Incorporación de nuevos empleados en un lugar de trabajo híbrido

Durante la pandemia, las empresas de todo el mundo exploraron nuevas formas de trabajar que pusieron en tela de juicio las suposiciones y creencias arraigadas sobre dónde se hace el trabajo. Muchas empresas, incluido Microsoft, vio las ventajas del trabajo flexible y quería ofrecer a los empleados la oportunidad de seguir trabajando en un entorno híbrido y, al mismo tiempo, equilibrar las necesidades de la organización.

Un aspecto del trabajo que cambió durante la era remota y que sigue evolucionando es la incorporación: un momento clave para que los nuevos empleados establezcan conexiones con su gerente y su equipo. Muchas empresas se adaptaron a la incorporación remota y siguen dando la bienvenida a los nuevos empleados de esta manera, mientras que otras están volviendo a los programas presenciales. Nos preguntamos: ¿Cuál es la forma ideal de incorporar nuevos empleados en la actualidad? Y, en concreto, ¿cómo podemos garantizar que las nuevas contrataciones prosperar — que definimos como energizado y empoderado hacer trabajo significativo— ¿y al mismo tiempo apoya la flexibilidad?

Nuestra Una investigación reciente basada en datos anónimos de empleados de Microsoft sugiere que los nuevos empleados tienen éxito cuando se sienten apoyados para trabajar de la manera que mejor les funcione en términos de cuándo y dónde trabajan. La incorporación es un momento clave para establecer conexiones con un nuevo gerente y un equipo, y hacerlo unos días en persona ofrece ventajas únicas, pero el solo hecho de exigir a los recién llegados que estén presentes a tiempo completo no garantiza el éxito.

En un esfuerzo por ayudar a los líderes a establecer normas y mejores prácticas para la incorporación, descubrimos tres puntos clave de nuestra propia investigación sobre lo que fomenta una experiencia positiva de los empleados y facilita el aprendizaje durante un proceso de incorporación híbrido.

Unos días en persona tienen beneficios por la incorporación

Nuestros datos muestran que, en comparación con los nuevos empleados que nunca vieron a su entrenador o equipo en persona, los nuevos empleados que pasan uno o dos días al mes con su entrenador y sus equipos en sus primeros 90 días:

• Digamos que sus directivos desempeñan un papel más activo (+ 6%);
• Asumir un trabajo más significativo (+ 4%);
• Están más satisfechos con su experiencia de incorporación (+ 5%)

Estos resultados indican que el tiempo en persona durante la incorporación es beneficioso. Ofrecer al nuevo empleado la oportunidad de conocer a su gerente y a sus equipos puede ayudar a construir relaciones, mejorar la comunicación, desarrollar un sentido de la competencia laboral, obtener un mayor apoyo de los miembros del equipo y añadir valor a la experiencia general de incorporación.

Y una experiencia de incorporación positiva es importante para la retención, ya que nuestros datos muestran que los nuevos empleados que están satisfechos con su incorporación a los 90 días tienen dos veces más probabilidades de permanecer en la empresa dentro de un año y medio.

Sin embargo, estar en la oficina la mayor parte del tiempo (más del 60% de los días de trabajo) no aporta ningún valor adicional para los resultados de incorporación a corto plazo (los primeros 90 días) o a largo plazo (el primer año). De hecho, los nuevos empleados que visitaban a sus equipos con frecuencia (más del 30% de los días de trabajo) obtuvieron puntuaciones significativamente más bajas en dos importantes marcadores de incorporación de 90 días: la alineación con las expectativas laborales (-5% de puntos) y la contribución al éxito del equipo (-6%). Es más, durante su primer año, los nuevos empleados que acudían a la oficina con regularidad (más del 60% de los días de trabajo) declararon tener menos oportunidades de aprender (- un 5%) y una menor productividad autodeclarada (- 9%), lo que indica que estar presencial la mayor parte del tiempo puede reducir el tiempo de concentración que es fundamental para el aprendizaje y la adquisición de conocimientos a largo plazo.

Nuestros datos no muestran ninguna diferencia en la opinión de quienes embarcan de forma remota o de quienes lo hacen in situ con respecto a sus experiencias profesionales, el desarrollo de nuevas habilidades y la energía que extraen del trabajo, así como el apoyo que reciben de los gerentes durante el primer año.

