PowerPoint es malo, Redux

El New York Times acabo de ejecutar un artículo sobre los males de PowerPoint. Lo que me llama la atención del artículo es la aparente falta de experiencia del periodista en PowerPoint. Expresa su incredulidad por el hecho de que los generales dediquen su tiempo a revisar mazos de diapositivas que oficiales subalternos sirvieron durante días como esclavos. Quizás Elisabeth Bumiller haya tenido la suerte de no haber trabajado nunca en las empresas estadounidenses, y el New York Times el edificio es un paraíso en la Tierra que no está infestado de viñetas. Solo puedo especular.

En cuanto al resto de nosotros, he lo dijo antes y lo diré de nuevo: PowerPoint ha consumido los mejores años de la vida de demasiados jóvenes. Pero los verdaderos problemas no son los que menciona el artículo del NYT. PowerPoint tiene un defecto fundamental porque, intrínsecamente, no se adapta a las tareas a las que se le asigna.

En el artículo y en las quejas de los comandantes militares que cita, uno de los temas principales es el uso de viñetas escasas en lugar de documentos completos y analíticamente rigurosos para transmitir ideas complejas. (El extremo lógico que ofrece Bumiller: ¿Y si los abogados presentaran informes al Tribunal Supremo en PowerPoint?)

El otro tema, un poco reñido con el primero, es incluir demasiada información en cada diapositiva. El ejemplo dado en un Diario de las Fuerzas Armadas el artículo citado en el artículo del NYT es un «gráfico cuádruple», que consta de cuatro diapositivas en una. (Me alegro mucho de no haber conocido nunca a una bestia así en el campo.) La diapositiva, muy compleja, aparece durante unos segundos ante un público perplejo y, después, desaparece en un abrir y cerrar de ojos y es sustituida por otra diapositiva igualmente repleta de detalles que una persona cuerda tardaría una semana en descifrar.

Si bien en general estoy de acuerdo en que PowerPoint es pésimo para la comunicación, no estoy de acuerdo con la opinión de que estos temas en particular son la raíz del árbol del mal de PowerPoint. No son más que síntomas de la patogénesis más profunda de la dermatitis por deslizamiento. Los componentes fácilmente transmisibles de la falta de comunicación, por así decirlo. El verdadero problema con PowerPoint son las expectativas irrazonables de los usuarios. En pocas palabras, la gente trata de hacer demasiado con ello. Es el martillo metafórico de cada clavo informativo.

Incorrecto: una imagen vale más que mil palabras
A modo de ejemplo, he aquí una imagen que hice en PowerPoint:

Me llevó unas cuatro horas jugando y luchando con PowerPoint para hacer la película. (Solo cambiarle el formato para esta entrada de blog me llevó 30 minutos.) Como sabía que la gente esperaría un gráfico, tuve que dedicarle tiempo. Multiplique ese tiempo por todos los gráficos de presentación del país y todos los combates con los colores, los conectores de línea, la alineación de las cuadrículas, las fuentes, etc., y tendrá una carga para la economía estadounidense que hace que Ross Perot se inspire en el TLCAN» sonido de succión gigante» parecen el chirrido de un ratón.

He aquí un texto que describe el mismo concepto, que escribí en cinco minutos:

Los mapas temáticos se pueden utilizar para identificar y extraer fragmentos de uno o varios documentos. Por ejemplo, se podría utilizar un mapa temático de postres para mostrar dónde se mencionan estas golosinas en las opiniones de los restaurantes, los comentarios de los clientes y los menús.

Resulta que la imagen solo valía 39 palabras.

Incorrecto: PowerPoint es para leer
Como los PowerPoints suelen enviarse antes de las reuniones y también se distribuyen por todas partes después, existe la obligación de poner todo el contexto adicional en las diapositivas. Viñetas, órdenes del día, apéndices: todos se incluyen en un intento de hacer que la baraja se mantenga por sí sola, sin el presentador.

Pero cuando se trata de la presentación final en sí, el objetivo es que la gente preste atención al orador, no que mire fijamente a la pantalla. Y poner cada palabra de la oración en las diapositivas (o incluso en las notas de las diapositivas) hace que la conferencia sea muy aburrida. Steve Jobs lo sabe, y en sus eventos de Apple solo usa unas cuantas palabras por diapositiva y un mínimo de gráficos.

Hacer que las barajas de PowerPoint sirvan como material de lectura, material de referencia y soporte para presentaciones significa que no hay manera de que puedan hacer otra cosa que un mal trabajo en dos de las tres.

Incorrecto: brevedad por encima de todo
He escrito sobre el problemas de cortar demasiado texto. Cuando una presentación de PowerPoint se reduce a una sola palabra por diapositiva, al estilo de Steve Jobs, tiene que tener al presentador presente. Genial si puede convencer a su público de que no espere la baraja el día anterior o después de la reunión. Pero no funcionará cuando su comité de dirección pida ver todas las diapositivas con antelación.

¿Una situación en la que todos pierden?
Si espera que la gente lea sus diapositivas sin tener la ventaja de escuchar su voz, pondrá todo lo que se le ocurra. Y sinceramente, si pone tanto, ¿por qué no lo convierte en un documento de Word? Bueno, no puede, porque su director tiene previsto mostrar las diapositivas en la Gran Reunión.

Por lo tanto, no puede ganar. PowerPoint confundirá sus ideas y no tiene otra opción al respecto.

¿Qué opina? ¿Hay alguna forma de hacer de PowerPoint una herramienta que se pueda utilizar para siempre? ¿Deberíamos poner un descargo de responsabilidad en las barajas que diga: «Solo como apoyo visual» o «Solo como referencia» o «Para leer en su tiempo libre, no para una presentación, nunca, a menos que quiera aburrir a todos hasta las lágrimas»?