Incorporación de nuevos empleados, sin abrumarlos

Sabemos que la incorporación eficaz de nuevos empleados tiene enorme valor. Un buen proceso de incorporación (con información clara sobre los requisitos laborales, las normas organizativas y las expectativas de desempeño) no solo mejora la productividad de los empleados, sino que también ayuda a aumentar la lealtad y compromiso y disminución s rotación.

Y, sin embargo, las organizaciones se quedan cortas constantemente. Según un 2022 encuesta de la empresa de nóminas Paychex, solo la mitad de los nuevos empleados están satisfechos con su experiencia de incorporación. Este fracaso puede impedir la formación de un vínculo emocional entre los nuevos empleados y la empresa, lo que repercute compromiso e influyendo retención de empleados. Nuevas tasas de rotación de empleados puede llegar hasta un 20% en los primeros 45 días, y aproximadamente un tercio de los empleados dejan sus nuevos trabajos el primer 90 días de empleo.

Un error común es ofrecer una experiencia superficial que consista en un día de orientación y un paquete explicativo de las prestaciones. Lo que es menos reconocido —pero igual de destructivo y prevalente— es que algunas empresas «exageran» a sus empleados. En mi trabajo como consultora de diseño de aprendizaje, escucho historias de directivos que, en los primeros días de sus nuevos empleados, leen con ellos cada página del manual del empleado y esperan que se pongan al día con Slack, el correo electrónico, Box y todas las demás plataformas a la vez. O gerentes que llevan a los empleados a hacer un «recorrido rápido» por una planta de fabricación y luego les señalan las diferentes características en rápida sucesión.

Si bien estos líderes pueden tener buenas intenciones y estar deseosos de ayudar a sus nuevos empleados a aclimatarse a su puesto, bombardear a los nuevos empleados con una avalancha de información también puede resultar contraproducente. Nuestro cerebro solo puede procesar una cantidad finita de información nueva a la vez, y menos aún cuando estamos novatos. Como resultado, los nuevos empleados son susceptibles al impacto de un exceso (extraño) carga cognitiva durante la incorporación. Esto puede llevar a una disminución del rendimiento o incluso a que el nuevo empleado decida que el nuevo trabajo no es el adecuado y se vaya.

En mis investigaciones, tanto en el mundo académico como en las empresas, he identificado tres estrategias que los líderes pueden implementar para ayudar a reducir la sobrecarga de los empleados y garantizar que los nuevos empleados se incorporan de forma eficaz y eficiente.

Dosificar la información en una secuencia lógica.

Si bien puede resultar tentador dar a los nuevos empleados una «manguera de incendios» rápida de material de incorporación, en realidad, el aprendizaje eficaz es un proceso gradual y esforzado eso requiere más que una sesión individual o incluso una o dos semanas. Y resulta (un tanto contradictorio) que cuanto más largo es el proceso de incorporación, cuanto más rápido ganen competencia los empleados, porque son capaces de basarse en los conocimientos previos que ya han asimilado.

Comience el proceso de incorporación con los conceptos básicos esenciales, aclare su relevancia y, a continuación, desarrolle esta base en una secuencia lógica a lo largo del tiempo. Al hacerlo, su empresa retendrá a más nuevas contrataciones y creará una cultura en la que el aprendizaje continuo sea una prioridad organizacional clara.

Por ejemplo, una empresa de comida rápida adoptó esta estrategia cuando cambiaron su enfoque hacia un modelo de aprendizaje continuo. Para empezar, los nuevos empleados siguen un programa de formación específico, seguido de cuestionarios sobre temas clave varias veces al mes. Si no cumplen con los cuestionarios, pasan por un proceso de readiestramiento. Como resultado, la tasa de rotación de la empresa de comida rápida es inferior al 29% para los trabajadores de primera línea, significativamente inferior a la media del sector, de aproximadamente86%.

Tenga claras las expectativas.

Una comprensión clara de su función es uno de los indicadores más consistentes de compromiso y satisfacción laboral. Si no sabe lo que debe hacer, no puede saber si va por el camino correcto y esa incertidumbre puede repercutir negativamente en su mente.

Sin la orientación adecuada, los nuevos empleados tienen que navegar por un confuso laberinto de incertidumbres, que consume la capacidad mental de formas improductivas o ineficientes. Los déficits más comunes incluyen la falta de claridad sobre las responsabilidades laborales, la priorización de las tareas, las estructuras de presentación de informes, los plazos o plazos y las métricas de rendimiento. Estas ineficiencias en la comunicación pueden, para el nuevo empleado, generar ansiedad, estrés y reducir la confianza, especialmente si la gente tiene miedo de pedir ayuda o de cometer errores.

