Investigación: El aire obsoleto de la oficina hace que sea menos productivo

¿Con qué frecuencia considera la calidad del aire en su oficina y cómo afecta a los empleados y a su productividad? Lo más probable es que no sea frecuente.

Hay una tendencia a suponer que, mientras se cumplan los estándares de calidad del aire más utilizados, no será un problema. Pero estos estándares no son muy altos. Una norma internacional común que rige la cantidad de aire que entra del exterior, «Ventilación para una calidad interior aceptable», ni siquiera pretende garantizar una calidad del aire «sana».

En la década de 1970, los esfuerzos por conservar energía en los EE. UU. incluyeron reforzar los edificios y reducir las tasas de ventilación para que los edificios no tuvieran que llevar tanto aire fresco al interior. Esto provocó, sin darse cuenta, una acumulación de contaminantes interiores y el nacimiento de un fenómeno conocido como «síndrome del edificio enfermo», una serie de síntomas, como irritación ocular, dolores de cabeza, tos y opresión en el pecho, que siguen siendo un problema hoy.

Estudio tras estudio ha demostrado que la cantidad de ventilación, o aire fresco del exterior que entra, es un determinante fundamental de la salud. Se ha demostrado que una buena ventilación reduce síndrome del edificio enfermo síntomas, reducir el absentismo, e incluso reducir la transmisión de enfermedades infecciosas.

En vista de estos estudios que relacionan la calidad del aire con la salud, queríamos ver si la mejora de la ventilación afecta a la función cognitiva, un indicador de la productividad de los trabajadores. En concreto, ¿la mejora del aire influye en la capacidad del trabajador para procesar la información, tomar decisiones estratégicas y responder a las crisis?

Con mis colegas Jack Spengler y Piers MacNaughton, de la Universidad de Harvard, y con los colaboradores Suresh Santanam de la Universidad de Syracuse y Usha Satish de SUNY Upstate Medical, investigué esta cuestión. En el primera fase de nuestro estudio, inscribimos a 24 «trabajadores del conocimiento» (gerentes, arquitectos y diseñadores) para que pasaran seis días, durante un período de dos semanas, en un entorno de trabajo altamente controlado en el Centro de Excelencia de Syracuse. Todos los días les pedimos que se presentaran en este lugar y siguieran con su rutina de trabajo normal de 9 a 17 horas. Mientras tanto, sin que lo supieran, cambiamos las condiciones de calidad del aire de sus espacios de trabajo de un entorno convencional, que se limitaba a cumplir con los estándares mínimamente aceptables, a uno optimizado.

Para optimizar el entorno, aumentamos la cantidad de aire exterior que entra al espacio (es decir, la velocidad de ventilación), duplicando lo que exige la norma de «aire interior aceptable», una condición que pueden cumplir la mayoría de los edificios. También cambiamos el nivel de compuestos orgánicos volátiles (COV) en el espacio controlando el número de materiales comunes que emiten estas sustancias químicas, por ejemplo, limpiadores de superficies, rotuladores de borrado en seco, ropa lavada en seco y materiales de construcción. Expusimos a los trabajadores a una concentración típica y baja de COV. Por último, analizamos tres niveles de dióxido de carbono (CO)2)  en el aire: niveles bajos (600 partes por millón) que se deben a las altas tasas de ventilación, un nivel típico observado en muchos despachos (950 ppm) y los niveles más altos que se encuentran habitualmente en las escuelas de EE. UU. (1400 ppm).

Mantuvimos todo lo demás constante. Al final de cada día, evaluábamos el desempeño de los trabajadores en la toma de decisiones mediante una prueba de función cognitiva estandarizada que los investigadores han utilizado durante décadas.

Descubrimos que respirar mejor aire conducía a un rendimiento significativamente mejor en la toma de decisiones entre nuestros participantes. Obtuvimos puntuaciones más altas en las pruebas en nueve ámbitos de la función cognitiva cuando los trabajadores estuvieron expuestos a tasas de ventilación más altas, niveles más bajos de sustancias químicas y niveles más bajos de dióxido de carbono. Los resultados mostraron las principales mejoras en las áreas que pusieron a prueba la forma en que los trabajadores utilizaban la información para tomar decisiones estratégicas y cómo planifican, se mantienen preparados y elaboran estrategias durante las crisis. Estas son exactamente las habilidades necesarias para ser productivo en la economía del conocimiento.

