La belleza de un calendario abierto: James Goodnight habla sobre las reuniones

En cuanto a los horarios, James Goodnight odia estar limitado. Así que el CEO de SAS Institute, un fabricante de software empresarial de 1500 millones de dólares con sede en Cary (Carolina del Norte), asiste al menor número de reuniones formales posible desde el punto de vista humano. Nos habló de por qué proliferan las reuniones inútiles y de lo que considera buenas alternativas.

Todo el mundo odia las reuniones, pero ¿no son un mal necesario?

La mayoría de ellos no son necesarios. Las reuniones semanales, en las que ve a las mismas personas y revisa el mismo tipo de información, son en su mayoría una pérdida de tiempo. Los gerentes y los líderes deberían tener interacciones informales y constantes con la gente de todos los niveles, en los ascensores y los pasillos, y simplemente entrar en las oficinas de los demás. Lo importante es ser visible y accesible, cosa que no es cuando está sentado detrás de una puerta cerrada en una sala de conferencias durante la mayor parte del día.

¿Por qué tantas reuniones son una pérdida de tiempo?

Cuando se trata de un tema, hay una tendencia a querer cubrirse. Así que copia a todo el mundo en sus correos electrónicos o les pide que asistan a sus reuniones. Y piensan que si no responden al correo electrónico ni asisten a la reunión, significa que no están comprometidos o que están al tanto. ¿Cómo le dice a su jefe: «No necesito formar parte de esa discusión», sin que suene como que no es importante o que no le importa? Pero si no forma parte de ello y dedica ese tiempo a algo que realmente esté relacionado con su trabajo, su productividad aumentará considerablemente.

Hablamos de la necesidad de que las empresas sean flexibles, pero en lo que no suelen ser flexibles es en el tiempo de las personas. La gente tiende a pensar que un calendario completo significa que se está esforzando. Lo que realmente significa es que no se han dado tiempo para explorar nuevas ideas o simplemente para visitar a la gente. Y si tienen que responder rápidamente a algo, tienen el quebradero de cabeza adicional de tener que cancelar un montón de reuniones. Mis mejores días son aquellos en los que no hay nada en mi calendario.

Por cierto, no todas las reuniones son una pérdida de tiempo. En ciertos niveles de la organización, es adecuado reunirse con su equipo de forma periódica para que se concentren. Las reuniones también pueden ser eficaces para hacer una lluvia de ideas. Pero es importante preguntarse continuamente: ¿Esta reunión aumentará o reducirá la productividad? ¿Cuánto tiempo se tardará realmente en cubrir el tema? Quién en realidad necesita ¿estar allí? ¿Todas las reuniones tienen que durar una hora porque era la cita por defecto en el calendario electrónico?

¿Cómo hace que las reuniones sean breves?

Abandoné muchas reuniones una vez dejé de sacar algo de ellas.

James, buenas noches ( jim.goodnight@sas.com) es el CEO de SAS Institute.