Para garantizar la claridad de las funciones y preparar a los nuevos empleados para que hagan contribuciones significativas, considere las siguientes estrategias:

• Proporcione a los empleados un documento que describa las expectativas y responsabilidades realistas para su puesto (y asegúrese de que se ajusta a la descripción del puesto). Por ejemplo, para fomentar la colaboración y el trabajo en equipo productivo, incluya detalles no solo sobre la función del nuevo empleado, sino también sobre cómo su función se ajusta a las funciones de otros miembros del equipo y los objetivos generales de la organización. Indique las responsabilidades o proyectos en los que el nuevo empleado asumirá la iniciativa. Enumere las prioridades de las tareas y un desglose aproximado del tiempo que se asignará a las diferentes responsabilidades.
• Fijarse objetivos realistas y manejables (tanto a corto como a largo plazo). Los objetivos a corto plazo deben ser cosas que esté seguro de que el nuevo empleado puede ejecutar, por ejemplo, programar la comida una vez al mes con alguien de otro equipo o crear una agenda que ayude a gestionar el tiempo. A medida que pasa el tiempo, el nivel de responsabilidad puede aumentar y se pueden establecer objetivos a más largo plazo. Estas expectativas podrían incluir tareas como tomar un curso de oratoria para mejorar las habilidades de comunicación, liderar un proyecto para obtener experiencia de liderazgo o lograr un número determinado de ventas en el primer año de trabajo.
• Comunique una visión de lo que su organización se esfuerza por lograr y ayude a los empleados a ver cómo contribuyen al éxito de la empresa. Por ejemplo, si contratan a un empleado por sus habilidades de diseño, recalque la importancia de un buen diseño del producto para impulsar las ventas y el crecimiento.

Elimine la «terminología privilegiada» para evitar crear ansiedad «forastera».

Un tercer componente, y fundamental, de una buena experiencia de incorporación consiste en asegurarse de que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y un sentido de pertenencia. Existe el peligro real de que los nuevos empleados no puedan aprender sobre su trabajo y su organización si se distraen preocupándose por adaptarse, por encontrar personas con ideas afines con las que conectarse o por cuestionar su lugar en el gran esquema de las cosas.

Una de las formas más seguras de torpedear el sentido de pertenencia de un nuevo empleado es el uso de jerga interna o acrónimos sin explicación. Suponer la comprensión universal de términos empresariales como «LOE» (nivel de esfuerzo) o «RCA» (análisis de la causa raíz), nombres específicos de la organización, como el informe de TPS (que puede significar muchas cosas diferentes) o la asistencia rutinaria del personal a la «conferencia de la AERA» (son ejemplos reales), es un error. Los nuevos empleados no necesariamente conocen estos términos, y su falta de conocimiento ralentiza la comprensión y puede crear sentimientos de exclusión, aprensión e inadecuación.

Esta información «privilegiada» también se extiende a las personas de la organización. Pensemos en la experiencia de un nuevo colega, Edmund, que tenía problemas con la incertidumbre cuando sus compañeros de trabajo se referían a otras personas de la empresa por su nombre de pila. Cada vez que pasaba, Edmund se preocupaba de saber esta aparentemente importante «Sarah» o «Juan» (sin presentaciones explícitas), y ¿qué decía de él si tuviera que preguntar?

Para asegurarse de que todo el mundo está al tanto, opte por explicar demasiado los términos, las siglas y las relaciones a los nuevos empleados. Incluya los nombres completos y los cargos al presentar a las personas de la organización. Proporcione a los nuevos empleados un glosario completo de términos específicos del sector u organización, junto con un directorio detallado de empresas. Este recurso puede ayudar a los nuevos empleados en su transición y a garantizar un proceso de incorporación más inclusivo e informado.

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Una buena experiencia de incorporación no solo aumenta el aprendizaje y la preparación de los empleados para sobresalir en su nuevo puesto, sino que también conduce a una mayor compromiso, lealtad y retención. Pero si bien el valor de una incorporación eficaz es indiscutible, la realidad es que muchas organizaciones (incluso las que intentan evitar la formación insuficiente de sus empleados) se quedan cortas, van demasiado lejos en la dirección opuesta e inundan a los nuevos empleados con demasiada información. Al implementar estrategias que mitiguen la sobrecarga cognitiva, las organizaciones pueden garantizar que los empleados tengan espacio, tiempo y recursos mentales disponibles para aprender y prosperar en su nuevo trabajo.