Encuesta: Los empleados quieren que las tecnologías empresariales sean más colaborativas

La pandemia ha consolidado el software de colaboración como el centro de trabajo, pero las operaciones diarias de una empresa se llevan a cabo en gran medida en otras aplicaciones especializadas, como el software de planificación financiera, gestión de la cadena de suministro y gestión de las relaciones con los clientes. Esto puede llevar a los empleados a realizar una gran cantidad de trabajo «invisible» para llevar datos, información e información a los espacios en los que los colegas toman decisiones y hacen avanzar los proyectos.

De Microsoftúltima encuesta sobre tendencias empresariales recopila las opiniones de 2700 empleados y 1800 responsables de la toma de decisiones empresariales en los Estados Unidos, el Reino Unido y Japón en todas las funciones laborales para descubrir las formas en que la tecnología les ayuda (o no) a hacer su trabajo. Descubrimos que, si bien los avances en la tecnología del lugar de trabajo pueden acelerar la capacidad de los empleados de realizar un trabajo más significativo y reducir la pérdida de personal en la oficina, solo representan la mitad de la ecuación para mejorar la experiencia de los trabajadores.

Los empleados buscan herramientas que permitan colaborar sin problemas, automaticen el trabajo repetitivo y guíen con información, y que se puedan personalizar para desafíos empresariales específicos. Así es como los líderes pueden invertir en estas áreas para aumentar la eficiencia en las operaciones diarias y liberar a sus equipos para que realicen tareas más importantes.

Haga de la colaboración un centro para todo tipo de trabajo

Hoy en día, los trabajadores quieren herramientas digitales que se adapten a sus formas únicas de trabajar. Casi todos los trabajadores encuestados (el 91%) trabajan de forma remota al menos uno o dos días a la semana. Para apoyar mejor este nuevo mundo laboral, el 85% de los empleados mencionaron las herramientas de colaboración como una de las áreas de enfoque más críticas.

Cada departamento de empresa utiliza un software diferente para gestionar las tareas comunes específicas de sus funciones, además de las herramientas habituales de productividad y colaboración, como el correo electrónico, las videoconferencias y el chat. Los empleados esperan poder enviar preguntas rápidas por chat, compartir enlaces a documentos para editarlos en directo y programar llamadas virtuales con facilidad. Pero la mayoría de los empleados encuestados no obtienen lo que necesitan de sus herramientas de colaboración porque no están integradas con los datos y la información que necesitan para hacer su trabajo:

• El 59% afirma que sus herramientas de colaboración no están alineadas con la forma en que sus equipos prefieren trabajar.
• El 64% afirma que las herramientas no se integran con los procesos de su organización (por ejemplo, el software de marketing, finanzas y ventas).
• El 72% desearía que sus herramientas de colaboración fueran compatibles entre sí, ya que es difícil trabajar juntas en todos los equipos.

Como resultado, la gente pierde el tiempo copiando datos en correos electrónicos o chats o buscando números de varios colegas. Al menos siete de cada 10 encuestados citan los datos inexactos, la incapacidad de acceder a los datos descentralizados y compartirlos y los equipos que trabajan a partir de diferentes conjuntos de datos como los principales desafíos que sus empresas deben abordar. Un abrumador 86% de los trabajadores encuestados afirma que sus equipos serían los que más se beneficiarían de las soluciones que hicieran que la información (como los documentos, los datos empresariales y los registros de los clientes) fuera más accesible en toda la organización.

Esta fragmentación del lugar donde se encuentra la información y el lugar donde se comparte es muy ineficiente. Nuestra encuesta reveló que estas limitaciones (incluidos los departamentos que utilizan una variedad de software dispares) crean más silos que dificultan el intercambio de información (el 72% de los encuestados) y, al mismo tiempo, generan más, no menos, tareas administrativas y trabajo redundante y de bajo valor (74%).

Con solo «colaborar» las aplicaciones (como añadir una función de chat al sistema de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) o la posibilidad de incluir datos de CRM para charlar, los líderes pueden aumentar la satisfacción de los empleados al reducir el tiempo necesario para obtener información y valor dentro de la organización y mejorar la comunicación.

Personalice sus operaciones empresariales con un software de bajo código

No todos los problemas se pueden resolver con la compra e implementación de un software empresarial que talle único en todos los departamentos de la empresa. Esa es una de las razones por las que los departamentos de TI se ven tan abrumados por proyectos de desarrollo de software personalizados que pueden no ver la luz del día, especialmente cuando no cuentan con financiación suficiente o se añaden a una pila de otros proyectos pendientes.

Las soluciones de bajo código son una excelente manera de que los departamentos de negocios personalicen sus soluciones de productividad, ya que combinan los procesos empresariales y la colaboración. La innovación con poco código va en aumento porque da a todos los desarrolladores «superpoderes», lo que permite a los empleados de ventas, marketing y otros empleados de la empresa mejorar sus procesos con poca o ninguna necesidad de programar. Las soluciones de bajo código pueden ayudar a automatizar los procesos y, por lo tanto, reducir las tareas repetitivas, o aprovechar las capacidades de la IA para obtener información directamente sobre el flujo de trabajo.

Las herramientas de software de bajo código pueden permitir a los empleados resolver sus propios problemas. De hecho, más de tres de cada cuatro (77%) trabajadores encuestados desearían tener más acceso a herramientas o plataformas de bajo código para crear soluciones digitales que les ayuden a alcanzar sus objetivos.

Un ejemplo de una solución con poco código e impulsada por la IA es crear una función personalizada de resumen de documentos. En un departamento legal, por ejemplo, leer y resumir documentos puede generar horas de ajetreado trabajo para los abogados. Con herramientas de automatización de bajo código, los abogados sin experiencia técnica pueden utilizar comandos en lenguaje natural para crear un proceso automatizado que extraiga y resuma el contenido de documentos grandes. La aplicación puede compartir el documento por correo electrónico o chat en una lista de distribución preestablecida para una mayor colaboración.

