Gestionar un equipo en 5 zonas horarias

Son las 17:00 en mi casa de Nederland, Colorado, y recuerdo que tengo una reunión de equipo de 18:00 a 19:30 horas. Tengo que planificar la cena familiar en torno a esto. Voy a la cocina a preparar pollo y verduras, cronometrándolos para que se asen y descansen durante mi reunión y podamos sentarnos a comer en cuanto termine. En Grand Rapids, varios miembros del equipo se unirán a la reunión a las 20:00 horas, después de cenar y planificar la noche. En Hong Kong, serán las 8:00 de la mañana y Elise y Yushi estarán en el estudio o se quedarán en casa, ya que el viaje en tren puede llevar un tiempo. En San Francisco, es probable que Meike llame desde el estudio Coalesse. La reunión de hoy es «no en París», ya que son las 2:00 de la mañana y Beatriz dormirá.

En Steelcase, todos entendemos que el ritmo de un equipo global no es una melodía perfecta de 9 a 5. Pero entender algo puede ser muy diferente a vivirlo. Mi equipo ha crecido cada vez más y se ha distribuido en varias zonas horarias y regiones del mundo en los últimos dos años, y hemos aprendido, a través de la experiencia y la experimentación, algunas formas de aprovechar el valor de un equipo global y, al mismo tiempo, minimizar las dificultades y las perturbaciones que esto puede suponer para nosotros como individuos. Como se trata de una experiencia compartida por muchos equipos multinacionales, se me ocurrió compartir cinco buenas prácticas de equipo globales que hemos adoptado:

