Mantener la flexibilidad laboral, incluso con los cambios en las normas de horas extras de los EE. UU.

Dave Wheeler PARA HBR

Se espera que el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos publique un reglamento este año que aportará una 13,5 millones trabajadores según los requisitos de horas extras de la Ley de Normas Laborales Justas. Estos trabajadores recién cubiertos incluirían a los empleados que actualmente no tienen derecho al pago de horas extras porque tienen funciones ejecutivas, administrativas o profesionales y se les paga según un salario anual. Cuarenta y nueve por ciento de los trabajadores que estarían recién cubiertos por la expansión de horas extras del DOL en ocupaciones de oficina y de apoyo administrativo.

La intención del gobierno es reducir las largas horas que, de hecho, constituyen horas extras no remuneradas y garantizar que los trabajadores con salarios más bajos reciban una compensación adicional cuando trabajan horas extras. Sin embargo, varias personas han expresado su preocupación por un efecto secundario no deseado: que algunos de estos empleados pierdan la flexibilidad de la que disfrutan actualmente, como trabajar a distancia o en horarios no estándar, si los empleadores van a tener que pagar horas extras.

Esa preocupación, si bien es comprensible, es exagerada: los empleadores pueden seguir ofreciendo acuerdos de trabajo flexibles a estos empleados siguiendo las siguientes sugerencias sobre salarios y horas. Pero el debate sí plantea un tema importante que debería abordar el Departamento de Trabajo, cuyos reglamentos y directrices se beneficiarían de una actualización en lo que respecta a las opciones de trabajo flexibles. La buena noticia es que se espera que el DOL publique un solicitud de información este mes sobre el uso de dispositivos electrónicos fuera del trabajo por parte de los empleados que trabajan por hora, lo que brinda a los empleadores la oportunidad de solicitar orientación sobre las mejores prácticas para ofrecer un trabajo flexible.

Las ventajas de las opciones de trabajo flexibles

Tanto los empleadores como los empleados se benefician cuando las empresas ofrecen opciones de trabajar desde casa o trabajar en horarios flexibles (por ejemplo, empezar el turno a diferentes horas del día o trabajar en dos períodos de tiempo distintos para tomarse un descanso para cuidar).

Las prestaciones para los empleados están claras. Los padres y otros cuidadores pueden utilizar el teletrabajo como una forma de encontrar horas adicionales en el día al reducir un largo viaje al trabajo. Y aunque el teletrabajo no sustituye al cuidado continuo de niños o ancianos, puede tener sentido que un cuidador trabaje a distancia de vez en cuando para llevar a un familiar al médico. Y la mayoría de nosotros, ya seamos cuidadores o no, hemos tenido que esperar en un «período» de seis horas a mitad de la jornada laboral a que llegue el reparador de frigoríficos.

También hay muchos beneficios para las empresas. La flexibilidad ha sido vinculado para reducir el estrés y mejorar la salud y el bienestar, lo que reduce el absentismo y los costes generales de atención médica. El trabajo remoto permite a las empresas ampliar su grupo de solicitantes de empleo a personas que viven lejos y retener a los valiosos empleados que pueden tener que trasladarse. Quizás la ventaja más importante del trabajo flexible es que se ha demostrado que aumentar la satisfacción laboral, la productividad, la eficiencia y el rendimiento y, al mismo tiempo, reducir la rotación.

Los trabajadores con salarios más bajos son igual de probable como trabajadores de cuello blanco para valorar la disponibilidad de trabajo flexible cuando buscan un nuevo trabajo, y muchos trabajadores por hora tienen trabajos que se adaptan bien a los acuerdos flexibles. Por ejemplo, una Universidad de Stanford estudiar encontró un aumento del 13% en la productividad entre los empleados del centro de llamadas que trabajaban desde casa cuatro de cada cinco días de la semana. Los teletrabajadores del centro de llamadas también informaron de un aumento de la satisfacción laboral y de que su tasa de deserción se redujo a la mitad. Del mismo modo, los profesionales de apoyo administrativo suelen confiar en los dispositivos electrónicos y las telecomunicaciones para completar sus tareas de forma eficaz desde casa.

Cuatro consejos para evitar posibles dificultades salariales y horarias

Las empresas que adopten el teletrabajo y el horario flexible deberían consultar con un abogado laboral sobre las características de su programa, pero esto es lo que le dirán (aunque con un nivel de detalle legal) son las mejores prácticas:

1. Establezca directrices claras sobre el horario de trabajo: Si un empleador sabe o tiene motivos para saber que se ha realizado el trabajo, debe compensarlo. Esto significa que, aunque no cabe duda de que la flexibilidad se puede incorporar, los empleadores y los empleados deben estar de acuerdo en cuanto a cuándo y durante cuánto tiempo los empleados pueden trabajar cada día, qué significa «trabajar» y cuándo se espera que los empleados no a trabajar. Un acuerdo de trabajo flexible por escrito debe establecer directrices claras sobre qué actividades son compensables, qué descansos deben tomarse y cómo solicitar permiso para trabajar horas extras. La verdad es que esto es exactamente lo que deberían hacer los empleadores ya lo hará con todos los empleados que trabajan por hora, incluidos los que trabajan in situ, para garantizar el cumplimiento de la Ley de Normas Laborales Justas.

