¿Debería compartir habitación en un viaje de negocios?

Hace años, cuando trabajaba en Publicación educativa y profesional de Holt, Rhinehart & Winston, mi superiora y yo asistimos a una conferencia nacional de profesores en San Antonio y nos obligaron a compartir habitación de hotel por una reserva tardía. Lo que podría haber sido una experiencia profundamente incómoda, ¡mi jefe! en ella pijama! — Resultó ser una que fortaleció nuestra relación, lo que nos permitió conocernos de una manera que rara vez se encuentra en el frenesí del trabajo diario. El tipo de vínculos que experimenté sin darme cuenta puede que sean más frecuentes hoy en día como subproducto de una mentalidad empresarial remodelada por las prácticas de austeridad impulsadas por la Gran Recesión, entre ellas requiriendo empleados para compartir habitaciones. Grandes corporaciones como Pfiizer, Bristol Meyers-Squibb y Microsoft ha experimentado con la práctica. La agilidad y la frugalidad, al fin y al cabo, siguen siendo fundamentales para el crecimiento, y ha sido interesante ver que, a pesar de que la economía se recupera lentamente, muchos viajeros de negocios de forma voluntaria e incluso ansiosamente compartir habitaciones de hotel con sus colegas. Un Encuesta sobre Embassy Suites de 700 viajeros de negocios descubrieron que «el 17 por ciento dijo que intentaba compartir habitación con un colega».

Fomentar una mentalidad empresarial

Seth Goldman, cofundador y CEO de Honest Tea, adquirida por Coca-Cola, cree que la política de compartir habitaciones durante los viajes de negocios ayuda a preservar la mentalidad empresarial que inspiró la fundación de su empresa. «Cada gerente tiene una cuenta de pérdidas y ganancias de la que es responsable», afirma, «y aunque no hacemos que compartir habitaciones sea una regla estricta y rápida, tenemos la sensación de que cuando las personas tienen sus propios presupuestos y son propietarios de sus beneficios, seguirán operando de esa manera».

Puede ser bueno para los negocios

Además de fomentar el espíritu empresarial, Goldman señala que «gastamos la mitad en habitaciones de hotel que si no compartiéramos habitaciones en la carretera. Hace que la gente se lo piense dos veces antes de gastar nuestro dinero». Pero, en particular, Goldman afirma que compartir habitaciones «permite a Honest Tea ahorrar dinero en todos los lugares donde el consumidor no lo ve, lo que nos permite invertir más en el negocio». Rita McGrath, profesor asociado de la Escuela de Negocios de Columbia, se hace eco de las conclusiones de Goldman y estima que las empresas «pueden ahorrar hasta un 50% en la reducción de los gastos generales y administrativos mediante una política de habitaciones compartidas».

Danica Kombol, fundador de la agencia de redes sociales Everywhere, con sede en Atlanta, incluso ha compartido habitaciones de hotel en conferencias con personas completamente desconocidas. Antes de una conferencia reciente, Kombol, que pasa al menos dos semanas al mes de viaje, había tuiteado que buscaba una «compañera de cuarto» y otra asistente a la conferencia llamada Christine Young respondió. Para Young, «lo mejor de asistir a las conferencias es conectar con otras mujeres de ideas afines». Dice que las amistades que se han forjado han cambiado nada menos que los negocios y la vida. «Algunos de mis mejores contactos de negocios», afirma Young, «provienen de estas experiencias compartidas». Kombol, que una vez compartió habitación en una conferencia con un empleado de Wal-mart al que no había conocido antes, recuerda que esa compañera de cuarto en concreto dijo que eligió dormir con un extraño porque «le recordaba que era una buena administradora del dinero de la empresa».

Kombol y su equipo de Everywhere también suelen compartir habitaciones cuando el cliente paga. Simplemente tiene sentido desde el punto de vista empresarial para ella, y sus clientes recompensan a su empresa por su atención a la relación calidad-precio. «Nunca se me hubiera ocurrido sugerirle a Danica y al equipo de Everywhere dormir», afirma Francis Heid, vicepresidente de operaciones de medios de comunicación de Advanstar Communications, «pero la verdad es que viajan mucho para nosotros y han visitado todas las oficinas de Advanstar del país varias veces. El dinero que hemos ahorrado en hoteles es dinero que podemos dedicar a su agencia de redes sociales, lo que, francamente, nos permite sacar más provecho a los dos».