1. Reparte la carga de las 24 horas del día, los 7 días de la semana entre todo. Nunca podremos cambiar nuestros ritmos circadianos humanos, aunque algunos de nosotros madrugemos y otros noctámbulos. La separación temporal en un equipo global presenta uno de los mayores desafíos físicos, cognitivos y emocionales. A pesar de que «entendemos» lo que es un equipo global, solíamos incluir siempre Grand Rapids (hora del este de EE. UU.) en nuestra agenda de reuniones y hacíamos que los miembros de nuestro equipo de Asia se quedaran despiertos hasta tarde. Hace varios meses empezamos una agenda de reuniones rotativa. Cada mes, cada miembro del equipo tiene ahora una reunión por la noche, otra al mediodía y otra a primera hora de la mañana, y se pierde una reunión que tiene lugar en mitad de la noche. Se espera que ningún miembro del equipo asista a una reunión de equipo entre las 22.00 y las 7.00 horas.
2. Programe reuniones consistentes para ayudar a las personas lejanas a conectarse. Los encuentros fortuitos con colegas de todo el mundo siguen siendo limitados con nuestras tecnologías actuales. Hemos aprendido que celebrar reuniones coherentes en las que las personas puedan conectarse de manera formal e informal es fundamental para fomentar la cohesión del equipo. Nuestro equipo celebra reuniones semanales para ofrecer esta estructura, y las hacemos lo suficientemente largas como para permitir problemas de conexión con la tecnología, compartir formalmente el trabajo del proyecto y tener tiempo para ponerse al día con las vacaciones, las experiencias de viaje o las celebraciones de las etapas de la vida, como compromisos o recién nacidos. También estamos creando un prototipo de una «Hora social» mundial en la que nos inviten a todos a traer café, comida o un cóctel (según el lugar y la hora que sea) y a pasar el rato juntos por videoconferencia. Todos los equipos tienen que pensar en lo que sea mejor para ellos, pero querrá más de estos puntos de control de los que necesitaría para un equipo totalmente compartido.
3. Utilice tantas herramientas de colaboración como necesite y busque constantemente otras mejores. Las herramientas disponibles para los equipos distribuidos hoy en día no son perfectas. No existe una tecnología que haga todo lo que necesitamos, por lo que utilizamos muchas de ellas para diferentes propósitos, como Google Drive, DropBox, Spark y Murally. El año pasado adoptamos por completo Murally (un lienzo digital de notas adhesivas muy visual) como equipo y eso ha mejorado drásticamente la colaboración de nuestro equipo. Seguimos buscando la mejor plataforma de videoconferencias; la telepresencia es limitada, ya que siempre hay miembros del equipo que se unen desde casa; Skype grupal y Google Hangout son demasiado inestables; GoTo Meeting es más estable, pero solo permite seis transmisiones de vídeo y, con frecuencia, se unen diez personas. Ahora pasamos por segunda vez a una herramienta de colaboración llamada Sococo. Hemos descubierto que se necesita mucha paciencia y flexibilidad para utilizar estas herramientas de forma eficaz, y capacidad de adaptación a la hora de cambiarlas según sea necesario, como interrumpir una conexión de vídeo inestable y cambiar a una conferencia telefónica porque el ancho de banda en Hong Kong está experimentando latencia.
4. Preste más atención a sus colegas que hablan por teléfono o vídeo . En Steelcase, hablamos mucho del concepto de «disparidad de presencia». En las reuniones que reúnen a las personas a través de diferentes canales de comunicación, las «presencias» individuales no tienen necesariamente el mismo peso en la conversación. Por ejemplo, es más probable que las personas de la misma habitación hablen entre sí y se olviden de la persona de la pantalla de vídeo y de la persona del altavoz del teléfono. Del mismo modo, es más fácil entrar en la conversación como un participante distribuido en vídeo que desde el teléfono, ya que su presencia visual facilita la atención de la gente. Buscamos constantemente nuevas formas de resolver esta realidad de las comunicaciones modernas en Steelcase y, sin embargo, con demasiada frecuencia nuestros propios equipos sucumben a su atractivo al privilegiar a los que están presentes físicamente antes que a los que se unen desde lejos. La herramienta más poderosa para esto es conciencia - recuerde el valor que sus colegas de todo el mundo aportan y respérelos con una inclusión constante en la conversación. Practique el contacto visual con las personas en vídeo, detenga suavemente una conversación apasionada en la sala y pida a los participantes remotos que intervengan, o experimente con la igualación de la presencia haciendo que todos llamen a la videoconferencia o teleconferencia de forma individual.
5. Invierta en unir al equipo a un ritmo regular para fomentar la cohesión del equipo. Ninguna herramienta puede sustituir a estar juntos en la misma habitación. Reúno a mi equipo disperso por todo el mundo dos veces al año para asistir a talleres, que han demostrado ser invaluables para renovar los lazos personales, generar confianza y tener experiencias encarnadas y sin mediación juntos. Tengo tres reglas para estos talleres: debemos construir algo juntos, debemos aprender algo juntos y debemos tener suficiente tiempo social e informal. También utilizo estos tiempos para participar en las discusiones estratégicas del equipo o en la toma de decisiones, ya que es mucho más eficaz lograr una alineación en torno a temas complejos cuando estamos en la misma sala. Hace poco, nos reunimos todos en París para asistir a nuestro taller de primavera y logramos todos esos objetivos. Finalizamos el objetivo de nuestro equipo para el próximo año fiscal y desarrollamos nuestro plan de equipo integrado con una clara alineación con nuestra estrategia corporativa y las prioridades del año fiscal (creamos algo juntos). Pasamos una tarde imaginando el futuro de nuestro equipo a través de un ejercicio de teatro experimental desarrollado en el Presencing Institute del MIT de Otto Scharmer y otra tarde visitando un museo (aprendimos juntos). Por último, comimos un montón de buena comida francesa y también probamos algunos vinos locales (tuvimos momentos sociales e informales). Los gastos de viaje de estas dos semanas de cada año impulsan el rendimiento de nuestro equipo durante las otras 50 semanas. Un presupuesto de viaje inteligente es un componente necesario para un equipo de alto rendimiento e integrado a nivel mundial.

Todos estos enfoques diferentes se suman a aumentar la empatía de nuestro equipo el uno por el otro. Esta compasión alimenta la confianza, el compromiso y la colaboración, e impulsa nuestro negocio.