La gestión del conocimiento pasa desapercibida

¿Cómo podemos mejorar la forma en que las organizaciones aprenden y se adaptan a los sectores que cambian rápidamente? Hace poco hablé con un grupo de líderes de recursos humanos de Silicon Valley y me surgió esta pregunta, junto con la cuestión relacionada de cómo mejorar la gestión del conocimiento. Preguntaron cómo gestionamos el conocimiento en Frog Design, ya que tenemos estudios repartidos por todo el mundo y trabajamos en una amplia gama de sectores. Frog hace relativamente poca gestión formal del conocimiento, pero mientras hablábamos me di cuenta de que hay muchas cosas que hacemos para apoyar el aprendizaje, pero no nos reconocen como gestión del conocimiento. Sospecho que lo mismo ocurre en muchas organizaciones.

Muchos de los enfoques de Frog son de naturaleza bastante casual y se centran más en prepararse para el futuro que en codificar el pasado, un factor esencial en sectores como la tecnología y la telefonía móvil, donde el conocimiento queda anticuado pocos meses después de su adquisición. Lo llamé «gestión preventiva del conocimiento». Supone que el futuro será diferente del pasado y, por lo tanto, genera y comunica conocimientos sin tener una idea clara de su utilidad más adelante. Obviamente, esto crea un exceso de conocimiento que nunca pasa a ser relevante para usted. Pero, si se gestiona bien, también tiene más posibilidades de generar conocimiento que ayude a informar el siguiente capítulo de su negocio.

He agrupado varios enfoques de KM en un 2 × 2 y describiré algunas de las cosas específicas que hacemos en Frog a modo de ilustración. Esto no quiere decir que estos sean los mejores métodos, pero sí demuestran que a menudo hay muchos métodos informales y que pasan desapercibidos para lograr el intercambio de conocimientos que no se reconocen como valiosos para la gestión del conocimiento.

Métodos formales/históricos

Intranet: Como muchas empresas, tenemos una intranet y aquí es donde grupos de expertos en diferentes disciplinas y ubicaciones pueden compartir sus conocimientos en forma de presentaciones, libros blancos y estudios de casos. Tenemos varios grupos de expertos, que abarcan toda la organización, que actúan como puntos focales para desarrollar conocimientos en áreas específicas, como atención médica o energía.

Directorio de empleados: los empleados pueden identificar sus áreas de especialización e interés, lo que permite averiguar quién sabe qué sobre qué, sin tener que saber el nombre de la persona de antemano.

Software de recursos: De manera similar, creamos un software a medida para gestionar los recursos en los estudios y que automatiza el seguimiento histórico de los proyectos y clientes en los que ha trabajado alguien.

Retrospectivas: «revisiones de campo» rápidas de las lecciones aprendidas mientras un proyecto aún está en marcha, para que no sea demasiado tarde para poner en práctica lo aprendido (a diferencia de las autopsias).

Métodos formales y preventivos

Tenemos varios medios para captar el conocimiento prospectivo de forma estructurada:

Blogs: Tenemos casi 40 blogs escritos por el personal.

Revista: Frog produce una impresión revista varias veces al año con artículos de expertos externos y personal especializado en ranas.

Conferencias: el personal de Frog participa en más de 200 conferencias y talleres cada año.

En conjunto, estos foros generan una gran cantidad de conocimientos a lo largo de un año, algunos de los cuales no tienen ninguna relación obvia con lo que hacemos como empresa, al menos no todavía.

Esa es la clave del KM preventivo: mire siempre hacia adelante y sienta curiosidad por el mundo que lo rodea. Adquirirá los conocimientos antes de que su relevancia se haga evidente. Incluso si no utiliza el conocimiento específicamente, a menudo puede llevar a una inspiración inesperada o a un cambio de perspectiva.

Métodos ad hoc e históricos

Esto implica proporcionar los conocimientos a medida que surjan y hacerlo de manera vaga, o solicitar experiencia según sea necesario y justo a tiempo.

Presentaciones de proyectos: los equipos presentan regularmente los proyectos terminados recientemente en la reunión general semanal de cada estudio y, de paso, comparten conocimientos sobre nuevas tecnologías, métodos, información de los usuarios y tendencias con el grupo local. (Estas presentaciones siempre se hacen dentro de los auspicios de nuestros acuerdos de confidencialidad, lo que puede retrasar la exhibición de algunas obras o quizás no mostrarlas en absoluto).

Explosiones de correos electrónicos: La gente envía correos electrónicos masivos cuando necesitan experiencia en un tema desconocido. Son correos electrónicos justo a tiempo, que solo se envían cuando se necesitan conocimientos actualizados.

Métodos ad hoc y preventivos

Utilizamos una variedad de hábitos para fomentar el mayor intercambio de conocimientos e inspiración mutuos posible.

Asientos de planta abierta: no tenemos cubículos, todos los estudios son de planta abierta y se mezclan diferentes disciplinas (diseño, ingeniería, estrategia, etc.). Ese diseño maximiza la inspiración con solo pasear y ver diferentes enfoques e ideas enfrentados entre sí. También ayuda a construir un tejido social y a compartir ideas y métodos entre las diferentes disciplinas que, de otro modo, podrían convertirse fácilmente en silos.

Trasladar al personal de un estudio a otro: el personal suele pasar entre dos semanas y dos meses en estudios de otras ciudades o países. De nuevo, esto permite compartir métodos e ideas y obtener información de diversas culturas.

Historias de vida: Los empleados pueden hacer breves presentaciones en las reuniones generales sobre sus vidas, mezclando charlas sobre la historia personal, las aficiones, la familia y la experiencia laboral. Si bien son históricos, en realidad ayudan a la gestión preventiva del conocimiento al sacar a la luz los talentos, experiencias e intereses ocultos de las personas que, de otro modo, podrían pasar desapercibidos e infrautilizados.

Estoy seguro de que hay muchos otros trucos que permiten el conocimiento que no reciben el debido reconocimiento. Me encantaría escuchar los comentarios de otras personas sobre sus experimentos para gestionar el conocimiento y mejorar el aprendizaje en las empresas de ritmo rápido.

Adam Richardson, director creativo de una firma mundial de innovación diseño de rana, es el autor de Innovación X: Por qué los problemas más difíciles de una empresa son su mayor ventaja. Se le puede encontrar en Twitter en @Richardsona.