Las empresas necesitan tener políticas generalizadas, coherentes y transparentes

Como muchos programas, la forma en que se gestione la política de habitaciones compartidas marcará la diferencia entre el éxito y el resentimiento. Adelma Stanford, directora de participación en las redes sociales, respondió mal a la política de habitaciones compartidas que su antiguo empleador, Prometeo (una empresa educativa global), creada para empleados subalternos durante la recesión. Stanford dijo que la mayoría de los empleados estaban resentidos por la política escalonada y pensaban: «‘No conozco a estas personas y no debería tener que compartir habitación con ellas’. Muchos empleados optaron por pagar la diferencia de su bolsillo para no tener que compartir habitación».

Una antigua asociada sénior de Price Waterhouse Coopers, que insistía en mantener el anonimato, estaba de acuerdo con quedarse con alguien, sobre todo cuando la economía estaba en crisis, pero le irritaba que no se pidiera a más altos directivos que hicieran un sacrificio similar. Como dijo el asociado: «en PwC la rotación es alta. Es un trabajo exigente en el que normalmente se siente infravalorado y muchos asociados sénior no estaban muy contentos con esta decisión, porque si se trataba de reducir costes, todos los niveles deberían haber tenido que ser tonterías».

Rita McGrath confirma que la práctica de compartir habitaciones será contraproducente para la dirección si no se ejecuta de manera uniforme. «Lo que es particularmente desmoralizador», dice, «es cuando los ejecutivos insisten en ahorrar un centavo para sus empleados, pero se eximen de las medidas de reducción de costes, ya sea compartir espacios de hotel, derechos de viaje o lo que sea. Entonces la gente simplemente siente que la están presionando».

Cuando la alta dirección da el ejemplo, una política de habitaciones compartidas es más aceptable. McGrath describió que para «uno de mis clientes, por ejemplo, se hace hincapié en mantener los costes bajos, pero la compensación es un programa de bonificaciones muy generoso para que las personas sientan que cuando la empresa ahorra dinero pueden compartir los beneficios. Además, todo el mundo lo hace, desde la «alta dirección en adelante». Goldman, de Honest Tea, dice en su empresa que las secretarias y los vicepresidentes comparten habitación, y se rió al recordar que, la noche anterior a una gran presentación, compartió habitación con un vicepresidente de ventas que «tenía que dormir con la televisión puesta». En lugar de obligar a su empleado a apagar la televisión, Goldman cometió el error de ser un buen compañero de habitación y se las arregló con tres horas de sueño. (Por supuesto, muchos expertos —como el bloguero de HBR Tony Schwartz— dirían que simplemente no puede hacer su trabajo si no duerme.)

Las empresas tienen que ser sensibles

Mientras haya sin leyes en contra de que los empleados compartan habitaciones de hotel, las empresas podrían minimizar la posibilidad de infelicidad —o algo peor— haciendo que los arreglos fueran electivos y dando a los empleados la posibilidad de elegir en lugar de a sus compañeros de habitación. Un gerente y una mujer de Honest Tea compartieron una vez una suite, pero «era lo suficientemente incómodo», dice Goldman, «como para que solo lo hiciéramos una vez». Y es importante que la dirección sepa lo que les pide a sus empleados y reconozca el sacrificio. Muchas de las personas a las que entrevisté dijeron que necesitan tiempo a solas mientras están de viaje para «reflexionar y recargar energías» y pensaban que el coste de perder un precioso tiempo de inactividad sería mayor que el beneficio empresarial. Y Goldman admite que, a medida que su negocio ha crecido y personas de empresas más establecidas se han incorporado a la empresa, se hace más difícil mantener una cultura en la que «cinco personas compartan una suite». De hecho, se ha comprometido a los empleados de que, si cumplen sus objetivos de rentabilidad este año, «cada uno tendrá su propia habitación».

Las empresas tienen que calibrar cuidadosamente sus políticas de viaje de acuerdo con la cultura de su organización. Romper las políticas puede hacer que los empleados se sientan incómodos e infravalorados si se les maneja mal. Sin embargo, para muchos, compartir habitación —si se administra de manera respetuosa y equitativa— tiene el potencial de fomentar no solo importantes ahorros de costes, sino también conexiones más profundas e imprevistas que pueden cambiar el rumbo de un negocio o una carrera.