2. Registrar todas las horas trabajadas: La ley federal exige que los empleadores lleven un registro de las horas trabajadas por los empleados desde hace al menos tres años. Algunas leyes estatales y locales exigen más. Los empleadores deberían hacer que su sistema de notificación horaria sea accesible de forma remota o adoptar un sistema alternativo para los teletrabajadores. Los supervisores deben supervisar periódicamente los registros temporales, quienes deben dejar claro que tanto la subnotificación como la sobrenotificación son inaceptables. De nuevo, los empleadores ya deberían estar haciendo esto, incluso en ausencia de un trabajo flexible.

3. Considere cuándo compensar a los empleados que teletrabajan por el tiempo de viaje: Este es quizás el tema más difícil de salarios y horas en lo que respecta al trabajo flexible, y un área que el DOL necesita una actualización. Un viaje «normal» (en el que una empleada viaja todos los días a un lugar de trabajo, termina con sus tareas del día y luego se dirige a su casa) no es compensable según la FLSA. Sin embargo, es posible que a algunos teletrabajadores se les deba una paga por el tiempo que pasaron yendo a la oficina. Para ir a lo seguro, los empleadores deben tener en cuenta (a) la regularidad con la que la empleada viaja al lugar de trabajo no desde casa y (b) cuándo se produce el viaje, en relación con el momento en que la empleada desempeña sus tareas laborales ese día. En el caso de (a), una empleada que trabaja en la oficina con regularidad (por ejemplo, al menos una vez a la semana), pero que también trabaja desde casa con regularidad, no necesita recibir una compensación por el tiempo de viaje los días en que vaya a la oficina. Por otro lado, a una empleada que normalmente trabaja desde casa, pero que viene a la oficina una vez al mes para asistir a las reuniones, se le debe pagar por el tiempo de viaje a la oficina. En el caso de (b), un viaje que se produzca entre dos períodos de trabajo podría considerarse compensable, incluso si la hora del viaje es para la comodidad personal del empleado. Por seguridad, los empleadores no deberían permitir que los empleados no exentos empiecen a trabajar en la oficina y luego terminen el resto del día en casa (o viceversa), sin compensarlos por el tiempo de viaje que se produce a mitad de la jornada laboral. En vez de eso, pida a los empleados que trabajen todo el día desde casa o todo el día en la oficina.

4. Considere cuándo reembolsar los gastos de los teletrabajadores: Los empleados que trabajan desde casa pueden incurrir en gastos de Internet, teléfono, ordenador y similares. La FLSA exige el reembolso cuando incurrir en gastos reduciría los ingresos del empleado por debajo del salario mínimo obligatorio (más horas extras). He aquí algunos consejos sobre las mejores prácticas a tener en cuenta:

• Proporcione a los empleados que trabajan a distancia ordenadores portátiles, en lugar de ordenadores de sobremesa, para que puedan usarlos tanto en casa como en la oficina.
• Los teletrabajadores pueden utilizar los servicios de llamadas gratuitas que ofrecen compañías como Google, que permiten hacer llamadas telefónicas con un ordenador a través de Internet.
• Cuando el teletrabajo es requerido, reembolsar a los empleados los gastos necesariamente incurridos. Lo exige al menos una ley estatal (California) y es una buena política empresarial.
• Del mismo modo, cuando el teletrabajo se ofrece como un ajuste razonable en virtud de la Ley de estadounidenses con discapacidades, los empleadores deben pagar la factura.
• Si cubrir los gastos relacionados con el trabajo hace que la empleada gane menos del salario mínimo (y horas extras), el empleador debe compensarla por esos gastos, aunque el teletrabajo sea opcional. 

Se espera que el Departamento de Trabajo publique este mes un solicitud de información sobre el uso de dispositivos electrónicos por parte de los empleados que trabajan por hora fuera del trabajo. El ámbito de esta próxima solicitud aún no es público, sino los empleados que trabajan por hora (incluido el 4,6 millones de padres que se espera que estén cubiertos recientemente por las leyes sobre horas extras) y sus empleadores se beneficiarían de las directrices oficiales de la agencia sobre la oferta de opciones de trabajo flexibles dentro de los límites de los requisitos de salario mínimo y horas extras de la FLSA.

Quizás lo más necesario sea la orientación de la agencia sobre si los desplazamientos de los teletrabajadores son compensables y en qué circunstancias. Permitir que una empleada se desplace a mitad de la jornada laboral para su comodidad no debería hacer que su tiempo de viaje se convierta en horas trabajadas compensables. Cuando un padre sale temprano del trabajo para recoger a su hijo del colegio y termina su jornada laboral desde casa, su viaje lo completa a mitad del día para su comodidad. Exigir a los empleadores que absorban los costes de nómina adicionales para ofrecer flexibilidad solo alienta a los empleadores a decir no a las solicitudes de trabajo flexibles. En cambio, los empleadores y el DOL deberían trabajar para incentivar el trabajo flexible, un acuerdo que los empleados valoran y que las empresas necesitan cada vez más.