Deje de intentar parecer inteligente cuando escribe

Cuando leo un artículo de negocios, ya sea una propuesta, un informe o un simple correo electrónico, me desanima la gente que ha invertido más energía en intentar sonido más inteligente que al intentar ser inteligente. Lo ideal es leer las comunicaciones en las que no me dé cuenta en absoluto de lo que está escrito. La mejor escritura es tan transparente que no oculta el mensaje subyacente. Puede lograrlo en su escritura invirtiendo en un buen contenido y, después, quitando cualquier cosa que le reste valor.

¿Cómo hace que su contenido sea genial? Antes de redactar una sola frase, usted determina el propósito y el resultado deseado de su comunicación. Va más allá de los hechos y la información que transmite y se esfuerza por aclarar lo que quiere que su público piense, sienta y haga después de leer su mensaje.

Por ejemplo, decir que ha alcanzado un 60% de su objetivo anual puede hacer que una persona piense que está progresando bien y a otra que piense que la brecha del 40% es demasiado grande para cerrarla. Si quiere que la gente saque una conclusión y no la otra, tendrá que añadir datos (por ejemplo, el año pasado en esa época, solo estuvimos un 49% del camino y solo nos faltó un 2%) o comentarios (por ejemplo, sé por experiencia que el 40% está a nuestro alcance). Incluya lo que sea necesario para que su público interprete el mensaje de la manera que quiera.

Una vez que tenga claro lo que quiere que piense la gente, vaya un nivel más profundo y considere cómo quiere que se sientan. Si quiere que su público actúe, tiene que despertar en él algo que vaya más allá del intelecto; tiene que evocar las emociones que impulsarán la acción. ¿Qué está intentando aprovechar? Tenga claro los sentimientos que intenta crear, porque la comunicación escrita deja espacio para reacciones emocionales muy diferentes. En el ejemplo anterior, ¿quiere que la gente se entusiasme ante la oportunidad de cerrar la brecha del 40%? Si es así, ¿cómo reduce la probabilidad de que pasen directamente al miedo al fracaso? El tono de su mensaje depende de las palabras que elija. Elija sabiamente.

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Si su mensaje tiene un propósito, se comunica porque quiere que la gente haga algo diferente. ¿Qué es lo que quiere que hagan? ¿Cerrar la brecha significa llamar a un cliente cada mañana antes de abrir su correo electrónico? ¿Les pide que recomienden un producto complementario cada vez que alguien hace una compra? No olvide hacer la pregunta.

Bien, ha trabajado en lo que quiere que su público sepa, piense, sienta y haga, y puede que piense que ha acabado. No lo está. Revise su mensaje una vez más para comprobar si el conocimiento, las percepciones y las emociones configuran la acción que buscaba. Si no, añada o modifique su mensaje.

Si ha creado un mensaje con un resultado claro en mente y ha incorporado todos los componentes para apoyar ese resultado, está muy por delante de la mayoría de la gente. Ahora, repase su idioma y su gramática y busque oportunidades para simplificar, ajustar y eliminar los obstáculos de su escritura. Quiere arreglar cualquier cosa que vaya en detrimento del mensaje principal. Como Elmore Leonard dijo, «Si suena como escribir… reescríbalo». Estas son algunas cosas que debe comprobar:

Elimine las palabras sofisticadas. Si se comunica de forma eficaz, reduce la distancia entre usted y el lector. Por desgracia, mucha gente usa el lenguaje de una manera que aumenta esa distancia y debilita la conexión. No hay forma más rápida de distanciar a su público que utilizar palabras altísimas para tratar de impresionarlo (ya sabe, palabras altísimas como «altísimo»).

Tenga cuidado con el uso incorrecto de las palabras. Lo que más me molesta es la «metodología», que como cualquier otra —ología en inglés, debe referirse al estudio o al sistema de algo. Si solo utiliza un método, diga un método. Ya que está en ello, ¡ataque, utilización, apalancamiento y paradigma también! ( La jerga empresarial no es un «valor añadido». ) Cada vez que se sienta inclinado a usar una palabra que lo haga sentir más inteligente que la persona con la que se comunica, vuelva a elegir. Elija palabras que refuercen la conexión entre usted y sus lectores.

Haga que las listas con viñetas fluyan. El uso de viñetas puede ayudarlo a ser conciso y a ayudar al lector a introducir la información más importante. Una lista con viñetas debería crear un ritmo para el lector, casi como leer las líneas de un poema. Por desgracia, es común leer listas en las que las partes del discurso no coinciden. Por ejemplo, tres de las cuatro viñetas pueden empezar con verbos, pero una empieza con un adjetivo. Esto interrumpe el flujo y dificulta al lector. Imagínese una lista con viñetas que incluya: reducir las ausencias, aumentar la motivación, desvincular a los empleados, identificar las preocupaciones. Si utiliza una lista con viñetas, asegúrese de que cada viñeta tiene la misma forma gramatical.

Utilice una voz activa. La única forma infalible de hacer que su escritura sea más pomposa es utilizar la voz pasiva, en la que el objeto de una acción pasa a ser el sujeto de la frase. Hay un gran recurso web de la Universidad de Carolina del Norte, que pone el ejemplo: «Por qué la gallina cruzó la calle» para demostrar el impacto de dejar al actor de la frase (la gallina) hasta el final.

La forma más fácil de detectar la voz pasiva en lo que escribe es buscar frases con es: soy, somos, éramos, ser o haber estado. Compruebe si puede reescribir estas frases con un verbo que no sea ser. «Las quejas las presentaron los clientes» pasa a ser «Los clientes presentaron quejas». «El contrato se emitirá el viernes» pasa a ser: «Emitiré el contrato el viernes». Si utiliza una voz activa, será más interesante para su lector. También dará a sus lectores más información y hará que sientan que entiende su responsabilidad, todo lo bueno de la escritura empresarial.

La buena escritura por la buena escritura es mejor dejarla en manos de poetas y novelistas. La buena escritura empresarial debería ofrecer su contenido sin estorbar. Invierta su energía en elegir palabras que inspiren las acciones que busca y elimine cualquier cosa que vaya en detrimento de su mensaje principal.