Sin embargo, algunos grupos podrían beneficiarse de más tiempo en persona

Los nuevos empleados varían en cuanto a sus necesidades y pueden necesitar diferentes cosas de su experiencia de incorporación. Según nuestra investigación, las ventajas de la incorporación in situ varían según los niveles de experiencia de los nuevos empleados. En comparación con los nuevos empleados al principio de su carrera que se incorporan fuera de las instalaciones, los que van regularmente a la oficina:

• Obtenga más energía del trabajo (+9% puntos);
• Encuentre que su trabajo es más significativo (+7% puntos);
• Se siente más incluido en sus equipos (+5% de puntos).

Estos resultados indican que los nuevos empleados que están empezando su carrera pueden necesitar más interacciones presenciales como parte de su incorporación para saber lo que se espera, vivir la cultura y entender cómo tener éxito en el nuevo entorno. Por el contrario, los nuevos empleados que tienen más experiencia en el sector no ven los mismos beneficios de ir a la oficina con frecuencia.

Para ayudar a que los nuevos empleados que comienzan su profesión tengan éxito, Microsoft diseñó el programa Aspire Experience, que consiste en un viaje de dos años de aprendizaje y desarrollo que se centra en el crecimiento, la creación de redes y el descubrimiento de oportunidades profesionales dentro de la empresa. Estas experiencias se ofrecen a través de una combinación de eventos presenciales e híbridos. Con nuestra investigación, hemos ajustado dónde, cómo y cuándo se llevan a cabo los programas y eventos de Aspire Experience. Como ejemplo de nuestro enfoque basado en los datos, hemos invitado a nuestros aspirantes del primer año del mundo a visitar nuestro campus principal como parte de su primer año de experiencia con Microsoft Aspire.

Ofrecer estas oportunidades seleccionadas para que los nuevos empleados que inician su carrera estén in situ ayuda a crear un sentido de significado y conexión con su trabajo y sus equipos, al tiempo que dar a los nuevos empleados con más experiencia la flexibilidad de decidir dónde trabajan mejor ayuda a fomentar la productividad y el dominio del nuevo puesto.

Lo que más valor añade es un enfoque más intencional de la incorporación

Si bien los enfoques personalizados para los diferentes grupos de nuevos empleados son útiles, para maximizar la rentabilidad de la inversión de un programa de incorporación, es importante proporcionar algunos recursos de los que todos los nuevos empleados se beneficien de forma universal. Los principales factores que marcan la mayor diferencia son la claridad sobre las responsabilidades del puesto, los comentarios sobre su desempeño y los recursos que les ayudan a responder a las preguntas. Los nuevos empleados que están preparados con estos elementos críticos de la incorporación son:

• Tres o cuatro veces más probabilidades de contribuir al éxito de su equipo durante los primeros 90 días;
• De cinco a siete veces más probabilidades de estar satisfecho con su experiencia de incorporación.

Lo que se necesita es que los gerentes sean intencionales, proporcionen una estructura, se alineen con las expectativas laborales, configuren su nueva contratación con un amigo de incorporación, establecer los hitos de la incorporación, dar comentarios frecuentes y procesables y proporcionar una lista de recursos. Los nuevos empleados cuyo gerente desempeña un papel activo en su incorporación tienen 3,5 veces más probabilidades de quedar satisfechos con su experiencia de incorporación y 1,5 veces más de probabilidades de sentir que contribuyen al éxito de su equipo. En un mundo híbrido, la función del gerente en la incorporación es un factor clave para que los nuevos empleados estén satisfechos con su experiencia de incorporación.

En Microsoft, junto con nuestro material de incorporación, desarrollamos un conjunto de herramientas de trabajo flexible para dotar a nuestros directivos de información y recursos que ayuden a satisfacer las necesidades de los estilos de trabajo individuales y ofrecer la mayor flexibilidad posible. El kit de herramientas incluye recursos sobre cómo ayudar a los empleados en un mundo híbrido, aprovechar los acuerdos de equipo para equilibrar las necesidades individuales y del equipo y establecer expectativas claras sobre cómo trabajar juntos, lo que permite a los nuevos miembros del equipo adaptarse rápidamente, identificar los momentos que importan para ser intencionados sobre cuándo reunir a las personas en persona y aprovechar las herramientas para organizar reuniones híbridas eficaces e inclusivas.

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En resumen, los empleados se benefician de lo mejor de ambos mundos: trabajo flexible y conexión presencial. Nuestras investigaciones muestran que parte del tiempo en persona es importante, pero pasar más tiempo in situ más allá de eso no necesariamente produce más beneficios. En cambio, para crear el máximo valor para la incorporación, sea intencional, cree una estructura y dé la oportunidad de reunirse en persona, al tiempo que dé a los nuevos empleados la flexibilidad de elegir lo que mejor les funcione para prosperar en nuestro mundo híbrido.