Lo realizamos como un estudio doble ciego para limitar la posibilidad de sesgo. Así como se mantuvo a los participantes ciegos ante las condiciones cambiantes de sus lugares de trabajo, los científicos que analizaron los datos de la función cognitiva se mantuvieron ciegos ante las condiciones. Además, controlamos las diferencias entre los participantes y medimos el desempeño de cada persona en función de su propia base. No nos importaba que una persona fuera más inteligente que otra; nos interesaba cómo las personas se comparaban consigo mismas. Para asegurarnos de que no había ningún efecto de aprendizaje (si las personas obtenían mejores puntuaciones después de hacerse el examen varias veces) y no se introducía ningún sesgo (si nuestro cegamiento no funcionaba), repetimos una de las condiciones de exposición (alta ventilación, bajos niveles de COV, bajo contenido de CO2) el primer y el último día, con nueve días de diferencia. Nuestros resultados fueron consistentes e indicaron que no había efectos en el aprendizaje y que el cegamiento era efectivo.

En el segunda fase del estudio, pasamos del laboratorio al mundo real para analizar factores adicionales además de la ventilación, los COV y el CO2 eso podría influir en la función cognitiva. Inscribimos a más de 100 trabajadores del conocimiento en 10 edificios de los Estados Unidos, seis de los cuales habían conseguido «certificación ecológica». (Aunque «ecológico» implica un menor consumo de energía y quizás tasas de ventilación más bajas, a muchos edificios les va bastante bien.) Medimos la calidad del aire interior en cada uno de estos edificios y analizamos la función cognitiva de los trabajadores.

Al tener en cuenta factores como el salario, el tipo de trabajo, el propietario o inquilino del edificio y la ubicación geográfica, descubrimos que los trabajadores de edificios que tenían la certificación ecológica obtuvieron puntajes más altos en los exámenes. Además de la calidad del aire, vimos que la temperatura afectaba a los trabajadores. Cuando trabajaban según un estándar cómodo rango de temperatura y humedad, obtuvieron mejores resultados en las pruebas de toma de decisiones, independientemente del edificio en el que se encontraran.

¿Qué deben aprender los líderes y los administradores de edificios de estas conclusiones? La respuesta breve es que una mejor calidad del aire en su oficina puede facilitar un mejor rendimiento cognitivo de sus empleados. Por supuesto, son solo dos estudios, pero concuerdan totalmente con 30 años de ciencia sobre los beneficios de tasas de ventilación más altas.

En la mayoría de los edificios, los gerentes pueden tomar medidas de inmediato. El primer paso es analizar sus indicadores de calidad del aire y comprobar si hay margen de mejora. Si bien el coste puede ser motivo de preocupación, resulta que el coste de mejorar la calidad del aire mediante tasas de ventilación más altas es mucho más bajo de lo que se cree. (Un estudio encontró que administradores de edificios tienden a sobreestimar los costes de energía en un factor de 2 a 10.)

Hemos modelado los costes en cuatro tipos diferentes de sistemas de ventilación en ciudades estadounidenses que ocupan diferentes zonas climáticas y tienen diferentes fuentes de energía. Nuestras estimaciones muestran que el coste de duplicar las tasas de ventilación sería inferior a 40 dólares por persona y año. En la mayoría de las ciudades, es incluso más bajo. Si se utilizan sistemas de ventilación que ahorran energía, el coste oscilaría entre 1 y 10 dólares por persona y año.

También comparamos las puntuaciones de la función cognitiva de nuestro estudio con las de las miles de personas que se han hecho el examen en otros entornos y comparamos el aumento percentil de las puntuaciones con los datos salariales de la Oficina de Estadísticas Laborales. (Utilizamos los datos salariales como indicador de la productividad y seleccionamos los datos de los trabajadores del conocimiento, la misma población que en nuestro estudio). Estimamos que la productividad se beneficia de duplicar las tarifas de ventilación son de 6.500 dólares por persona y año. Esto no incluye los demás posibles beneficios de salud, como la reducción del síndrome del edificio enfermo y el absentismo.

En última instancia, los gerentes harían bien en incorporar de forma rutinaria los impactos en la salud en todos sus cálculos de coste-beneficio. Si se tiene en cuenta la salud, los costes de mejorar el ambiente interior pueden sopesarse adecuadamente con los beneficios para la salud y la productividad. Por ejemplo, un ejecutivo verá claramente que una mejora del presupuesto de instalaciones reducirá los costes de recursos humanos. Esto convierte a los edificios, en esencia, en una herramienta de recursos humanos.

Además de gestionar los COV, las tasas de ventilación y la temperatura, los gerentes pueden considerar otros aspectos críticos del entorno interior que influyen en la salud y la productividad, como iluminación y ruido.

Esta investigación añade pruebas empíricas a un fenómeno reconocido desde hace mucho tiempo. Ben Franklin una vez profesó, «Estoy convencido de que ningún aire común del exterior es tan perjudicial como el aire de una habitación cerrada que se respira a menudo y no se cambia». A todos nos ha costado concentrarnos en una sala de conferencias que sea fría y cálida. Cuando se abre una ventana o una puerta y entra aire fresco, da vida a la habitación. Las empresas se beneficiarían de reconocer esto y de tomar medidas para optimizar la calidad del aire para los empleados» salud y productividad.