El acceso a las herramientas de bajo código ha demostrado una excelente rentabilidad de la inversión, y más del 80% de los encuestados afirman que las herramientas de bajo código les han permitido ser autosuficientes en tareas que antes habría requerido la realización de un equipo de desarrolladores. Es beneficioso para todos los empleados, que ahora pueden tomar la eficacia del trabajo en sus propias manos, los equipos de TI que tienen tiempo libre para centrarse en proyectos de alta prioridad y los líderes que buscan reducir los costes de tecnología y desarrollo. De hecho, casi la mitad (el 46%) de los responsables de la toma de decisiones empresariales encuestados estuvieron totalmente de acuerdo en que los procesos con poco código han permitido a los empleados desempeñar un papel más directo en las iniciativas de transformación digital de la organización.

Adopte la inteligencia artificial y la automatización

Adoptar soluciones empresariales basadas en la IA es un paso esencial para cambiar nuestra cultura laboral, que pasa del tiempo dedicado «al trabajo» a centrarse en la calidad y la eficacia. Las tareas repetitivas, como la entrada de datos, la toma de notas, los informes y el procesamiento de documentos, son esenciales para las operaciones empresariales, pero no son una parte satisfactoria del día de los empleados.

El valor de la IA y la automatización acaba de empezar a ponerse de manifiesto. Casi nueve de cada 10 encuestados que utilizan la IA y la automatización en el trabajo se sienten más satisfechos y libres de dedicar más tiempo al trabajo que importa. También afirman que cuando las capacidades de automatización se integran con el software de colaboración (por ejemplo, la capacidad de automatizar la creación y el intercambio de notas de llamadas), pueden funcionar sin problemas en todos los equipos.

Pensemos en la entrada de datos, que se está convirtiendo en una parte importante de las funciones de los empleados en los departamentos de empresa, ya que los datos son esenciales para la forma en que se realiza el trabajo. Un departamento de ventas, por ejemplo, podría utilizar la IA para actualizar automáticamente la base de datos con los datos esenciales sobre la interacción con un cliente. Esto liberaría a los empleados para realizar un trabajo más significativo, como redactar una propuesta de negocios.

La IA también puede ayudar a los empleados a resolver problemas y ofrecer oportunidades de aprendizaje específicas para cada escenario. Póngase en contacto con un agente del centro de contacto por teléfono con un cliente para que resuelva un problema. Necesitan mucha información al alcance de la mano para ofrecer una experiencia de cliente de alta calidad: el nombre y la dirección del cliente, su historial de compras, los detalles del problema por el que ha llamado y las posibles opciones de resolución. La IA puede ayudar a orientar a un agente en tiempo real, proporcionando puntos de conversación y recursos útiles y relevantes, como detalles de productos y precios y el historial de compras. En lugar de tomar notas, el agente puede centrarse en la conversación compartiendo ideas y recursos en el momento. La IA también puede ayudar a reunir a expertos de toda la empresa en una charla «enjambre» para resolver problemas en tiempo real, además de utilizar el análisis de las opiniones para proporcionar comentarios y herramientas de entrenamiento para el aprendizaje y la mejora continuos en el trabajo.

A medida que las herramientas de automatización sean más fáciles de usar e inteligentes, esta capacidad esencial eliminará las barreras de acceso a la información, acelerará los flujos de trabajo y mejorará la satisfacción de los empleados al eliminar las tareas mundanas.

Qué pueden hacer las empresas en 2023 para personalizar la productividad en todos los departamentos

La investigación es clara: los empleados quieren soluciones de productividad más personalizadas y la asistencia de la tecnología para automatizar los procesos manuales y los informes que parecen un trabajo ajetreado. Esperan que sus aplicaciones empresariales sean colaborativas e inteligentes. Los líderes empresariales pueden empezar con algunos de los siguientes pasos:

• Haga que los empleados participen en las inversiones empresariales digitales para que puedan trabajar de forma más eficaz, desde la automatización de los procesos de poca monta hasta la estrecha integración de las funciones de colaboración en el software de la organización.
• Evalúe las capacidades digitales de los programas empresariales actuales de productividad, CRM, planificación de recursos empresariales (ERP) y otros programas empresariales para integrar la información y la automatización impulsadas por la IA en los procesos empresariales.
• Tome medidas para consolidar los datos que antes estaban aislados en las instalaciones o en la nube, lo que permitirá a los equipos acceder a la información y compartirla de forma centralizada, obtener información e impulsar la acción empresarial.
• Aproveche los conocimientos especializados de desarrolladores profesionales y no desarrolladores permitiéndoles colaborar en las soluciones en tiempo real para lograr una innovación y una eficiencia continuas. Aumente la velocidad de los desarrolladores organizacionales al permitir que las personas que no son desarrolladores resuelvan sus propios desafíos técnicos, impulsando la autonomía y, en última instancia, una innovación más rápida.
• Cree un foro para que los empleados desarrollen y compartan aplicaciones personalizadas que resuelvan las necesidades empresariales con los responsables de la toma de decisiones y los líderes de TI.

En el entorno económico actual, los líderes empresariales quieren ayudar a sus empleados a sentirse motivados y esenciales para cumplir los objetivos generales de la empresa y, al mismo tiempo, maximizar sus inversiones en tecnología actuales. Tomar estas medidas para introducir herramientas que permitan la colaboración sin problemas, automaticen el trabajo repetitivo y guíen con información puede lograrlo, ya que permite a los empleados centrarse en el trabajo que importa.