacto ha sido más transformador (y más evidente) que en el entrenamiento de liderazgo que hacemos en Bregman Partners. Durante los últimos años, todo el entrenamiento que hacemos se realiza en sesiones de 30 minutos.

Las ventajas obvias son obvias: todo el mundo ahorra tiempo y dinero.

Pero esto es lo que es menos obvio: el entrenamiento no es simplemente como poderoso, lo es mucho más. Cuando el autocar y el cliente saben que solo tienen 30 minutos, pasan a toda velocidad.

• Los clientes se presentan. Al igual que con mis entrenamientos, es mucho menos probable que la gente se salte una sesión de 30 minutos que de una hora.
• Todos llegan a tiempo. Cada minuto cuenta en una conversación de 30 minutos y ellos lo saben. La sesión comienza más rápido, ya que la relación se basa en hacer un buen trabajo, no en una charla trivial.
• Es mucho más probable que la gente venga preparada. No se pierde tiempo en tangentes ni en conversaciones que no van a ninguna parte. Los clientes saben lo que quieren cubrir y lo han pensado un poco de antemano.
• La presión del tiempo mejora la concentración y la atención. Las personas no se centran en tres temas, sino que abordan la mayor oportunidad o el obstáculo persistente e intratable. Y ellos siguen adelante. La concentración lleva al éxito.
• Los entrenadores están más dispuestos a ser valientes y los clientes están más dispuestos a dejarse empujar. En una sesión de 30 minutos, los entrenadores no pueden perder el tiempo andándose por las ramas. Van al grano cada vez más rápido, interrumpen con más valentía y hacen preguntas más provocativas.
• Los clientes hacen más entre las sesiones de entrenamiento. No estoy seguro de por qué es así. Pero esta es mi hipótesis: los líderes de todos los niveles tienen que ser muy hábiles para ir al grano de forma rápida y eficiente. La sesión de entrenamiento comprimida y concentrada perfecciona la habilidad de ir al grano rápidamente, centrarse en los elementos más esenciales de una situación y tomar medidas.

¿La desventaja? Aún no he visto ninguno.

Pruébelo usted mismo. Cambie algunas de sus reuniones de una hora a 30 minutos. Al hacerlo, considere estos tres pasos como una forma de hacer que los 30 minutos sean más potentes:

1. Lea lo que tenga que hacer de antemano y dígales a los demás que hagan lo mismo. Piense en sus preguntas e inquietudes. Decida qué es importante para usted y qué puede dejar de lado. Hágase la pregunta más importante: ¿Qué resultado quiere?
2. Decida qué es lo que marcará la mayor diferencia y dedique los 30 minutos a ese tema, tema u oportunidad. Empiece justo a tiempo, sin importar quién no esté allí, y sea audaz y disciplinado a la hora de mantener la conversación por buen camino. Deje de lado cualquier cosa que sea menos crítica. Tome decisiones con rapidez, aunque sean imperfectas. Conseguir terreno en una sola cosa es mucho más útil que tocar muchas sin impulso hacia adelante en ninguna.
3. La señal de una gran reunión no es la reunión en sí. Es lo que pasa después de esa reunión. Ahorre al menos los últimos cinco minutos para resumir lo que ha aprendido, articular lo que es valioso, comprometerse con lo que va a hacer como resultado de la reunión y aclarar cómo evaluará el éxito de sus próximos pasos.

Necesitará estas habilidades de «llegar rápidamente al punto más crítico» —y el coraje para usarlas— si quiere aprovechar al máximo su tiempo. Tiene que ser audaz e incluso provocador. Tiene que estar dispuesto a interrumpir, con cuidado y por el bien de avanzar con ambición hacia lo que es más importante. Tiene que dejar de lado las cosas que realmente no importan.

Y tiene que estar completamente presente. Sin multitarea. Sin enviar mensajes de texto por debajo de la mesa. Sin distracciones. Lo que también es positivo: puede estar plenamente presente en lo que hace.

Hay un coste. Si bien es energizante, también se necesita mucha energía para concentrarse tanto, aunque sea durante poco tiempo. Es una táctica de velocista.

Por otro lado, si reduce sus reuniones y otras actividades a la mitad, tendrá mucho más tiempo para relajarse cenando con amigos, escribir, dormir y pasar tiempo desestructurado con las personas que ama.