Facilitación de reuniones sigilosas desde la base

Como facilitador, normalmente controlo las reuniones y rara vez me voy con la sensación de que una reunión es una pérdida de tiempo. Por supuesto, me pagan para asegurarme de que es así. Tengo el lujo de prepararme mucho para garantizar el éxito. A la mayoría de los facilitadores de reuniones se les paga para hacer otras cosas, como dirigir un negocio, y terminan frustrados porque al menos algunas de sus reuniones son ineficientes para la empresa y los participantes las consideran una pérdida de tiempo.

Aquí vienen los 10 consejos para ser un gran facilitador de reuniones, ¿verdad? No. Este es para el resto de ustedes, los que no son facilitadores. No espere a que el facilitador aprenda a organizar una reunión. Usted puede arreglar malas reuniones a pesar de ellas y, en el proceso, demostrar su capacidad de liderazgo y gestión. Si está atrapado en una reunión del infierno, esto es lo que tiene que hacer.

Sea valiente. Haga el tonto. Incluso si cree que sabe lo que está pasando, puede que no lo entienda realmente o que sienta que otros no lo entienden. Considere el poder de la declaración: «Lo siento, me he perdido. ¿Alguien puede ayudarme a entender qué problema intentamos resolver y qué debe suceder para resolverlo? Joe, ¿me puede ayudar?» La clave del éxito de esta táctica no es su pregunta. Es Joe. La persona a la que apele debe ser uno de los comunicadores más fuertes de la sala. Obliga al grupo a detenerse y escuchar lo que está confundiendo de uno de los mejores comunicadores. A menudo ayuda a que un grupo vuelva a encarrilarse. Hacerse el tonto es bastante inteligente.

Sea un ayudante. Cree elementos visuales compartidos. Utilice un poco de tecnología. Otra buena pregunta para hacer: «¿Sería útil que tomara notas?» Abra el portátil y tome notas en una pantalla proyectada. Esto es mucho mejor que usar marcadores y rotafolios, que no permiten una edición de grupo tan buena y requiere una transcripción. Tomar y proyectar notas sirve para un par de propósitos. En primer lugar, vuelve a centrar a cada uno en lo que pueden ver ante sí, que podría ser una lista de preguntas, decisiones que deben tomarse, comentarios individuales o lo que tenga sentido. En segundo lugar, si realmente puede solucionarlo, puede utilizar la documentación para impulsar la resolución de problemas. Enmarcar el debate con un esquema simple, como «Problema, objetivos, hechos, preguntas, elementos de acción, próximos pasos» puede ayudar a que el equipo pase de la A a la B. Mejor aún, evitará que el equipo se deambule por la Y y la Z. Un consejo: no olvide terminar la reunión sin enviar resúmenes y los siguientes pasos a la documento. Ahora, dados sus esfuerzos, el grupo tiene un documento de trabajo que servirá de referencia para la próxima vez. Suena simple, pero funciona. Lo que realmente está sucediendo es que se ofrece como voluntario para hacer las tareas de facilitación que el facilitador no ha podido hacer.

Encuentre la causa raíz de la falta de enfoque y dirección de la reunión y sugiera una solución. Observe muy bien eso «parece que estamos haciendo girar las ruedas aquí» y pregunte qué está provocando los ciclos interminables. A veces, identificar el origen de las reuniones del infierno le permite cambiar el enfoque de la reunión o convocar a una nueva para resolver el problema de manera más productiva. Una advertencia. Identificar las causas fundamentales de las malas reuniones no siempre es fácil, pero aquí tienes algunos ejemplos comunes de obstáculos que pueden hacer que las reuniones sean interminables:

• Falta de preparación. A menudo, las reuniones se atascan porque no todos (o nadie) se han preparado. Seamos sinceros, todos están ocupados. Tanto si el documento de preparación de la reunión se envía antes como 20 minutos antes de que comience la reunión, la gente no se detiene a leerlo para prepararse. Otras veces, alguien dirige la reunión de manera improvisada o desecha los temas para una lluvia de ideas abierta. Estos enfoques hacen perder el tiempo a todo el mundo. Para evitarlo, animo a uno o dos miembros del equipo a que escriban escritos que se lean en voz alta en la reunión. Suena tonto, pero es efectivo. Asegúrese de que los presentadores no solo identifican los problemas en sus escritos, sino que proponen soluciones para el debate, centrando el grupo. Lanzar un problema en el aire y esperar que una lluvia de ideas abierta pueda resolverlo rara vez es efectivo.
• ¿Quién tiene la D? Solo haga la pregunta: «¿quién es responsable de esta decisión? » Pregúnteles si se sienten cómodos tomando una decisión, ahora mismo.
• Las personas adecuadas no están en la habitación. Evite que una reunión se prolongue identificando a las personas que se necesitan pero que están ausentes. «Realmente no podemos seguir adelante en esto sin Jane». Entonces, vaya a buscar a Jane o programe tiempo con ella.
• La persona que toma las decisiones no está lista para tomar una decisión. Si resulta que es el que toma las decisiones, sea lo suficientemente valiente como para hacerle saber al equipo su aprensión. No es una señal de debilidad, sino una señal de coraje decir: «No estoy listo para tomar una decisión al respecto, déjeme oír lo que tiene que decir y le respondo más tarde». La integridad es primordial. Si promete volver más tarde, hágales saber cuándo lo hará y hágalo.

Sé que dar algunas de estas medidas y decir algunas de estas cosas cuando no está a cargo puede parecer precoz desde el punto de vista profesional, pero son buenas habilidades de liderazgo y gestión. Y si cree que está en la reunión del infierno, es probable que muchos de sus colegas también lo hagan. Agradecerán su esfuerzo por volver a encarrilar la reunión.

Lectores, me complacen sus historias sobre las reuniones del infierno y sus consejos para guardarlas.

Este contenido se ha adaptado para su inclusión en la Guía de HBR para que cada reunión sea importante.