El Departamento de Movilidad

Los empleados están en constante movimiento: hacen llamadas de ventas o hacen viajes de servicio, visitan una oficina internacional durante unos días o se mudan allí durante unos años, cruzan los océanos en el jet corporativo o cruzan la ciudad en el automóvil de la empresa. Por lo general, estas actividades las administran varios departamentos y proveedores. Sin embargo, creemos que las empresas pueden mejorar la eficiencia, aumentar la satisfacción de los empleados y, potencialmente, reducir los costes mediante la centralización de la gestión de todos los aspectos de la movilidad de los empleados, el proceso de llevar a las personas de aquí para allá.

Varias encuestas a clientes (cada una de las cuales analiza un aspecto discreto de la movilidad corporativa e incluye una muestra de entre 70 y 120 empresas) e investigaciones propias muestran que una empresa típica gasta 25 500 dólares al año en vehículos, viajes y tecnología por empleado móvil. Los viajes de negocios representan el componente más importante, ya que las empresas gastan, de media, 12 500 dólares por viajero y año en billetes de avión, comidas, alojamiento y otros gastos varios. El coste de proporcionar un vehículo de la empresa o reembolsar a un empleado por conducir su propio vehículo para viajes de negocios es de aproximadamente 7.100 dólares. Mientras tanto, las herramientas de comunicación y otras tecnologías para los trabajadores móviles, como PDA, ordenadores portátiles, teléfonos móviles y acceso a Internet, aumentan la factura otros 5.900 dólares. Además, el empleado que se muda cuesta a las empresas una media de 51 700 dólares por una mudanza nacional y 500 000 dólares o más por una misión internacional de cinco años.

Los costes de transporte, viajes, entretenimiento y tecnología son comparables a los de un paquete de prestaciones típico, que representa alrededor del 25% de la compensación de los empleados. En la mayoría de las organizaciones, todos los aspectos de la gestión de prestaciones se consolidan en el departamento de recursos humanos, lo que se traduce en una administración coherente y en economías de escala. Por el contrario, los arreglos de viaje y teletrabajo están dispersos entre numerosas funciones, lo que lleva a que los procesos no sean óptimos y a una reducción de las oportunidades de ahorro. Por ejemplo, los departamentos de gestión de reuniones y viajes de las empresas suelen negociar contratos distintos con las mismas compañías aéreas y hoteles. En muchos casos, estas dos funciones dependen de personas de diferentes partes de la organización y se pierden oportunidades de aprovechar el poder adquisitivo. También hemos visto a muchas empresas dar a los gerentes locales la facultad de organizar la compra de equipos y conectividad para sus teletrabajadores, en lugar de negociar una tarifa con descuento en el acceso a Internet, los planes de telefonía móvil y otros servicios. Esta fragmentación se complica cada vez más debido a los acuerdos de subcontratación, que dificultan aún más la rendición de cuentas y la supervisión de la gestión.

Pero, ¿y si las empresas trataran la movilidad de los empleados como un área única e integrada, idealmente en el ámbito de los recursos humanos o las finanzas? Este enfoque crea varias ventajas.

Prestación para empleados desde un único punto de contacto y políticas y procedimientos estándar. Por ejemplo, un empleado puede acudir al mismo departamento si tiene previsto viajar en coche de empresa, vehículo privado o coche de alquiler, y también puede solicitar un teléfono móvil o una PDA al mismo tiempo. Si un representante de ventas conduce un vehículo de la flota hasta un aeropuerto y, después, se sube a un avión comercial, puede declarar ambos tramos del viaje en el mismo formulario. Las organizaciones pueden utilizar el mismo proceso de verificación del registro de los vehículos motorizados, independientemente de si un empleado viaja mucho en coche de la empresa, vehículo privado o coche de alquiler. Y un solo departamento puede administrar billetes de avión, documentos de trabajo e incluso servicios de orientación cultural para los empleados que viajan o se mudan al extranjero.

Los gerentes se benefician desde la oportunidad de compartir experiencia y responsabilidades. Por ejemplo, tanto los gestores de viajes corporativos como los de mudanzas internacionales deben cumplir con los requisitos legales de visados y otros documentos relacionados con la vida en el extranjero. Y cuando se contrata o despide a un empleado móvil, el proceso se simplifica si todos los bienes corporativos (la tarjeta de crédito corporativa, el vehículo de la empresa, el teléfono móvil) se despachan y recuperan sin problemas.

Las empresas se benefician porque se eliminan los procesos redundantes y se mejoran los controles de gestión. Lo más importante es que las empresas descubrirán las mejores prácticas y lograrán economías de escala.

La idea de un departamento de movilidad centralizado es muy nueva y solo unas pocas empresas han empezado a tomar medidas en esa dirección. Para aquellos que lo hagan, proyectamos de forma conservadora un ahorro del 15 al 20% en los costes administrativos y del 5% en los costes totales del programa. (Estas suposiciones se basan, en parte, en los resultados de las empresas que subcontratan la administración de las prestaciones de recursos humanos a un centro de servicios compartidos). Para los empleados, las recompensas también son importantes, ya que la centralización elimina parte del estrés de estar fuera de casa.